Żeby otrzymać dotację, po zrealizowaniu projektu trzeba go jeszcze rozliczyć. Zdaniem specjalistów, nie jest to takie trudne.
Staranność jest najważniejsza
Żeby otrzymać dotację, po zrealizowaniu projektu trzeba go jeszcze rozliczyć. Zdaniem specjalistów, nie jest to takie trudne.
Niezależnie od tego, czego dotyczy projekt, jaka jest jego wartość i jak długo trwał okres jego realizacji, beneficjent Sektorowego Programu Operacyjnego — Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw nie otrzyma swojej dotacji, dopóki nie udowodni instytucji finansującej, że dobrze wywiązał się ze swojego zadania. W tym celu należy przygotować wniosek o płatność — ujednolicony dla wszystkich działań formularz mający pokazać urzędowi, że wszystkie założenia zawarte w umowie o dofinansowanie zostały przez beneficjenta zrealizowane.
Łatwe czy trudne?
Większość przedsiębiorców, którzy rozliczyli już swoje projekty, ma raczej negatywne odczucia.
— Przygotowywanie wniosku o płatność było bardzo kłopotliwe szczególnie na początku, przy pierwszych projektach. Korespondowaliśmy z urzędnikami przez trzy miesiące i w tym czasie powstało aż siedem wersji wniosku. Wymagało to dużego nakładu pracy i skrupulatności — mówi Sławomir Zamroch, dyrektor finansowy i członek zarządu Polpak-Karton.
Zdaniem Przemysława Jastrzębskiego, prezesa firmy Viki Family, urzędnicy są zbyt drobiazgowi przy przyjmowaniu wniosku, co powoduje znaczne opóźnienia w całym procesie. Może to być powodem dużych kłopotów firmy z powodu zachwiania jej płynności finansowej. Uważa on, że procedury powinny być elastyczniejsze.
Urzędnicy natomiast bronią się, że takie są wymogi Unii, która może skontrolować wypłaty i w przypadku niedopełnienia formalności odebrać beneficjentowi dotację. Twierdzą też, że nie jest to zadanie niewykonalne dla przedsiębiorcy.
— Nam też zależy, żeby rozliczanie szło jak najsprawniej. O wszystkim decyduje jednak głównie sumienność i skrupulatność przedsiębiorców. Wypełniając wniosek o płatność, jak również sporządzając końcowe sprawozdanie z realizacji projektu powinni oni korzystać z instrukcji wypełniania tych dokumentów. Jeśli zrobią wszystko zgodnie z podanymi wskazówkami, to — moim zdaniem — nie powinni mieć trudności z prawidłowym wypełnieniem tych dokumentów — mówi Barbara Potempa, kierownik sekcji rozliczeń regionalnych z Zespołu Instrumentów Doradczych PARP.
Przypomina także, że beneficjent może zawsze liczyć na pomoc urzędu.
— Źródeł informacji dotyczących rozliczania projektów jest sporo. Przygotowaliśmy poradnik, do dyspozycji jest także nasza strona internetowa, gdzie można znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Potrzebne informacje można uzyskać też w regionalnych instytucjach finansujących czy punktach konsultacyjno-doradczych — wylicza Barbara Potempa.
Rady specjalistów
Z doświadczeń ekspertów oraz firm, które mają już za sobą rozliczanie projektu, wynika, że aby uniknąć kłopotów, przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na kilka najważniejszych kwestii. Przede wszystkim muszą pamiętać o szczegółowym wypełnianiu zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie podczas całej realizacji projektu. Najważniejsze dotyczą przestrzegania terminów złożenia zabezpieczenia umowy, przedłożenia kopii umowy o świadczenie usług wraz z protokołem z wyboru wykonawcy oraz złożenia kompletnej dokumentacji rozliczeniowej.
— Należy także pamiętać o zachowaniu ciągłości realizacji projektu oraz zgodności wydatków z harmonogramem rzeczowo-finansowym wskazanym we wniosku o dofinansowanie. Trzeba również zwrócić uwagę, aby dane dotyczące projektu, które zawarte zostały we wniosku aplikacyjnym oraz w umowie o dofinansowanie projektu lub w aneksie do tej umowy, były wpisane we wniosku poprawnie — radzi Magdalena Kosewska z firmy doradczej Accreo.
Zwraca ona również uwagę na dokładne rozliczenie się z kosztów projektu. We wniosku o płatność muszą być ujęte tylko wydatki kwalifikowane wyrażone w złotych. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku przedsiębiorców VAT nie jest kosztem kwalifikowanym. Ponadto beneficjent musi wykazać wyłącznie zapłacone faktury, które dokumentują poniesione wydatki kwalifikowane. W przypadku płatności ratalnej przedsiębiorca zmuszony jest dołączyć do wniosku dokument, który został zapłacony w całości, zaznaczając jednocześnie wszystkie daty płatności.
— Ewidencja wydatków musi być sporządzona według kolejności ich poniesienia w podziale na kategorie wydatków przyjętych we wniosku o dofinansowanie projektu. Należy również zwrócić uwagę, aby wszystkie składane dokumenty były potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione do tego osoby. Jeśli upoważniony ma być ktoś inny, to załącznikiem do wniosku o płatność powinno być także pełnomocnictwo dla tej osoby — mówi Magdalena Kosewska.
Podpis: Jacek Kowalczyk