Niezależnie od tego, czego dotyczy projekt, jaka jest jego wartość i jak długo trwał okres jego realizacji, beneficjent Sektorowego Programu Operacyjnego — Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw nie otrzyma swojej dotacji, dopóki nie udowodni instytucji finansującej, że dobrze wywiązał się ze swojego zadania. W tym celu należy przygotować wniosek o płatność — ujednolicony dla wszystkich działań formularz mający pokazać urzędowi, że wszystkie założenia zawarte w umowie o dofinansowanie zostały przez beneficjenta zrealizowane.

Łatwe czy trudne?

Większość przedsiębiorców, którzy rozliczyli już swoje projekty, ma raczej negatywne odczucia.

— Przygotowywanie wniosku o płatność było bardzo kłopotliwe szczególnie na początku, przy pierwszych projektach. Korespondowaliśmy z urzędnikami przez trzy miesiące i w tym czasie powstało aż siedem wersji wniosku. Wymagało to dużego nakładu pracy i skrupulatności — mówi Sławomir Zamroch, dyrektor finansowy i członek zarządu Polpak-Karton.

Zdaniem Przemysława Jastrzębskiego, prezesa firmy Viki Family, urzędnicy są zbyt drobiazgowi przy przyjmowaniu wniosku, co powoduje znaczne opóźnienia w całym procesie. Może to być powodem dużych kłopotów firmy z powodu zachwiania jej płynności finansowej. Uważa on, że procedury powinny być elastyczniejsze.

Urzędnicy natomiast bronią się, że takie są wymogi Unii, która może skontrolować wypłaty i w przypadku niedopełnienia formalności odebrać beneficjentowi dotację. Twierdzą też, że nie jest to zadanie niewykonalne dla przedsiębiorcy.

— Nam też zależy, żeby rozliczanie szło jak najsprawniej. O wszystkim decyduje jednak głównie sumienność i skrupulatność przedsiębiorców. Wypełniając wniosek o płatność, jak również sporządzając końcowe sprawozdanie z realizacji projektu powinni oni korzystać z instrukcji wypełniania tych dokumentów. Jeśli zrobią wszystko zgodnie z podanymi wskazówkami, to — moim zdaniem — nie powinni mieć trudności z prawidłowym wypełnieniem tych dokumentów — mówi Barbara Potempa, kierownik sekcji rozliczeń regionalnych z Zespołu Instrumentów Doradczych PARP.

Przypomina także, że beneficjent może zawsze liczyć na pomoc urzędu.

— Źródeł informacji dotyczących rozliczania projektów jest sporo. Przygotowaliśmy poradnik, do dyspozycji jest także nasza strona internetowa, gdzie można znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Potrzebne informacje można uzyskać też w regionalnych instytucjach finansujących czy punktach konsultacyjno-doradczych — wylicza Barbara Potempa.

Rady specjalistów

Z doświadczeń ekspertów oraz firm, które mają już za sobą rozliczanie projektu, wynika, że aby uniknąć kłopotów, przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na kilka najważniejszych kwestii. Przede wszystkim muszą pamiętać o szczegółowym wypełnianiu zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie podczas całej realizacji projektu. Najważniejsze dotyczą przestrzegania terminów złożenia zabezpieczenia umowy, przedłożenia kopii umowy o świadczenie usług wraz z protokołem z wyboru wykonawcy oraz złożenia kompletnej dokumentacji rozliczeniowej.

— Należy także pamiętać o zachowaniu ciągłości realizacji projektu oraz zgodności wydatków z harmonogramem rzeczowo-finansowym wskazanym we wniosku o dofinansowanie. Trzeba również zwrócić uwagę, aby dane dotyczące projektu, które zawarte zostały we wniosku aplikacyjnym oraz w umowie o dofinansowanie projektu lub w aneksie do tej umowy, były wpisane we wniosku poprawnie — radzi Magdalena Kosewska z firmy doradczej Accreo.

Zwraca ona również uwagę na dokładne rozliczenie się z kosztów projektu. We wniosku o płatność muszą być ujęte tylko wydatki kwalifikowane wyrażone w złotych. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku przedsiębiorców VAT nie jest kosztem kwalifikowanym. Ponadto beneficjent musi wykazać wyłącznie zapłacone faktury, które dokumentują poniesione wydatki kwalifikowane. W przypadku płatności ratalnej przedsiębiorca zmuszony jest dołączyć do wniosku dokument, który został zapłacony w całości, zaznaczając jednocześnie wszystkie daty płatności.

— Ewidencja wydatków musi być sporządzona według kolejności ich poniesienia w podziale na kategorie wydatków przyjętych we wniosku o dofinansowanie projektu. Należy również zwrócić uwagę, aby wszystkie składane dokumenty były potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione do tego osoby. Jeśli upoważniony ma być ktoś inny, to załącznikiem do wniosku o płatność powinno być także pełnomocnictwo dla tej osoby — mówi Magdalena Kosewska.