Przedsiębiorcy, którzy realizują projekty z dofinansowaniem unijnym, muszą przestrzegać wielu wytycznych i regulacji. Celem tych przepisów jest zapewnienie transparentności w korzystaniu z dotacji. Jednak spełnienie procedur zakupowych dla wielu beneficjentów jest sporym wyzwaniem.
– Rygorystyczne wymagania i skomplikowane przepisy dotyczące wspomnianych procedur sprawiają, że przedsiębiorcy popełniają błędy – mówi Katarzyna Balkowska, starszy specjalista ds. rozliczeń w Crido.
Opis przedmiotu zamówienia
Ekspertka zwraca uwagę, że odbiorcy dotacji np. niewłaściwie lub zbyt ogólnie określają, co jest przedmiotem zamówienia.
– Powinien on być dokładnie opisany. W przeciwnym razie oferenci mogą dostarczyć produkty lub usługi niezgodne z oczekiwaniami beneficjentów. Poza tym zapisy zapytania nie mogą odstraszać od złożenia oferty. Nieprecyzyjne opisanie przedmiotu zamówienia może prowadzić do sporów z jego wykonawcą i skończyć się źle dla zamawiającego. Grozi mu wówczas naliczenie korekty finansowej – wyjaśnia Katarzyna Balkowska.
Co istotne, jeżeli opis w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji jego warunków jest niedokładny, wówczas za taką nieprawidłowość przedsiębiorca zapłaci 10 proc. wartości wspomnianego zamówienia.
Warto zwrócić uwagę także na konieczność odpowiedniego upublicznienia zapytania ofertowego. Chodzi o sytuacje, w których szacunkowa wartość zamówienia wynosi powyżej 50 tys. zł. Powinno być ono realizowane zgodnie z ustawą o finansach publicznych lub z zasadą konkurencyjności, jeśli beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania prawa zamówień publicznych.
Jednym z częstych potknięć beneficjentów jest również niewłaściwe oszacowanie wartości zamówienia.
– Jeśli przedsiębiorca ją zaniży i nie ogłosi postępowania zgodnie z przepisami, musi liczyć się z naliczeniem korekty finansowej. Wyniesie ona 100 proc. wartości zamówienia – przestrzega Katarzyna Balkowska.
Innym problemem są niejasne lub dyskryminujące kryteria oceny ofert. Wówczas – jak tłumaczy ekspertka – proces wyboru wykonawcy staje się nietransparentny.
– Kryteria oceny ofert powinny być ściśle związane z przedmiotem zamówienia i jasno sformułowane - mają one zapewniać możliwość zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Wagi poszczególnych kryteriów muszą być określone w taki sposób, aby umożliwiały wybór najkorzystniejszej oferty. Oprócz kryterium cenowego można stosować również jakościowe – zaznacza Katarzyna Balkowska.
Terminy składania ofert
Co ważne, jeżeli w zapytaniu ofertowym będą opublikowane kryteria oceny ofert oraz ich wagi, przedsiębiorca musi liczyć się z korektą w wysokości 25 proc. wartości zamówienia.
Ekspertka zwraca uwagę również na terminy składania ofert. Zależą one od rodzaju zamówienia i wysokości jego szacunkowej wartości. Przestrzega też przed wprowadzaniem niedozwolonych modyfikacji w umowie o udzielenie zamówienia. Za nie również są naliczane kary finansowe.