Kadra kierownicza potrzebuje aktualnych, a więc szybkich informacji do podejmowania decyzji. Zbieranie danych odpowiedniej jakości z różnych źródeł i różnego typu nie jest łatwe. Służą do tego celu systemy informowania kierownictwa i hurtownie danych MIS (ang. Management Information Systems). Budowanie hurtowni danych jest co prawda procesem długotrwałym, ale żadna duża firma ubezpieczeniowa nie może przed tym uciec. Przecież tylko dzięki hurtowni zawierającej informacje o wydatkach i wpływach można np. ustalić, które produkty są rentowne, a w których trzeba podwyższyć składkę, by uzyskać żądaną stopę zwrotu. Zazwyczaj hurtownie są budowane siłami pracowników firmy, która sprzedała oprogramowanie MIS.
Odrębny problem to jakość danych przesyłanych do hurtowni. Jeżeli systemy, w których ewidencjonowane są wpłaty, nie będą np. odpowiednio przypisywać wpłat do harmonogramu wynikającego z umowy, to pożytek z hurtowni będzie wątpliwy. Dlatego też cichym bohaterem powodzenia projektu MIS są systemy techniczne (tzw. back office) służące do ewidencji wpłaconych składek, polis, operacji na nich wykonywanych, monitowania przeterminowanych należności itp. Można przy tym przyjąć, że wszystkie firmy ubezpieczeniowe posiadają takie systemy. Mogły one być stworzone różnymi metodami.
Tworzenie od podstaw
Tak powstałe oprogramowanie jest najlepiej dostosowane do specyfiki firmy i jej struktury organizacyjnej, ale jego wadą jest częste występowanie błędów, zazwyczaj wynikające z niedostatecznej liczby testów. Systemy takie są tworzone siłami własnych działów informatyki lub budowane przez firmy zewnętrzne.
Dostosowywanie
Jądro systemu jest zazwyczaj kupione, a duża ilość funkcjonalności jest dorabiana na potrzeby konkretnego ubezpieczyciela. To bardzo dobre rozwiązanie, gdyż można zaprogramować taką funkcjonalność, która będzie odpowiadała danej firmie ubezpieczeniowej, a ewentualne problemy dotyczą zazwyczaj tylko tej części oprogramowania, która została opracowana podczas wdrożenia, a nie systemu jako całości. Zazwyczaj zadanie to wykonują informatycy firmy, ale może je wykonywać firma, która sprzedała system.
Zakupienie gotowego systemu
Zazwyczaj takie oprogramowanie zawiera mało błędów, ale może nie przystawać do struktury firmy i oczekiwań użytkowników oraz potrzeb MIS. Odrębnym problemem jest sposób, w jaki te systemy techniczne odpowiadają potrzebom biznesowym firmy ubezpieczeniowej. Można założyć, że umożliwiają ewidencjonowanie i przetwarzanie polis, jednak wcale nie jest powiedziane, że wspierają takie aspekty jak reasekuracja czy koasekuracja. Oprogramowania wspierającego te procesy jest mało i często jest ono niedoskonałe. A przecież wszystkie firmy ubezpieczeniowe stosują te mechanizmy w swoim biznesie. Skoro stosują, to potrzebują informacji np. o kwotach, jakie trzeba przelać lub powinny otrzymać z tytułu reasekuracji, czy też — jakie należy poczynić rezerwy. Dlatego jest tu duże pole do popisu dla firm programistycznych lub działów informatyki (w zależności od tego, jaki model tworzenia oprogramowania back office został przyjęty).
Dla zwiększenia przychodu
Najprostszą metodą zwiększenia przypisu jest zwiększenie ilości sprzedanych polis. Aby to osiągnąć, należy umożliwić agentom dostęp do informacji, które pomogą zwiększyć sprzedaż. Agenci są zazwyczaj w ciągłym ruchu, stąd też systemy te powinny być dostępne w Internecie i co najmniej w każdym z oddziałów. Rozwiązanie takie niesie konieczność odpowiedniej ochrony informacji i zabezpieczenia przed zmodyfikowaniem przez nieodpowiednie osoby. Najprostszym, a może i najskuteczniejszym sposobem jest udostępnienie danych przez Internet tylko do odczytu. Wprowadzanie i modyfikowanie danych odbywałoby się tylko w centrali. Do grupy takich programów można też zaliczyć oprogramowanie umożliwiające przetwarzanie danych o prowizjach i przesyłające np. za pomocą SMS-ów informacje o planowanych wypłatach prowizji agentowi. A jeśli chodzi o przetwarzanie danych o prowizjach to okazuje się, że wchodzimy w sferę systemów zasilających hurtownię danych. Dlatego też informacje o prowizjach pobranych i wypłaconych powinny być zintegrowane z MIS. Biorąc pod uwagę fakt, że zachodnie firmy ubezpieczeniowe działają w Polsce od kilku lat, a polskie znacznie dłużej, można założyć, że systemy prowizyjne w każdej firmie ubezpieczeniowej już są i działają, pomimo często zmienianych reguł naliczania prowizji. Natomiast systemy wspomagające sprzedaż są w trakcie tworzenia, ciągłej modyfikacji i tutaj jest szansa dla firm programistycznych.
Relacje z klientem
Koordynowanie sprzedaży polis jest znacznie łatwiejsze i bardziej efektywne przy wsparciu systemu CRM. Jeśli agent ma większą wiedzę o kliencie, to jest w stanie zaproponować taki produkt ubezpieczeniowy, który będzie odpowiadał potrzebom klienta. Możliwe byłoby tworzenie np. zindywidualizowanej oferty, nawet jeśli klient kupował różne ubezpieczenia u różnych agentów. CRM mógłby pomóc wyeliminować również problem zgłaszania się różnych agentów do tego samego klienta z tą samą lub podobną ofertą i wiele innych bolączek. Doprowadziłoby to w konsekwencji do zwiększenia sprzedaży. Myślę, że w niedługim czasie wszystkie firmy ubezpieczeniowe zainwestują w CRM, co jest bardzo dobrą informacją dla firm mających takie systemy w swojej ofercie sprzedaży.
Wartość dodana
Systemy zaspokajające oczekiwania klientów firm ubezpieczeniowych to nowość. Zazwyczaj klient jest przyciągany wysoką stopą zwrotu składki, którą odprowadza do firmy ubezpieczającej, lub wysokością przyszłego ewentualnego odszkodowania. Ale młode pokolenie trzeba przyciągać do firmy czymś więcej. Dlatego też firmy z tego sektora umożliwiają m.in. sprawdzenie stanu konta klienta (powszechne towarzystwa emerytalne lub ubezpieczenia na życie połączone z III filarem) przez Internet, WAP lub np. w bankomacie.