Wraca obowiązek sprawozdań firm dla fiskusa

1 lipca 2023 r., na mocy rozporządzenia ministra zdrowia, zniknie tzw. stan zagrożenia epidemicznego koronawirusem. Tym samym znowu wraca jeden z najbardziej uciążliwych obowiązków przedsiębiorców wobec państwa, czyli raportowanie schematów podatkowych (MDR). Przedsiębiorcy będą musieli opracować i przekazać nie tylko bieżące schematy, ale także... zaległe z trzech ostatnich lat. Będą mieli na to niewiele czasu, bo tylko 30 dni. Za niewywiązanie się z obowiązków grożą im gigantyczne kary finansowe, nawet do 33,5 mln zł. Trzeba więc mieć się na baczności.

Jak to zrobić

Raportowanie schematów podatkowych weszło w życie ponad cztery lata temu. Ma ono służyć fikusowi do lepszego ścigania i skuteczniejszego wyłapywania oszustw oraz nieprawidłowości podatkowych w firmach. Gdy wybuchła pandemia, rząd zawiesił ten obowiązek. Teraz zostanie on przywrócony. Firmy będą musiały przeprowadzić audyty swoich transakcji od początku 2020 r. do końca czerwca 2023 r. w celu sprawdzenia, czy i co trzeba raportować jako schematy podatkowe.

– Dla organów skarbowych centralizacja informacji i wiedzy pod kątem raportowanych przez biznes schematów podatkowych pozwala na budowę bazy danych o nich w poszczególnych branżach czy gałęziach gospodarki, weryfikację wywiązywania się z obowiązków informacyjnych, a także skuteczniejszą metodykę typowania do ewentualnej kontroli podatkowej – zwraca uwagę Michał Kwaśniewski, adwokat i partner firmy doradczej Quidea.

Dla prawidłowej realizacji obowiązków informacyjnych względem administracji skarbowej przedsiębiorca powinien stworzyć odpowiedni system procesów i procedur.

– Narzędziem, które pomoże dopełnić ustawowych obowiązków, jak i pozwoli na uniknięcie odpowiedzialności w przypadku ewentualnych uchybień, może być wdrożenie skutecznych procedur wewnętrznego nadzoru podatkowego, dostosowanych do zakresu i charakteru działalności firmy. Natomiast kluczowym obszarem z punktu widzenia kadry wyższego szczebla jest ułożenie i budowa odpowiednich procedur w zakresie kontroli zarządczej - w celu uniknięcia odpowiedzialności na zasadzie winy w nadzorze - podkreśla Michał Kwaśniewski.

Priorytetem bezpieczeństwo

Jak zwiększyć poziom bezpieczeństwa osób zarządzających firmą? Jak mówi ekspert, należy określić rozkład odpowiedzialności i zapewnić efektywny przepływ informacji istotnych dla rozliczeń podatkowych w organizacji.

– W szczególności, kontrolę procesów podatkowych i realizację obowiązków ustawowych można zabezpieczyć poprzez nadanie każdemu zdarzeniu gospodarczemu odpowiedniego statusu, nadanie wybranym użytkownikom odpowiednich ról, np. lider MDR, administrator lub użytkownik, oraz dodatkowych funkcji, jak przełożony akceptujący schemat rozliczeń czy kierownik odpowiedzialny za przepływ informacji. Warto stworzyć możliwość podglądu przez lidera MDR lub administratora, na każdym etapie, wszystkich uzgodnień zgłoszonych przez użytkowników jako potencjalny schemat podatkowy - wraz z określeniem terminu na ich zaraportowanie – wskazuje Michał Kwaśniewski.

Alternatywnie można skorzystać z outsourcingu funkcji MDR menedżera lub komitetu raportowania schematów.

Ekspert z Quidea przyznaje, że zarówno brak raportowania transakcji, jak i jego duża częstotliwość mogą wzbudzić zainteresowanie skarbówki.

– W tym kontekście istotna będzie weryfikacja, czy wdrożone w firmie kilka lat temu procedury związane z raportowaniem MDR uwzględniają nowe praktyki, czy są stosowane i w szczególności znane osobom, którym przypisują określone zadania i funkcje. Czasu jest coraz mniej, szczególnie biorąc pod uwagę to, że ułożenie procesów wewnątrz organizacji oraz przejrzenie zdarzeń gospodarczych z trzech lat wstecz wymaga zarówno czasu, jak i znacznych zasobów – podkreśla Michał Kwaśniewski.