Tuzin grzechów w walce o dotacje

Nawet drobne błędy przedsiębiorcy mogą zadecydować, że wniosek trafi do kosza

Pozostało kilka miesięcy, aby sięgnąć po unijne dofinansowanie w ramach budżetu dla Polski na lata 2007-13. Przed przedsiębiorcami są jeszcze ciekawe dotacyjne szanse. Aby z nich skorzystać i znaleźć się na liście szczęśliwców, którzy otrzymają granty, trzeba przede wszystkim napisać poprawny, pozbawiony błędów wniosek. Wydaje się, że to proste — jednak rzeczywistość pokazuje, jak wiele wymogów trzeba spełnić, aby nasz projekt w ogóle miał szanse na dofinansowanie. Można napisać nawet najlepszy wniosek, ale jeśli będą w nieprawidłowości, jego krótki żywot zakończy się w koszu. Jak tego uniknąć? Wystarczy być mądrym przed szkodą — dziś pokazujemy listę błędów, które najczęściej zdarzają się w projektach — niezależnie od konkursów i instrumentów wsparcia.

Tylko dla dokładnych

— Liczą się szczegóły, nawet najmniejsze — i przedsiębiorcy nie mogą ich bagatelizować, a czasem to robią. Podstawowa sprawa to wnikliwe przeczytanie instrukcji konkursu i dokładne uzupełnienie wszystkich wymaganych informacji w formularzu. Warto pamiętać, że złożone projekty muszą przejść co najmniej dwa etapy oceny — mówi Anna Zaleska, ekspert od funduszy unijnych z Crido Taxand.

Pierwszy etap to sprawdzenie dokumentów pod kątem formalnym. Jeśli wniosek nie spełnia chociaż jednego ważnego kryterium, może mu grozić odrzucenie. Nagminnym błędem jest brak w składanych dokumentach jednego z załączników. To częsta sytuacja, bo w niektórych konkursach trzeba zdobyć i złożyć nawet kilkadziesiąt różnych zaświadczeń i innych papierów — i łatwo o pominięcie jednego z nich. Natomiast w złożonych załącznikach czasem brakuje notarialnego potwierdzenia za zgodność z oryginałem.

Pisanie wniosku to nie bułka z masłem — trzeba być bardzo skrupulatnym. Dobrze wiedzą o tym ci, których projekty poległy przez nieuzupełnienie wszystkich wymaganych pól w dokumentach. Przedsiębiorca składa dziesiątki podpisów i musi wiedzieć, gdzie wpisać „nie dotyczy”, a gdzie trzeba postawić kreseczkę. Bywa i tak, że zastanawiając się nad opcjami wyboru, pozostawia sobie decyzję na później i w końcu wniosek trafia do ekspertów bez wypełnienia jakiegokolwiek pola, co też jest błędem.

Oddzielna kategoria to uchybienia polegające na różnicach między wersją papierową i elektroniczną wniosku. I tak przedsiębiorcy podają różne wartości dotyczące np. sumy kontrolnej. Zdarza się, że w poszczególnych dokumentach projekt oraz wnioskodawca występują pod różnymi nazwami (np. w deklaracji wekslowej lub akcie notarialnym). Jeden z najprostszych błędów dotyczy sytuacji, kiedy na już przygotowanym i wydrukowanym wniosku podpisuje się osoba, która nie jest uprawniona do reprezentowania firmy.

Niezgodnie z celami

Wnioski, którym uda się przejść fazę oceny formalnej, czeka równie ciężka przeprawa dotycząca oceny merytorycznej. Najczęstszy błąd? Niezgodność projektu z założeniami programu. Opisy i podawane informacje nie są spójne — i tak zdarza się, że inne dane widnieją we wniosku o dofinansowanie, a inne na stronach biznesplanu. Obszarem, który sprawia przedsiębiorcom wiele trudności, są sprawy rachunkowe. Źle wyliczają wartość dofinansowania i nieprawidłowo obliczają koszty w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Wnioskodawcy często umieszczają w swoich planach koszty niezgodnie z katalogiem obowiązującym dla konkursu i działania — czyli chcą wydać unijne dotacje pieniądze na wydatki, za które nie dostaną zwrotu (choć są pewni, że należy im się refundacja). Wielu uważa, że w sytuacji ewentualnego błędu skutkiem będzie niższa dotacja. To błąd, bo takie wnioski są odrzucane. Przedsiębiorcy nie potrafią też uargumentować, dlaczego wymieniane przez nich koszty są konieczne do realizacji projektu.

Masz wątpliwości? Sprawdź

O tym, jak trudno napisać dobry, poprawny wniosek, najlepiej świadczą nabory, w których liczba odrzuconych projektów sięga 85- -90 proc. Ten wskaźnik jest stale obecny np. w każdym kolejnym konkursie z działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG). Przyczyna? W większości odrzuconych wniosków chodzi o błędy popełniane przez przedsiębiorców i słabą jakość projektów.

— Najczęstsze uchybienia formalne to między innymi nazwy wnioskodawców niezgodne z dokumentem rejestrowym, nieczytelny podpis pod wnioskiem lub niepełne informacje na temat innych projektów firmy składającej wniosek — wymienia Michał Wiśniewski z departamentu wsparcia e-gospodarki Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Przedsiębiorcy często potykają się także na definicjach. Kiedy jednak mają wątpliwości dotyczące znaczeń pewnych pojęć, rzadko rozwiewają je w rozmowach z ekspertami z instytucji przyjmujących wnioski. Tworzą wnioski, opierając się na zbyt szerokim znaczeniu niektórych terminów. Sztandarowym przykładem jest działanie 8.2 programu Innowacyjna Gospodarka i problemy z definicją B2B. Wnioskodawcy nie rozumieli podstawowych zasad działania tego systemu. Chodzi o to, że projekty powinny dotyczyć wsparcia biznesu między wnioskodawcą a jego pośrednikami, na przykład dostawcami, serwisantami, dystrybutorami, a nie końcowymi klientami, jak definiowali to przedsiębiorcy. Aby ustrzec się błędu, wystarczyło zajrzeć do konkursowej dokumentacji. Niedawno zakończone konkursy pokazują, że perspektywa ostatnich szans na granty działa na przedsiębiorców bardzo mobilizująco. W niedawnych naborach z działań 6.1 i 8.2 POIG wartość wszystkich projektów jest pięć razy wyższa od konkursowych budżetów. To zapowiada dużą konkurencję i ostrą rywalizację w ostatnich rozdaniach. Tym bardziej trzeba będzie uważać na potknięcia i potencjalne nieprawidłowości w projektach.

Jakie są najczęstsze błędy
To nieprawidłowości, które najczęściej zdarzają się we wnioskach — niezależnie od instrumentów wsparcia:
Formalne

1. Brak wymaganych załączników do wniosku.
2. Niezałączenie wersji elektronicznej wniosku.
3. Podpisanie wniosku przez osoby nieuprawnione (niezgodnie z reprezentacją firmy).
4. Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączników do wniosku (pomimo, że jest taki wymóg).
5. Nieuzupełnienie wszystkich wymaganych pól w dokumentacji.
6. Podawanie różnych tytułów projektu i nazwy wnioskodawcy w różnych dokumentach.
7. Różna suma kontrolna wersji papierowej i elektronicznej (są w nich różnice).
Merytoryczne
1. Niezgodność z założeniami programu.
2. Brak spójności w opisach (np. inne dane we wniosku o dofinansowanie, a inne w biznesplanie).
3. Błędy rachunkowe (np. źle wyliczona wartość dofinansowania lub nieprawidłowo obliczone koszty w harmonogramie rzeczowo-finansowym).
4. Błędnie sklasyfikowane koszty związane z projektem (niezgodnie z katalogiem kosztów obowiązującym dla instrumentu wsparcia).
5. Niewystarczające uzasadnienie konieczności poniesienia wskazanych wydatków w projekcie.
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwester Sacharczuk

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Tuzin grzechów w walce o dotacje