Papierowe dokumenty odchodzą do lamusa. Jak przyspieszyć wdrożenie cyfrowego biura?
Akta osobowe, książki meldunkowe, poświadczenia o zatrudnieniu, a także informacje siedmiu publicznych zakładów opieki zdrowotnej – to wszystko znajdowało się w Archiwum Urzędu Miasta Krakowa, w którym na początku lutego wybuchł pożar. Większość z 20 tys. metrów bieżących dokumentacji strawił ogień. Szkoda, że nie zostały wcześniej zdigitalizowane.
Dlaczego niektóre instytucje administracji publicznej, ale także firmy, zwłaszcza te mniejsze, polegają głównie lub tylko na papierowych archiwach?
– Tłumaczenia są różne: brak odpowiednich urządzeń, kompetencji i budżetu, niedocenianie zagrożeń, zwykłe zapomnienie, inne priorytety biznesowe. Czasem problemem jest głęboko zakorzenione przekonanie, że tylko papier ma moc prawną – mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.
Kiedyś RODO, dziś pandemia
Co oprócz lęku przed takimi zdarzeniami, jak pożar, zalanie i kradzież, składania przedsiębiorstwa do digitalizowania dokumentów?
Impuls do odpowiednich wdrożeń dało unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zaczęło obowiązywać w maju 2018 r. Ostatnio natomiast najważniejszym stymulatorem jest pandemia, a konkretnie praca zdalna. Dla 55 proc. zatrudnionych największym wyzwaniem na home office były czynności technologiczne – wynika z badań Gartnera. Odcięcie od biura nie przeszkadzało tym menedżerom i specjalistom, którzy mieli wgląd do potrzebnych umów, faktur, rachunków, podań, wniosków czy raportów w wersji online.
– Pandemia przekonała nieprzekonanych, co uwidoczniło się w dużym popycie na digitalizację, szczególnie w drugim kwartale ubiegłego roku. Dzięki temu procesowi firmy mogą korzystać z dokumentów na odległość i symultanicznie – zwraca uwagę Marcin Mandryk, kierownik wykonawczy Iron Mountain Polska.
A Michał Czeredys zapewnia, że automatyzacja obiegu dokumentów to inwestycja, która szybko się zwróci.
– Nie dość, że ręczna weryfikacja papierowych dokumentów jest trudna i czasochłonna, to jeszcze niesie z sobą ryzyko popełnienia wielu błędów. Według szacunków jedna osoba może efektywnie opracować 200 faktur na dobę. Technologie są w tym znacznie lepsze od ludzi – podkreśla szef Arcusa.
Z partnerem raźniej
Wdrażanie cyfrowych biur nabiera rozpędu, ale wraz z pośpiechem pojawia się chaos. Według badań EY Digital Investment Index 79 proc. przedsiębiorców uznaje, że ich działania digitalizacyjne zatrzymują się na początkowym etapie. Rozwiązaniem może być outsourcing IT obejmujący dużo więcej pozycji niż dzierżawa urządzeń.
– Renomowani dostawcy oferują profesjonalne doradztwo. Ale nie tylko. Odpowiadają też za instalację sprzętu, jego serwis, naprawy. A wszystko to w modelu usługowym, czyli w ramach abonamentu. Użytkownik może całą energię skierować na swój podstawowy biznes, technologie powierzając swoim zewnętrznym partnerom – zachwala Michał Czeredys.
Najlepiej radzą sobie biura, które walkę z rozbuchaną papierologią rozpoczęły jeszcze przed pierwszym zamrożeniem gospodarki. Ale na zmianę nigdy nie jest za późno.
