Komunikacja biznesowa na wyższym poziomie

Materiał partnera
opublikowano: 11-09-2018, 22:00

Niezbędnym elementem rozwoju organizacji jest m.in. zmiana filozofii i metod komunikacji. Dotyczy to nie tylko wdrażania nowych rozwiązań, lecz również unifikacji systemów komunikacyjnych na każdym szczeblu organizacji.

Grupa Nowy Styl jest w Europie liderem segmentu mebli w biurach i miejscach użyteczności publicznej. Eksperci Grupy pomagają organizować przestrzenie pracy największych międzynarodowych korporacji w 16 krajach Europy i Bliskiego Wschodu. Firma z Krosna zasłynęła też wyposażeniem w krzesełka wielkich aren piłkarskich, a dalsze kilkaset tysięcy sztuk będzie służyć kibicom, oglądającym na żywo następny futbolowy mundial w Katarze. Teraz, m.in. ze względu na globalny zasięg działalności, spółka postawiła na podniesienie poziomu jakości komunikacji wewnątrznej oraz zewnętrznej.

Każde szybko rozwijające się przedsiębiorstwo staje przed dylematem jak wprowadzać kolejne zmiany oraz jakie nadać im piorytety — mówi Krzysztof Kniszner, prezes Unimy 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A.
Zobacz więcej

WAŻNY WYBÓR:

Każde szybko rozwijające się przedsiębiorstwo staje przed dylematem jak wprowadzać kolejne zmiany oraz jakie nadać im piorytety — mówi Krzysztof Kniszner, prezes Unimy 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. Fot. ARC

— Celem wdrożonych w naszej organizacji rozwiązań było ujednolicenie rozproszonej infrastruktury komunikacyjnej. Dotychczasowa infrastruktura przysparzała sporo problemów, szczególnie w obszarze IT. Naszym celem było zapewnienie wszystkim pracownikom kompletnego zestawu nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych, niezależnie od kraju w którym się znajdują. Chcieliśmy, aby przy projektach międzynarodowych osoby z różnych krajów mogły w wygodny sposób wymieniać się informacjami, a w razie konieczności aby można było szybko zorganizować wideokonferencje lub sesje współpracy grupowej — mówi Michał Wojdyła, IT support manager w Grupie Nowy Styl.

Nowy styl komunikacji

Menedżerowie Grupy Nowy Styl doskonale zdawali sobie sprawę, że niezależnie od tego jak bardzo zaawansowane jest rozwiązanie, pozostanie ono jedynie w sferze planów i wizji, jeśli nie zostanie odpowiednio wdrożone. Implementacją powinna zająć się doświadczona firma, która nie tylko ma dostęp do najnowszych i najlepszych technologii, ale również działa na rynku odpowiednio długo, by znać większość dylematów i wyzwań, stojących przed dużymi organizacjami. W opisywanym przypadku, rolę partnera technologicznego odegrała firma Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A., spółka giełdowa od 25 lat działająca w sektorze IT.

Grupa Nowy Styl zatrudnia ponad 6 tys. pracowników, którzy generują razem ponad jedną trzecią miliarda euro przychodów ze sprzedaży. Firma posiada 10 zakładów produkcyjnych zlokalizowanych w Polsce, Niemczech, Szwajcarii, Ukrainie, Rosji i Turcji. Ilość lokalizacji jest bardzo duża, a specyfika poszczególnych państw odmienna.

W takiej sytuacji niezawodność infrastruktury komunikacyjnej ma ogromne znaczenie, podobnie jak poprawne wdrożenie każdego z elementów systemu IT. W tak dużej organizacji właściwy przepływ informacji ma kluczowy wpływ na funkcjonowanie procesów biznesowych. W celu jej usprawnienia Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. zrealizowała projekt, który miał na celu unifikację wszystkich systemów komunikacyjnych funkcjonujących w Grupie Nowy Styl oraz wdrożenie nowoczesnego systemu wideokonferencyjnego.

— Wdrożenie w Grupie Nowy Styl było dużym projektem, ale właśnie do takichzadań została przygotowana Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. Wdrażamy systemy informatyczne i komunikacyjne u najbardziej wymagających klientów. Nasza firma zgromadziła dużą wiedzę technologiczną, jest strategicznym partnerem najważniejszych producentów rozwiązań, lecz co równie istotne, działa nieprzerwanie od 25 lat. Spółki naszej grupy kapitałowej współpracują z setkami przedsiębiorstw. Znamy i rozumiemy potrzeby biznesowe klientów i umiemy unikać zagrożeń jakie mogą wiązać się z realizacją zaawansowanych projektów — mówi Krzysztof Kniszner, prezes Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A.

— Menedżerowie Grupy Nowy Styl mają bardzo dobre rozeznanie w dostępnej technologii i możliwościach firm wdrożeniowych. Z jednej strony, bardzo wysoko ustawiło to poprzeczkę przed naszą spółką, z drugiej natomiast stanowiło spore ułatwienie. Klient miał jasno sprecyzowany cel wdrożenia i wstępnie określony harmonogram działań, więc nasi inżynierowie mogli skupić się na technologicznych aspektach wdrożenia i szybkim zaplanowaniu jego przebiegu. Dział informatyki klienta oraz inne osoby zaangażowane w projekt były dla nas wymagającym, ale bardzo dobrym partnerem — mówi Rafał Pychowski, dyrektor ds. sprzedaży, Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A.

Bezpieczeństwo priorytetem

Rozwiązania komunikacyjne wdrożone w Grupie Nowy Styl znacząco zwiększyły poziom bezpieczeństwa informatycznego. Firma Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. przygotowała system Avaya, który umożliwia szybkie zastępowanie komponentów w przypadku awarii. Potencjalna awaria w określonej lokalizacji nie odcina jej od usług telekomunikacyjnych, a jedynie ogranicza ich dostępność.

Istotną kwestią była także integracja systemów. Wcześniej, pracownicy Grupy Nowy Styl korzystali z szeregu odrębnych systemów komunikacyjnych, pochodzących od różnych dostawców i pracujących wyspowo, na rzecz wąskiej grupy użytkowników. Wynikało to z historii Grupy, która od 2011 r. przejęła wiele niezależnych przedsiębiorstw, z których każde miało własną historię rozwoju i posiadało inną infrastrukturę. Scenariusze przygotowane na wypadek awarii zakładały niedostępność usług telekomunikacyjnych nawet przez kilka godzin, co z punktu widzenia firmy produkcyjnej było nie do zaakceptowania.

W tej sytuacji, jednym z podstawowych założeń modernizacji systemu komunikacyjnego było zastąpienie wszystkich rozwiązań telekomunikacyjnych przez jednolity, centralnie zarządzany, zintegrowany system, obejmujący obiekty i lokalizacje firmy we wszystkich krajach. Wdrożenie rozwiązań Avaya przeprowadzone przez Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A., pozwoliło na pełną unifikację urządzeń i aplikacji oraz uproszczenie procesów związanych z administracją i utrzymaniem systemu. Nowy system pozwolił na znaczące usprawnienie komunikacji wewnętrznej pomiędzy lokalizacjami przedsiębiorstwa oraz komunikacji zewnętrznej, m.in. z podwykonawcami.

Najpierw zagranica

Wdrożenie zostało podzielone na kilka etapów. Inżynierowie z firmy Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. i przedstawiciele firmy Avaya przygotowali szczegółową mapę drogową wdrożenia. Pierwszym i najważniejszym etapem było przygotowanie przed uruchomieniem pełnej infrastruktury mającej obsługiwać system unified communications. Drugi etap wdrożenia obejmował wymianę systemów w lokalizacjach zagranicznych, m.in. w Niemczech, gdzie systemy telekomunikacyjne były już bardzo przestarzałe. Ostatnim etapem była wymiana infrastruktury w centrali firmy w Krośnie, Krakowie oraz Jaśle, a także w pozostałych lokalizacjach w Polsce.

Najważniejszym wyzwaniem na etapie wdrożenia było dopasowanie technologii do konkretnych potrzeb oraz komunikacja dotycząca zmiany środowiska pracy. Pracownicy Grupy Nowy Styl to zaawansowani użytkownicy rozwiązań IT, świadomi znaczenia wdrażanych technologii i dostrzegający korzyści z pracy z nowymi systemami. Wszystkie zmiany wymagają jednak odpowiedniego uświadomienia i dostarczania ich w formie, która ułatwi ich akceptację, co oznacza, że rozwiązania powinny być intuicyjne i niezawodne.

— W projektach IT najgorsze jest ryzyko. Jeżeli okaże się, że choć technologia jest świetna nikt z niej nie chce korzystać, wysiłek pójdzie na marne. Na sukces, który osiągnęliśmy przy zmianie rozwiązania komunikacyjnego, złożyło się wiele czynników, m.in. elastyczne i kompleksowe rozwiązania telekomunikacyjne Avaya, doświadczenie i kompetencje partnera realizującego wdrożenie — Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. oraz skuteczna akcja informacyjna wśród naszych pracowników — mówi Michał Wojdyła.

Efekt synergii

Wdrożenie rozwiązań Avaya na własne potrzeby — w siedzibach firmy, ale też w przestrzeniach ekspozycyjnych (showroomach) — pozwoliło Grupie Nowy Styl zdobyć nowe doświadczenie w dziedzinie projektowania sal wideokonferencyjnych. Projektując sale wideokonferencyjne, oprócz aspektów związanych z estetyką i designem wnętrz, niezwykle istotny jest dobór odpowiednich mebli i materiałów, zachowanie właściwych odległości pomiędzy kamerami a użytkownikami urządzeń, zastosowanie dobrej jakości ekranów HD, budowa nagłośnienia sali oraz wyciszenie pomieszczeń w celu eliminacji pogłosu. Dlatego, do wdrożenia traktowanego początkowo jako projekt typowo informatyczny, włączono zespół space planningu i akustyków. Efektem było nie tylko stworzenie jednego, spójnego systemu komunikacyjnego dla 1600 abonentów z 16 krajów świata, który umożliwia pracę grupową w międzynarodowym środowisku, ale również stworzenie nowego obszaru produktowego dla Grupy Nowy Styl.

— Dzięki tak szerokiemu zespołowi specjalistów, doświadczenia zdobyte podczas wdrażania systemu komunikacyjnego Avaya zrealizowanego przez Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. przełożyło się również na podniesienie jakości naszych rozwiązań. Obecnie, dział IT regularnie uczestniczy w planowaniu biur naszych klientów, współpracując w tym obszarze m.in. z działem planowania wnętrz, akustyki czy też badania przestrzeni pracy — mówi Mariusz Sobociński, dyrektor IT w Grupie Nowy Styl.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Wyniki spółek / Komunikacja biznesowa na wyższym poziomie