Przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) stały się ciałem. Wejdą w życie 1 lipca 2024 r. zaś dla małych i średnich firm nie będących VAT-owcami - 1 stycznia 2025 r. Przedsiębiorcy mają niecały rok na przygotowanie się do elektronicznego przesyłania faktur do tej zbiorczej bazy, prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową. Ma ona służyć fiskusowi do zapobiegania i wychwytywania oszustw podatkowych. Kto nie wypełni obowiązku e-faktury, musi liczyć się z karami. Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w zespole VAT MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, podpowiada, jak ich uniknąć.
Firma musi ratować się sama
– Aby faktura została przyjęta przez KSeF, musi zostać pozytywnie zweryfikowana pod kątem technicznej zgodności jej wystawienia z obowiązującą strukturą oraz w zakresie uprawnień osoby czy firmy wystawiającej fakturę. Zatem jeżeli jeden z dwóch wymienionych warunków nie zostanie spełniony, czyli faktura będzie zawierała błąd techniczny lub osoba bądź firma wystawiająca ją nie będzie miała upoważnienia w tym zakresie w systemie, faktura zostanie odrzucona przez KSeF – stwierdza Janina Fornalik.
Podkreśla, że system nie dokonuje weryfikacji przesłanej faktury z innych punktów widzenia niż techniczna zgodność ze strukturą xml, nie sprawdza kwot pod względem rachunkowym ani nie weryfikuje prawidłowości NIP.
– Przykładem błędów, które mogą spowodować odrzucenie faktury, jest brak wypełnienia obowiązkowych pól - przy czym w niektórych przypadkach wypełnienie takiego pola jest obowiązkowe nawet jeśli dana procedura nie dotyczy transakcji objętej fakturą. Przykładowo dotyczy to pól wskazujących na stosowanie procedury „VAT marża” czy „metoda kasowa”. Jeśli taka procedura nie występuje, wówczas trzeba wypełnić wymagane pole, wskazując „nie” poprzez wybór cyfry 2. Informacja o odrzuceniu faktury zostanie przekazana do podatnika, jednakże bez wskazania przyczyny oraz samego błędu, w wyniku którego dokument nie został przyjęty – zauważa Janina Fornalik.
Co w takiej sytuacji powinien zrobić przedsiębiorca? Jest zobowiązany do samodzielnego zweryfikowania, co jest przyczyną odrzucenia faktury i ponownego jej przygotowania oraz wysłania do systemu.
– W ramach procesu wdrożenia KSeF warto więc zadbać o wprowadzenie odpowiednich procedur, które zapewnią bieżące monitorowanie statusu dokumentów przesłanych do systemu, a w razie odrzucenia - poprawienie błędu i ponowną wysyłkę. Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia faktur wskazane jest, aby narzędzie integrujące systemy firmy z KSeF posiadało funkcjonalność polegającą na weryfikacji tych dokumentów od strony technicznej i wychwytywało takie błędy przed ich wysyłką do systemu centralnego – zaznacza ekspertka z MDDP.
Odrzucenie faktury przez KSeF oznaczać będzie, że nie została ona wystawiona. Może to powodować różne skutki - wiele zależy od wybranego sposobu wysyłki.
– Dostępne są dwie metody, tj. wysyłka interaktywna, w ramach której przesyłane są pojedyncze faktury, oraz wysyłka wsadowa, polegająca na wysyłce paczek faktur. W przypadku wysyłki pojedynczych sprawa jest nieco prostsza, gdyż ich weryfikacja przez KSeF trwa krócej niż weryfikacja paczki, a ponadto w przypadku odrzucenia od razu wiadomo, która faktura zawiera błąd. Natomiast w przypadku wysyłki faktur w paczkach sytuacja się komplikuje, gdyż weryfikacja przez KSeF może wydłużyć się do kilku dni, a ponadto system nie wskaże, która faktura była powodem odrzucenia. Szczególne trudności dotyczące wysyłki wsadowej wynikają z tego, że wystąpienie choćby jednej błędnej faktury w paczce skutkuje odrzuceniem całej paczki – podkreśla Janina Fornalik.
Zwróć uwagę na daty
W takim przypadku przedsiębiorca powinien zweryfikować wszystkie dokumenty znajdujące się w paczce, następnie poprawić błędne i przesłać ponownie całość do KSeF.
– Odrzucenie jednej faktury lub paczki dokumentów może skutkować tym, że podatnik nie wystawi ich w terminie ustawowym lub naruszy regulacje umowne w zakresie ich wystawiania. Co istotne, konieczność ponownego przesłania faktur do KSeF może skutkować wystąpieniem rozbieżności między datą wystawienia wskazaną na dokumencie wygenerowanym w systemie firmy a datą wystawienia zdefiniowaną w przepisach jako data przesłania. W takiej sytuacji dla potrzeb ewidencji i raportowania należy wskazywać tę drugą datę – zwraca uwagę Janina Fornalik.
Przepisy o KSeF przewidują wprawdzie brak konieczności ponownego przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej na złote, ale jedynie wówczas, gdy data przesłania faktury do systemu przypada następnego dnia po dacie wystawienia wskazanej na dokumencie.
– Jeśli przyjęcie przez system faktury nastąpi w terminie późniejszym, wówczas zastosowany kurs będzie nieprawidłowy i taki dokument powinien zostać skorygowany. Niezmiernie istotne jest, aby należycie zweryfikować poprawność faktur przed ich wysyłką do KSeF. Najlepiej byłoby, gdyby system firmy posiadał taką funkcjonalność, co pozwoliłoby ograniczyć ryzyko wystąpienia błędów skutkujących odrzuceniem dokumentów – podkreśla ekspertka.
Nawet tyle e-faktur, według resortu finansów, ma trafiać dziennie do KSeF.