Transformacja cyfrowa jest zbyt ważną sprawą, aby zostawiać ją tylko i wyłącznie w rękach informatyków. Każdy menedżer powinien cokolwiek wiedzieć o systemach IT poprawiających procesy biznesowe przedsiębiorstwa. Dlatego w Akademii Lidera od czasu do czasu będziemy poruszać także zagadnienia technologiczne. Dziś podpowiemy, dlaczego warto wdrożyć zarządzanie informacją produktową (ang. product information management – PIM). Chodzi o gromadzenie w jednym miejscu całej naszej oferty, wszystkich sprzedawanych pozycji, ich nazw, opisów, specyfikacji, recenzji, zdjęć, cen i promocji. To ogromne ułatwienie dla wszystkich, którzy prowadzą handel i komunikację w wielu kanałach (ang. omnichannel).
Nieefektywne roboty ręczne
Wyobraź sobie, że jesteś kierownikiem sieci księgarń, która współpracuje z niemal setką wydawnictw i branżowych hurtowni. Niektóre wysyłają ci tytuły, opisy i ceny książek w treści mejli, inne w dokumentach PDF, plikach tekstowych lub arkuszach kalkulacyjnych.
Ty musisz te wszystkie dane ręcznie obrobić i wpisać do swoich systemów. Przy czym osobno wklepujesz informacje do Excela (raport dla zarządu), na stronę sklepu internetowego i do papierowego katalogu, który będzie dostępny w placówkach stacjonarnych. Szybko się orientujesz, że sam nie dasz sobie rady, więc prosisz o pomoc kilka osób z personelu, głównie kasjerów, co negatywnie wpływa na jakość obsługi w salonach. Mimo mnóstwa roboczogodzin efekt jest marny – w pośpiechu popełniacie wiele błędów, a strona graficzna przygotowanych przez was materiałów marketingowych trąci amatorszczyzną. Na domiar złego zawiesza się aplikacja mobilna z nowymi promocjami.
– Klienci chcą mieć natychmiastowy i bezawaryjny dostęp do informacji o produktach. Dane muszą być prezentowane w atrakcyjny sposób oraz zawierać podpowiedzi i powiązania między produktami. Z systemem PIM łatwiej osiągnąć ten ideał – zapewnia Dawid Kubiak, architekt rozwiązań w spółce e-point.
Informacja jest zasobem podobnym do innych zasobów, jak pieniądz czy własność: ma swoją wartość, wiąże się z określonymi kosztami pozyskania oraz może być wykorzystana jako cenny zasób przedsiębiorstwa.
Zaawansowane zarządzanie informacją produktową przynosi dużo więcej korzyści – od wyeliminowania kosztów związanych z drukiem materiałów promocyjnych po poprawę widoczności w organicznych wynikach wyszukiwania w Google. Najważniejsze jednak jest to, że z pomocą PIM można zoptymalizować i częściowo zautomatyzować procesy produkcyjne i logistyczne, a także komunikację marketingową i współpracę z partnerami.
Narzędzie jest remedium na dublowanie, a tym samym nadmiarowość danych, ale też czuwa nad tym, by opis produktu był pełny. Weźmy choćby platformę Pimcore, która samoczynnie wysyła powiadomienie o braku jakiejś informacji i potrzebie jej uzupełnienia.
– Dzięki temu pracownik nie musi sam ręcznie przeglądać oferty, by sprawdzać, czy jest spójna i kompletna. System automatyzuje takie żmudne, czasochłonne czynności, co przekłada się na wyższą produktywność zespołów – zachwala przedstawiciel e-pointu.
Systemy PIM pozwalają udoskonalić consumer experience, czyli interakcje z użytkownikami, klientami i partnerami biznesowymi. Mogłoby się więc wydawać, że każdy, kto stawia na omnichannel commerce, już dawno zainwestował w te innowacje. Nic bardziej mylnego. W zarządzaniu informacją produktową dominuje tradycyjne podejście. Połowa firm (50 proc.) stosuje do tego tabele Excela. Dużą popularnością cieszą się także bazy danych (36 proc.), programy CRM (27 proc.), pliki tekstowe (21 proc.), a także systemy MDM i ERP (po 14 proc.) – wynika z sondażu zrealizowanego przez e-point i agencję badawczą PMR.
– Zdecydowana większość przedsiębiorstw w Polsce nie stosuje jeszcze systemu PIM, a często nawet nie słyszała o tym narzędziu. Dotyczy to zarówno sektora MŚP, jak i korporacji. Zdarza się, że wiedzę o produktach przechowują w głowach konkretni pracownicy. Łatwo sobie wyobrazić, jakie powstaje zamieszanie, gdy są na wakacjach, zwolnieniach lekarskich lub są nieuchwytni z innych powodów, a handlowcy nagle potrzebują szczegółowych danych, bo oczekują tego klienci – mówi Dawid Kubiak.
Tyle firm narzeka na rozproszenie danych produktowych. 86 proc. przedsiębiorstw ocenia swoje informacje o produktach jako aktualne, jednocześnie wskazując na czasochłonny, żmudny proces ich aktualizacji - wynika z badania przeprowadzonego przez e-point i PMR.
Kosztowny grzech zaniechania
Być może prowadzisz sprzedaż tylko w jednym kanale i masz niewiele kategorii produktowych. Z powodzeniem poradzisz sobie wówczas bez oprogramowania klasy PIM. Jeśli jednak twoja oferta jest szeroka, nie powinieneś w dalszym ciągu polegać na Excelu, bo to oznaczałoby ograniczanie swojej produktywności i ekspansji rynkowej, nie mówiąc o wyższych kosztach prowadzenia działalności handlowej.
– Im więcej produktów w różnych wariantach, tym zapewne więcej rozproszonych i niekompletnych danych. Pojawia się wtedy konieczność importu, konsolidacji i zarządzania informacjami. Tradycyjne metody pokonania tego chaosu zawodzą. Z pomocą przychodzą takie rozwiązania jak Pimcore – wskazuje ekspert ze spółki e-point.
Nie ma znaczenia wielkość twojego biznesu ani branża, w której działasz – jeżeli chcesz się rozwijać, sprzedawać więcej i wchodzić na nowe rynki, zwłaszcza międzynarodowe, powinieneś przynajmniej rozważyć wdrożenie systemu PIM.
Do największych korzyści z wdrożenia systemu PIM należą:
1. kontrola nad informacją pochodzącą z wielu źródeł, np. od różnych dostawców,
2. uniknięcie powtarzania się danych produktowych w kartotekach i archiwum informacji,
3. skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie materiałów reklamowych,
4. zapewnienie aktualnych danych we wszystkich kanałach komunikacji z klientem,
5. ulepszenie dystrybucji danych produktowych w handlu międzynarodowym,
6. zarządzanie wiedzą pracowników,
7. automatyzacja ręcznych procesów przekładająca się na oszczędność czasu i energii zespołu.