Każdy z nas traci średnio trzy godzinny dziennie na nicnierobieniu — wynika z badania, które przeprowadził kiedyś brytyjski tygodnik „Sunday Times”. Marnowanie czasu polega na tym, że odkładamy różne ważne sprawy na później.
— Do prokrastynacji podchodzimy z humorem: co masz zrobić dziś, zrób pojutrze, a będziesz mieć dwa dni wolnego. Konsekwencje tego zjawiska są jednak bardzo poważne. Notorycznie przekraczamy terminy, więc narażamy się swoim szefom, tracimy zaufanie klientów, niszczymy swoją reputację pracownika sumiennego, słownego i punktualnego — wskazuje Julia Kołodko, ekonomistka behawioralna. Jak skończyć ze szkodliwym nawykiem? W przypadku zwłoki można mieć pewność, że zadanie jest nudne, irytujące, trudne, chaotyczne, nieprzynoszące osobistych korzyści lub niedające satysfakcji — pisze w książce „Projekt: produktywność” Chris Bailey, ekspert ds. efektywności pracy.
Tylko zmiana charakteru czynności sprawi, że pokonamy swoją niechęć. Autor odczuwa awersję do rozliczania się ze skarbówką. Oto jego sposób na pokonanie irytacji i nudy, które wiążą się z tym obowiązkiem. Amerykanin zabiera z sobą papierki do ulubionej kawiarni i wypełnia je przy czymś dobrym do picia, mogąc popatrzeć na ludzi. W swoim telefonie ustawia zaś minutnik na pół godziny, by ograniczyć czas zajmowania się podatkami.
— Podobną metodę stosuję, gdy muszę stworzyć raport. Daję sobie na to nie więcej niż trzy kwadranse, bo łatwiej znieść stosunkowo krótki dyskomfort. Wiem też, jak zniwelować negatywne emocje. Włączam sobie ulubioną muzykę, delektuję się pysznym, orzeźwiającym napojem. I nawet nie zauważam, kiedy moje pisanie dobiega końca — uśmiecha się Adam Bodziak, specjalista ds. PR.
Weź się w garść
Zapewnić sobie przyjemne bodźce i dozować wysiłek — to jest niezwykle ważne, a jednak nie wystarczy, gdy stajemy przed naprawdę trudnym zadaniem. Dlatego Chris Bailey rozlicza podatki w porze biologicznego optimum organizmu. Adam Bodziak natomiast dzieli skomplikowane i rozległe przedsięwzięcia na części.
— Robię sobie półgodzinne sesje, po których następują 5-minutowe przerwy. Równoważenie trudu odpoczynkiem pozwala mi utrzymać koncentrację, energię i motywację na najwyższym poziomie. Dzięki ustaleniu tempa pracy odpowiadającego mojej formie w danym dniu znika poczucie przytłoczenia, chaosu, a pojawia się spokój — tłumaczy PR-owiec.
A jeśli w zadaniu nie widzimy osobistych korzyści?
— Te korzyści są, ale ujrzymy je dopiero w przyszłości: gdy na nasze konto wpłynie pensja lub zdobędziemy tytuł Pracownika Miesiąca. Tymczasem dzisiaj w oczy rzucają się głównie koszty: czas, który musimy zainwestować w projekt, oraz różne uciążliwości i wyrzeczenia, jak cierpliwe znoszenie wiecznie nadąsanego klienta — wyjaśnia Julia Kołodko.
Dlaczego mając wybór między dzisiejszym siedzeniem w mediach społecznościowych (zamiast w tabelach Excela) a możliwością otrzymania awansu za 10 lat, zazwyczaj wybieramy to pierwsze?
— Gdyby człowiek był racjonalny, przeprowadziłby rzetelną analizę kosztów i korzyści i stwierdził, że jednak warto teraz odmówić sobie przyjemności, aby pewnego dnia usiąść w fotelu prezesa. Tak jednak nie jest — zwraca uwagę ekonomistka behawioralna.
„Jeśli spodziewam się zwrotu podatku, zastanawiam się nad kwotą, jaką mogę odzyskać, i robię listę ważnych dla mnie spraw, na które wydam te pieniądze” — ujawnia Chris Bailey.
Ale on najwyraźniej jest wyjątkiem. Jak podkreśla Julia Kołodko, większość z nas bardziej ceni teraźniejszość niż przyszłość. Dopóki to się nie zmieni, będziemy ofiarami prokrastynacji. Ostatnim wyzwalaczem odwlekania jest brak satysfakcji. Autor książki „Projekt: produktywność” radzi sobie z tym w prosty sposób: za każdy kwadrans spędzony nad formularzami podatkowymi odkłada sobie 2,5 dolara na drobne przyjemności. Z kolei nagrodą dla Sebastiana Nejfelda, zarządzającego w agencji Click 4 Advantage, jest możliwość rozwoju.
— W obowiązkach, które mi nie leżą, staram się dostrzec coś pozytywnego. Mam nadzieję, że dzięki nim czegoś się nauczę, poszerzę swoje horyzonty intelektualne albo poznam interesujących ludzi. Takie nastawienie chroni mnie przed zniechęceniem, niemocą i narzekaniem — mówi Sebastian Nejfeld.
W samodyscyplinie utrzymuje go jeszcze coś: odpowiedzialność. Ta zaś każe mu niekiedy ignorować emocje, nastroje i uprzedzenia.
— Nie mogę zawieść współpracowników i klientów, więc choćby skręcało mnie od środka, zakasuję rękawy i robię to, do czego się zobowiązałem. Na tym polega dojrzałość. Często gdy tylko człowiek zacznie, wewnętrzny opór znika — informuje szef Click 4 Advantage.
Zwlekaj produktywnie
Czy jest szansa na całkowite wyeliminowanie prokrastynacji? Nie — odpowiada Chris Bailey, według którego nawet najbardziej zdyscyplinowani ludzie raz po raz nie będą mieli ochoty czegoś zrobić. Dobra wiadomość brzmi: da się zwlekać produktywnie. Amerykański ekspert czasami odkłada czytanie trudnych prac naukowych. Sporządził jednak listę rzeczy na czas przestoju obejmującą takie pozycje, jak odpisywanie na mejle, porządkowanie folderów na dysku twardym komputera i analizowanie wydatków związanych z jego biznesem. „Moim zdaniem warto dać sobie do wyboru tylko dwa zadania: to, które masz ochotę odłożyć na później, oraz drugie, którego realizacja również się opłaci”.
A jeśli — mimo zastosowania sprytnych trików — nasz praca nie staje się ani trochę bardziej pociągająca? Chris Bailey nie ma wątpliwości: to sygnał, że robimy coś sprzecznego z naszą osobowością, naturą, systemem wartości — i powinniśmy zająć się czymś innym.
Sprawdź program "VII Kongresu HR Summit" 16-17 września 2020, Warszawa >>