Wkrótce wszystkie firmy w Polsce czeka historyczna reforma systemu podatku VAT. Chodzi o Krajowy System e-Faktur (KSeF), który początkowo miał ruszyć od początku przyszłego roku, jednak rząd postanowił przełożyć jego start na 1 lipca 2024 r. Wydaje się, że czasu jest jeszcze sporo, lecz to tylko złudzenie. Przedsiębiorcy muszą odpowiednio przygotować swoje systemy do wystawiania i obsług e-faktur, co jest procesem wymagającym czasu. Ponadto przepisy przewidują wiele kar pieniężnych za niestosowanie lub błędne stosowanie systemu. Mimo że sankcje będą obowiązywały od 1 stycznia 2025 r., warto już teraz wiedzieć, kiedy i za co będą grozić oraz na co uważać, aby nie narazić się na ich płacenie.
Obowiązki i zagrożenia
– Przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Dla wielu firm wiązać się to będzie z poważnymi zmianami w procesie płatności, a niedopełnienie obowiązków może się wiązać z karą finansową. Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej co prawda zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w fakturowaniu, jednak całkowicie go nie wyklucza – podkreśla Tomasz Spłuszka, główny inżynier w firmie OpenText, specjalizującej się w oprogramowaniu do zarządzania przedsiębiorstwami.
Dodaje, że w nowym systemie przedsiębiorca nie tylko będzie mógł wystawić fakturę, nadać jej numer czy przesyłać ją innym podmiotom.
– Dokument będzie najpierw dostarczany do KSeF, gdzie zostanie sprawdzony. System zweryfikuje poprawność faktur, datę i godzinę ich wystawienia, a w razie pojawienia się błędów w strukturze logicznej faktury poinformuje o jej odrzuceniu. Wytyczne co do tego, w jaki sposób dokumenty powinny być dostarczane do systemu, są jasno określone. Skutkuje to nałożeniem na podatników obowiązków, a uchybienie im będzie niosło konsekwencje finansowe. Firmy będą musiały przygotować dokument w formacie xml zgodnym ze wzorem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów, dostosować się do nowych norm prawnych oraz przystosować swój system rozliczeniowy do integracji z KSeF – wyjaśnia Tomasz Spłuszka.
Jak więc zabezpieczyć się przed ryzykiem kary finansowej? Jednym z rozwiązań ułatwiających pracę w nowym systemie, zwłaszcza w przypadku dużych firm, które obracają setkami dokumentów, będzie skorzystanie z profesjonalnych rozwiązań IT do automatyzacji fakturowania.
– One nie tylko ułatwią ten proces, ale też dodatkowo ograniczą do minimum ryzyko popełnienia błędu. Niezależnie od wybranego sposobu działania pracownicy nadal będą mieli duży wpływ na dopełnienie obowiązków podatkowych. Pilnowanie terminów płatności czy danych w dokumentach w dużej mierze zależeć będzie od nich. Warto więc odpowiednio ich przygotować, np. zapewniając szkolenia wdrażające w nowy system – zachęca ekspert z OpenText.
Sytuacje awaryjne
Ekspert przypomina, że jednym z podstawowych obowiązków płatnika będzie dostarczenie w wyznaczonym terminie faktur do KSeF. Jeśli firma będzie korzystała z zewnętrznego systemu IT, ale nie prześle do niego dokumentów w odpowiednim terminie, nie trafią one na czas również do Krajowego Systemu e-Faktur. To może skutkować nałożeniem kary finansowej za przekroczenie terminu.
– Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, więc żadna faktura nie będzie mogła być wystawiona poza tym systemem. Za takie działanie również będzie groził mandat od naczelnika urzędu skarbowego Wyjątkiem będą dwie sytuacje – awaria KSeF lub systemu elektronicznego podatnika. W pierwszym przypadku firmy będą mogły wystawić dokument w inny sposób, ale po naprawieniu systemu taka faktura i tak będzie musiała zostać przekazana do KSeF w ciągu 7 dni roboczych, natomiast w drugim - gdy problem dotyczy systemu wewnętrznego przedsiębiorcy - w ciągu jednego dnia roboczego – informuje Tomasz Spłuszka.
Firmy będą musiały dbać również o odpowiedni format przesyłanego pliku.
– W tym przypadku można zabezpieczyć się poprzez zastosowanie odpowiedniego rozwiązania IT, które będzie procesowało faktury zgodnie z udostępnionym wzorem KSeF. W przypadku, gdy podatnik wystawi dokument poza stosowanym przez siebie rozwiązaniem IT lub nie wprowadzi do niego danych, wygenerowane pliki mogą być niezgodnie z wytycznymi, co również naraża firmę na sankcje. Warto mieć na uwadze wszystkie sytuacje powodujące zagrożenie karami i ich unikać – podkreśla ekspert OpenText.
1. Jeżeli podatnik nie wystawi faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wystawi ją niezgodnie z udostępnionym wzorem lub nie prześle jej w terminie do KSeF – naczelnik urzędu skarbowego nałoży na niego karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktury bez wykazanego podatku grozić będzie kara pieniężna do 18,7 proc. wysokości kwoty należności ogółem, widocznej na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
2. Wpływy z kar pieniężnych stanowią dochód budżetu państwa. Trzeba będzie je płacić bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu kary.