Politycy ograniczają biurokrację tylko podczas recytacji wyborczych obietnic. Jak już władzę mają, to mnożą papiery, bez których oczywiście świat by się zawalił. Cierpią na tym m.in. skarbnicy gmin. Domagają się więc, by ograniczyć liczbę sprawozdań, które muszą przygotowywać. Częstotliwość sporządzania takich dokumentów wzrosła w związku z rozporządzeniem ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dwa sprawozdania: z wykonania planu dochodów i wydatków od 2014 r. trzeba sporządzać także za styczeń i listopad (w sumie za sześć miesięcy każdego roku). A sprawozdania z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych i z wykonania dochodów i wydatków na rachunku gromadzącym spadki, zapisy i darowizny pieniężne teraz należy składać co kwartał, a nie co pół roku jak wcześniej.
2Powtórka z danych
Liczba samorządowych sprawozdań, które skontrolowały Regionalne Izby Obrachunkowe, wzrosła w 2014 r. aż o 25 proc. — do niemal 124 tys. Tymczasem rok wcześniej było ich najmniej od 12 lat, bo „tylko” ponad 99 tysięcy. Niedoskonałość systemu sprawozdawczego widzą także przedstawiciele izb obrachunkowych.
— Sprawozdań, które mają obowiązek sporządzać jednostki samorządu terytorialnego, jest dużo i zawierają bardzo szczegółowe informacje. To 15 różnych sprawozdań budżetowych i z zakresu operacji finansowych, a do końca 1999 r. było ich pięć. Informacje niekiedy się powtarzają — mówi Grażyna Wróblewska, przewodnicząca Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych.
Jako przykład podaje sprawozdanie Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych. Dane, które zawiera ten dokument, są także w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych. Dublują się także dane uzupełniające do sprawozdań Rb-NDS o nadwyżce/deficycie i Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji w zakresie wykupu papierów wartościowych, spłaty kredytów i pożyczek zaciągniętych na spłatę przejętych zobowiązań SP ZOZ, wykupu obligacji nominowanych w walutach obcych wyemitowanych na zagraniczne rynki przed 1 stycznia 2010 r. oraz w zakresie zobowiązań związku współtworzonego przez jednostki samorządu terytorialnego.
— A jednocześnie system sprawozdań nie obejmuje spółek komunalnych, co uniemożliwia organom nadzoru pełną ocenę sytuacji finansowej samorządu — dodaje Grażyna Wróblewska.
Sztuka sprawozdawczości
— Dobrym pomysłem byłoby zmniejszenie szczegółowości i częstotliwości sporządzania niektórych sprawozdań, głównie miesięcznych. Ich pisanie w jednostce organizacyjnej, a następnie sprawdzenie i tworzenie sprawozdań łącznych w jednostce samorządu terytorialnego jest czasochłonne i kosztowne. Może w mniejszych gminach z niedużym budżetem nie jest to aż tak uciążliwe, ale w naszym urzędzie musimy przygotowywać jeszcze więcej dokumentów, ponieważ obowiązek sprawozdawczy realizujemy jako gmina i powiat. Kwartalne sprawozdania wystarczą, aby mieć odpowiedni obraz finansów samorządów — ocenia Małgorzata Witteczek, dyrektor wydziału księgowości budżetowej w Urzędzie Miasta Nowy Sącz.
Podkreśla również, że część dokumentów jest bardzo szczegółowa, więc warto by się też zastanowić nad ich uproszczeniem.
— Przykładowo: sporządzenie sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wymaga dokładnej analizy każdego z dłużników i ich zaklasyfikowanie do odpowiedniej kategorii, a to zajmuje dużo czasu — wyjaśnia Małgorzata Witteczek.
Potrzebna lepsza analiza
Dla Wiesławy Lipowicz, skarbnik w Urzędzie Gminy Lelów w woj. śląskim, miesięczne sprawozdania budżetowe nie są bardzo uciążliwe, ale ograniczałyby częstotliwość pisania sprawozdań operacyjnych. Także Małgorzata Wojtczak, dyrektor wydziału budżetu w Urzędzie Miasta Łodzi, uważa, że sprawozdania trzeba sporządzać zbyt często.
— Duża liczba i częstotliwość sporządzania sprawozdań powodują, że brakuje czasu na ich analizę, przez co dane w nich zawarte nie są wykorzystywane. Nie ma więc z nich korzyści. System sprawozdawczości powinien być scentralizowany i całkowiciezautomatyzowany. Skróciłoby to czas przygotowania sprawozdań zbiorczych i dałoby więcej czasu na analizę danych sprawozdawczych i decyzje o charakterze zarządczym — mówi Małgorzata Wojtczak.
No, ale dlaczego zwiększono częstotliwość sporządzania sprawozdań? Ministerstwo Finansów odpowiada, że „miesięczne sprawozdania są wykorzystywane do opracowania i przekazania prognoz sektora instytucji rządowych i samorządowych”.