Pracodawca w korespondencji z pracownikami może zamieszczać jedynie niezbędne do doręczenia dane osobowe, których zakres określają przepisy prawa. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) przypomina o tym w związku ze skargami kierowanymi do jego biura. W jednej ze skarg jej autor zarzucił m.in., że na kopercie przesyłki pocztowej z wezwaniem na rozprawę w postępowaniu dyscyplinarnym, wystosowanym przez przewodniczącego zespołu orzekającego, obok nazwiska i imienia wskazano także nazwę pracodawcy i zajmowane stanowisko (główny specjalista). Według skarżącego, dane te udostępniono osobom nieupoważnionym. W podjętym postępowaniu potwierdzono, że zostały one umieszczone na kopercie. W ocenie GIODO, doręczenie skarżącemu wezwania na rozprawę Komisji Dyscyplinarnej nie wymagało zamieszczenia wspomnianych danych osobowych na przesyłce. Tego rodzaju działanie budzi wątpliwości z punktu widzenia zgodności z ustawą o ochronie danych osobowych. Według jej art. 26 ust. 1 pkt 3, administrator danych powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności ma obowiązek zapewnić, aby były one merytorycznie poprawne i adekwatne do celów, w jakich są przetwarzane. Należy to rozumieć jako równowagę pomiędzy dobrem osoby, której dane dotyczą, a interesem administratora danych. Czyli nie może on przetwarzać danych w zakresie szerszym niż niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu, jak również danych o większym stopniu szczegółowości niż uzasadniony tym celem. Potwierdza to m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (sygn. akt II SA/Wa 917/2005). Sąd stwierdził, że wspomniana reguła adekwatności zostanie zachowana, jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przez niego przetwarzane. Skuteczne doręczanie korespondencji nie wymaga przetwarzania informacji wykraczających poza minimum niezbędne dla jej przesłania. GIODO odwołuje się w związku z tym także do prawa pocztowego. Zgodnie z jego art. 37 ust. 1, przesyłkę pocztową doręcza się adresatowi pod adresem wskazanym na przesyłce. Jednocześnie z rozporządzenia wykonawczego w sprawie warunków wykonywania takich usług wynika, że do przemieszczenia i doręczenia jest przyjmowana przesyłka oznaczona przez naniesienie w sposób trwały i czytelny na jej opakowaniu informacji identyfikujących w sposób jednoznaczny adresata i nadawcę oraz ich adresy wraz z właściwymi kodami pocztowymi. Przykładowo, w regulaminie Poczty Polskiej określono, że na przesyłce umieszcza się jedynie dane określające nadawcę i adresata oraz ich adresy. © Ⓟ
