Chmura uelastycznia transformację cyfrową

Celem transformacji cyfrowej nie jest samo wprowadzenie do firmy nowych technologii. To zaawansowany proces zmian, w realizacji których technologia jest wyłącznie narzędziem.

Decyzja o przemodelowaniu procesów wewnętrznych czy zewnętrznych danej firmy przy pomocy nowych technologii wymaga gruntownego przygotowania. Bez rozpisanej strategii, wyznaczenia priorytetowych celów i oczekiwanych rezultatów transformacja cyfrowa w organizacji straci na efektywności i pochłonie ogromne pieniądze. Wciąż jednak nie wszystkie firmy są tego świadome. Ulegają rynkowym trendom, zamiast skoncentrować się na własnych, cyfrowych potrzebach. O tym, czym jest transformacja cyfrowa, jakie pozytywne efekty przynosi, a w jakich momentach może stanowić zagrożenie dla ciągłości biznesu rozmawiali uczestnicy debaty pt. „Dokąd zaprowadzi nas cyfryzacja”, zorganizowanej w redakcji „Pulsu Biznesu”.

Cyfrowa przemiana Śnieżki

Jak zatem transformację cyfrową rozumieją przedstawiciele krajowego biznesu i czego oczekują wprowadzając do swoich firm i organizacji nowoczesne narzędzia? Prelegenci zgodzili się z tezą, że transformacja cyfrowa jest procesem, który ma swój początek w decyzjach zarządów firm i może być kontynuowany przez długie lata.

- Transformacja cyfrowa często bywa traktowana jako jeden z projektów informatycznych. Moim zdaniem to znacznie szerszy proces, który od początku powinien mieć jasno zdefiniowane cele biznesowe i właśnie z punktu widzenia tych wyznaczników powinien być realizowany – od takich słów debatę rozpoczął Marek Niziołek, dyrektor transformacji cyfrowej i IT w Grupie Śnieżka.

Śnieżka jako jeden ze środkowoeuropejskich liderów produkcji i sprzedaży farb oraz lakierów, posiadający dominującą pozycję na rynkach polskim, ukraińskim, węgierskim, wytwarza ok. 150 mln kg produktów rocznie. Zatrudnia łącznie 1200 pracowników. Posiada niemal 30-osobowy zespół IT. Korzysta z ponad 200 serwerów wirtualnych – są zlokalizowane zarówno we własnych centrach danych, jak i u dużych hyperscaler’ów.

- W ubiegłym roku w Śnieżce zakończyliśmy intensywny proces transformacyjny, trwający od 2018 r. W wyniku cyfrowych wdrożeń możliwe stało się zarządzanie firmą w oparciu o dane. Transformacja została zaplanowana i przeprowadzona z uwzględnieniem perspektywy biznesowej. W strategię firmy wpisany był wzrost sprzedaży i przychodów, w związku z tym systemy informatyczne zostały tak dobrane, by mogły wspierać nasze plany rozwoju, a nie je blokować. Jednym z przykładów na to, jak transformacja zmienia sposoby działania, jest współpraca z naszymi pracownikami w terenie, którzy teraz przekazują nam dane w czasie rzeczywistym, a zespoły, które z tych danych korzystają, wspierają się nimi w budowaniu kolejnych działań i aktywności handlowych czy marketingowych – tak o swoich doświadczeniach w obszarze cyfryzacji firmy opowiadał Marek Niziołek. Przyznał, że w świecie, który digitalizuje się w tak szybkim tempie, jak dzieje się to obecnie, trzeba zachować wyjątkową czujność. A gdy rozwiązania informatyczne są źle dobrane do profilu firmy i jej realnych potrzeb, mogą w rezultacie stać się blokerem rozwoju biznesu.

Narzędziem cyfrowej transformacji

Zdaniem Grzegorza Nowaczewskiego, prezesa Virtual Power Plant, kolejnego z prelegentów, firmy z wielu branż digitalizowały procesy sprzedaży już od dawna. Wynikało to z faktu, że wartość przedsiębiorstw była mierzona głównie w oparciu właśnie o wskaźniki efektywności sprzedaży czy pozyskiwania nowych klientów.

- Kryzys klimatyczny oraz kryzys energetyczny, będący efektem wybuchu wojny w Ukrainie, zmusiły natomiast firmy do transformowania także procesów wewnętrznych. Na pierwszy plan wysuwa się energooszczędność procesów produkcyjnych. Obecnie – mocno jak nigdy dotąd - akcentowana jest np. potrzeba dostosowania produkcji i systemów technologicznych do faz wytwarzania energii ze źródeł odnawialnych. A tylko za pomocą cyfrowych narzędzi można ustalić pory w ciągu dnia, w jakich maszyny zasilane są albo energią ze źródeł odnawialnych albo tradycyjnych. O tym jednak należy pomyśleć już na etapie planowania produkcji i zarządzania liniami produkcyjnymi – dodał Grzegorz Nowaczewski.

Proces transformacji cyfrowej jest jednak bardzo złożony i długotrwały. Inicjując go, należy jednocześnie uwzględnić predykcje związane z przeobrażaniem się organizacji i rynku, na którym działa. Można też przyjąć inną strategię, agile’ową, uwzględniającą to, że wymagania i oczekiwania odbiorcy ewoluują podczas trwania projektu.

- W chwili rozpoczynania prac z klientami nie nakreślamy końca procesu transformacyjnego. Jest on zwykle długotrwały i wymaga reagowania na bieżące wydarzenia rynkowe. Przykładem jest pandemia COVID-19, w wyniku której w krótkim czasie wykonaliśmy olbrzymi postęp w obszarze pracy zdalnej oraz rozwoju narzędzi technologicznych czy modeli zarządzania zespołem umożliwiających jej realizację – powiedział Marcin Lebiecki, wiceprezes Asseco Cloud. Nadmienił przy tym, że nie ma jednego szablonu transformacji cyfrowej. Proces ten powinien być dostosowywany indywidualnie do każdej organizacji i specyfiki jej działania.

- Co istotne, technologia jest tylko narzędziem w procesie transformacji, nie może być celem samym w sobie. Jeśli skoncentrujemy się wyłącznie na celach technologicznych, realizowany przez nas proces transformacyjny z pewnością zakończy się fiaskiem – podkreślił Marcin Lebiecki.

Błędy, których można uniknąć

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę planując zmiany cyfryzacyjne w organizacji? I jakich narzędzi używać, by osiągnąć oczekiwane rezultaty?

- Najczęstszym błędem w cyfryzacji jest kopiowanie procesów realizowanych w tradycyjnej formie i szukanie sposobu na odzwierciedlenie ich w przestrzeni wirtualnej. Nie zawsze przynosi to dobre efekty. Przykład: prawo jazdy. Kluczem do sukcesu nie było stworzenie prawa jazdy w formie elektronicznego dokumentu, ale wprowadzenie zmian prawnych, które umożliwiły obywatelom poruszanie się bez fizycznego prawa jazdy w kieszeni – przypomniał Karol Okoński, dyrektor w zespole cyberbezpieczeństwa w PwC. Podkreślił ponadto, że cyfrowe rozwiązana tworzone w pośpiechu nie służą rozwojowi organizacji, dodatkowo stają się furtką dla cyberprzestępców.

Zdaniem uczestników debaty, we wdrożeniach najlepiej sprawdza się indywidualne podejście. Rzadko się zdarza, że organizacje w jednym czasie dążą do tych samych celów. Każda jest w innym punkcie rozwoju, ma inną specyfikę działania, jej właściciele mają inne pomysły na wzrost biznesu. Choć oczywiście podstawowe, bazowe założenia bywają podobne.

- Zmiany technologiczne to jeden z elementów, o który mocno zabiegają klienci. Aby były użyteczne dla organizacji, należy najpierw oszacować ich wpływ na wewnętrzne i zewnętrzne procesy oraz sprawdzić, czy koszty wdrożenia nie przewyższą wartości osiągniętych rezultatów – podkreślił Marcin Lebiecki, wiceprezes Asseco Cloud. Zaznaczył natomiast, że podstawowym błędem firm zainteresowanych chmurą, w której specjalizuje się Asseco Cloud, jest założenie, że stanie się ona podstawowym elementem obniżającym koszty działania przedsiębiorstw.

- Jestem zwolennikiem metody, w myśl której na organizację patrzy się holistycznie. Bez zmiany narzędzi IT, jakimi operuje, nie będzie w pełni czerpać z możliwości technologii chmurowych. Z drugiej strony, bez chmury zdolność organizacji do tworzenia innowacyjnych rozwiązań jest bardzo mała. I tak koło się zamyka. Transformacja musi być więc przemyślanym procesem, obejmującym wiele aspektów działania biznesu. Tylko wówczas jej wpływ na całą organizację będzie pozytywny i efektywny – dodał Marcin Lebiecki.

O potrzebie wdrażania chmury, popularyzacji technologii i płynących z niej korzyściach w Polsce od lat wiele się mówi. Wciąż jednak mamy stosunkowo mało wdrożeń.

- Cyfryzacja procesów jest podstawą szybkiego reagowania w sytuacji nagłych zmian rynkowych. A w najbliższych miesiącach możemy już zacząć mierzyć się z kryzysem gospodarczym, kolejna zima może być trudna pod względem utrzymania procesów produkcyjnych czy zachowania ciągłości modeli biznesowych. Technologie cyfrowe pozwalają zarządzać procesami na bieżąco, także tymi, które wcześniej były sztywno planowane. Organizacjom pozwalają ponadto zaadaptować się do zmian w otoczeniu, jak również utrzymać dotychczasową pozycję na rynku lub wygrać z konkurencją, która nie włączy się do wyścigu cyfrowej transformacji – zauważył Karol Okoński.

- W Polsce mamy specyficzne podejście do zmiany i transformacji – impuls do działania musi być bardzo silny, inaczej niechętnie ruszamy do przodu. Zamiast przedłużać wstępne analizy korzyści i potencjału wdrożeń, lepiej jest po prostu rozpocząć proces implementacji technologii. Transformacja cyfrowa organizacji to systematyczne, długotrwałe przemiany, a nie jednorazowy projekt z wyznaczonym terminem realizacji – podkreślił Marcin Lebiecki.

Firma działająca w chmurze

Karol Okoński, dyrektor w zespole cyberbezpieczeństwa PwC, zauważył, że współczynnik wdrożeń chmury w przedsiębiorstwach jest w Polsce bardzo niski w porównaniu zwłaszcza z krajami Europy Zachodniej.

- Zgadzam się ze stwierdzeniem, że proces analizy przedwdrożeniowej w krajowych przedsiębiorstwach jest niepotrzebnie wydłużany. Postawę zachowawczą przyjmują zwłaszcza duże przedsiębiorstwa – powiedział Karol Okoński.

- Asseco jest jednym z największych dostawców aplikacji w Europie, tworzymy je na potrzeby dużych odbiorców, zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego. Nasze doświadczenia w pracy z klientami pokazują, że tzw. stos technologiczny [części lub całości oprogramowania używanego w organizacji – przyp. red.], którego nie da się zmienić z dnia na dzień, zwłaszcza gdy dotychczas stosowane rozwiązania nie są dostosowane do chmury, hamuje decyzje o transformacji – powiedział Marcin Lebiecki. Jego zdaniem, najbardziej przyjaznym modelem wdrażania chmury w firmach jest Software as a Service, w którym aplikacja jest usługą działającą z chmurą w tle. W Polsce dostawcy już zrozumieli, że chmury nie sprzedaje się jako technologii, ale jako element gotowych rozwiązań – voice botów, systemów bazujących na sztucznej inteligencji, big data itp.

- Celem cyfrowej transformacji w Śnieżce było m.in. uporządkowanie procesu obsługi klientów, chcieliśmy wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom. Pracę rozpoczęliśmy od analizy tzw. customer journey [poznanie ścieżki, jaką przechodzi klient w kontakcie z organizacją lub produktem, i związanych z tym doświadczeń – przyp. red.]. Przeprowadzenie ankiety wśród uczestników procesu sprzedażowego dało nam wykaz punktów, na których powinniśmy się skoncentrować, planując wdrażanie nowych rozwiązań cyfrowych. Oczywiście zostały one zestawione z naszymi celami biznesowymi. Z moich obserwacji wynika, że w transformacji sprawdza się ponadto modna obecnie filozofia agile – pozwala budować systemy informatyczne z uwzględnieniem reakcji użytkowników na każdy nowy element. Chmura jest tu niezwykle pomocna, bo uelastycznia działania związane z wdrażaniem i rozwojem technologii – zaznaczył Marek Niziołek.

Prelegenci zgodnie przyznali, że wizja transformacji i jej wpływu na organizację powinna znajdować źródło w zarządzie, a nie wypływać wyłącznie z działu IT. Planowanie działań jest wówczas bardziej kompleksowe i dostosowane do strategii rozwoju biznesu.

Zarządzanie w oparciu do dane

Cyfrowa transformacja pozwala firmom skuteczniej gromadzić i przetwarzać dane, a na ich bazie efektywnie zarządzać organizacją i rozwijać biznes. Zbiory danych powinny jednak być tak konstruowane i obrazowane, aby rozumieć je i z nich korzystać mogli nie tylko informatycy, ale również osoby nieposiadające zaawansowanej wiedzy z zakresu IT.

- Używając big data do analizy i sterowania energochłonnymi procesami w obrębie różnych obiektów, jesteśmy w stanie uzyskać oszczędności na poziomie kilkunastu, a czasem nawet kilkudziesięciu procent. Takie wyniki uzyskujemy agregując dane z różnych systemów, nie zawsze nawet w pełni cyfrowych. Niestety w organizacjach nadal wiele systemów IT nie jest ze sobą ściśle zintegrowanych. W obszarze zarządzania energią wygrają natomiast te firmy, zarówno duże, jak i małe przedsiębiorstwa, które analizę big data mają wpisaną w podstawowy pakiet narzędzi codziennej pracy – podkreślił Grzegorz Nowaczewski.

- Presja rynkowa wzmacnia rozwój procesów cyfrowych w firmach. Gdy wybuchła pandemia, przedsiębiorstwa były skoncentrowane na reorganizacji pracy, wsparciu modeli zdalnego funkcjonowania. Obecnie, w czasie kryzysu energetycznego, na pierwszy plan wysuwają się projekty związane z zarządzaniem energią. W takim rozumieniu, wzrost cen energii wymusi pozytywne zmiany i wpłynie na większą implementację innowacyjnych rozwiązań – dodał Marcin Lebiecki.

Grzegorz Nowaczewski podczas debaty podkreślił, że obecnie zużycie energii ma nawet dwucyfrowy udział w strukturze kosztów firm. Szybkie wypracowanie oszczędności w tym obszarze jest więc palącą potrzebą wielu organizacji.

- Jednak samo wdrożenie cyfrowych narzędzi nie wystarczy, konieczne jest jeszcze przeprowadzenie modernizacji obiektów. Najlepsze efekty przyniesie natomiast integracja działań cyfryzacyjnych i modernizacyjnych. Nie można zaś oczekiwać, że tego rodzaju inwestycje zwrócą są natychmiastowo - podkreślił prezes Virtual Power Plant.

- Jako szef IT w Śnieżce odpowiadam nie tylko za wdrażanie nowych narzędzi i kontrolę ich działania, ale również za optymalizację związanych z nimi kosztów. Z naszych wyliczeń przeprowadzonych po transformacji wynika, że stosowanie rozwiązań chmurowych wpływa na zmniejszenie kosztów utrzymania infrastruktury IT. Uważam jednak, że – z wielu innych powodów – bardziej korzystne dla firmy jest bazowanie po części na chmurze zewnętrznych dostawców, po części na własnych data centers i rozwiązaniach lokalnych – podkreślił Marek Niziołek.

Istotne jest cyberbezpieczeństwo

W dobie wszechobecnej cyfryzacji na pierwszy plan wysuwa się bezpieczeństwo danych, informacji, infrastruktury itp. To podstawa w utrzymaniu ciągłości działania firmy i budowaniu zaufania u klientów.

- Jeszcze kilka lat temu głównym zagrożeniem dla infrastruktury IT było zainfekowanie systemów złośliwym oprogramowaniem. Dzisiaj cyberataki mają bardziej złożoną strukturę. Pracując z klientami, podkreślamy wagę cyberbezpieczeństwa. A każda technologia ma słabe punkty i trzeba mieć tego świadomość – podkreślił Marcin Lebiecki. Dodał, że nie sztuką jest wdrożyć nowy system cyberochrony, konieczne jest jeszcze umiejętne przewidywanie, zarządzanie ryzykiem i reagowanie na incydenty. Samo oprogramowanie, bez wypracowanych wewnątrz firmy modeli reagowania na ataki hakerskie, traci swój potencjał.

Marek Niziołek zwrócił natomiast uwagę na fakt, że angażowanie w proces cyfrowej transformacji klientów firmy czy finalnych użytkowników konkretnych rozwiązań stwarza przestrzeń do edukowania ich w zakresie cyberbezpieczeństwa. Wiedza pozyskana przez użytkowników na płaszczyźnie biznesowej czy konsumenckiej będzie przez nich wykorzystywana również prywatnie.

- PwC rokrocznie przeprowadza globalną ankietę Digital Trust Insight wśród ponad 3,5 tys. osób w kontekście bezpieczeństwa cyfrowego. Wyniki ostatniej wskazały, że np. punkt widzenia i priorytety zmieniają się w zależności od tego, czy ankietowani w przeszłości zostali dotknięci incydentem cybernetycznym czy nie. Ci co padli ofiarą incydentu, twierdzili że priorytet należy nadać zadaniom prowadzącym do uproszczenia stosu technologicznego, bo zbyt duża liczba rozwiązań oraz dostawców utrudnia diagnozę i reagowanie na cyberatak. Jednocześnie podkreślali też konieczność redukcji długu technologicznego i zwiększenia zasobów w zespole Cyberbezpieczeństwa. Pozostali priorytet nadawali budowaniu świadomości i bardziej strategicznemu myśleniu o cyberbezpieczeństwie w organizacji – podkreślił Karol Okoński.

Przyznał, że często dopiero doświadczenie ataku cybernetycznego na organizację powoduje, że jej przedstawiciele zaczynają analizować, czy rozwiązania, jakimi dysponują, są skuteczne i dobrze zintegrowane z pozostałymi systemami IT.