Kto nie skanuje, niech żałuje

opublikowano: 28-03-2021, 20:00

Papierowe dokumenty odchodzą do lamusa. Jak przyspieszyć wdrożenie cyfrowego biura?

Akta osobowe, książki meldunkowe, poświadczenia o zatrudnieniu, a także informacje siedmiu publicznych zakładów opieki zdrowotnej – to wszystko znajdowało się w Archiwum Urzędu Miasta Krakowa, w którym na początku lutego wybuchł pożar. Większość z 20 tys. metrów bieżących dokumentacji strawił ogień. Szkoda, że nie zostały wcześniej zdigitalizowane.

Po co:
Po co:
Sam dokument dzisiaj nie jest potrzebny, liczą się informacje, które są w nim zawarte. Na tym polega sens digitalizacji.
Kadarjan_Roman

Dlaczego niektóre instytucje administracji publicznej, ale także firmy, zwłaszcza te mniejsze, polegają głównie lub tylko na papierowych archiwach?

– Tłumaczenia są różne: brak odpowiednich urządzeń, kompetencji i budżetu, niedocenianie zagrożeń, zwykłe zapomnienie, inne priorytety biznesowe. Czasem problemem jest głęboko zakorzenione przekonanie, że tylko papier ma moc prawną – mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.

Kiedyś RODO, dziś pandemia

Co oprócz lęku przed takimi zdarzeniami, jak pożar, zalanie i kradzież, składania przedsiębiorstwa do digitalizowania dokumentów? Impuls do odpowiednich wdrożeń dało unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zaczęło obowiązywać w maju 2018 r. Ostatnio natomiast najważniejszym stymulatorem jest pandemia, a konkretnie praca zdalna. Dla 55 proc. zatrudnionych największym wyzwaniem na home office były czynności technologiczne – wynika z badań Gartnera. Odcięcie od biura nie przeszkadzało tym menedżerom i specjalistom, którzy mieli wgląd do potrzebnych umów, faktur, rachunków, podań, wniosków czy raportów w wersji online.

Stać cię na więcej
Newsletter autorski Mirosława Konkela
ZAPISZ MNIE
×
Stać cię na więcej
autor: Mirosław Konkel
Wysyłany raz w tygodniu
Mirosław Konkel
Jesteś lepszy, niż ci się wydaje, ale nie tak dobry, jak mógłbyś być. Zapisz się na newsletter - znajdź inspiracje i odpowiedzi na ważne pytania.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

– Pandemia przekonała nieprzekonanych, co uwidoczniło się w dużym popycie na digitalizację, szczególnie w drugim kwartale ubiegłego roku. Dzięki temu procesowi firmy mogą korzystać z dokumentów na odległość i symultanicznie – zwraca uwagę Marcin Mandryk, kierownik wykonawczy Iron Mountain Polska.

A Michał Czeredys zapewnia, że automatyzacja obiegu dokumentów to inwestycja, która szybko się zwróci.

– Nie dość, że ręczna weryfikacja papierowych dokumentów jest trudna i czasochłonna, to jeszcze niesie z sobą ryzyko popełnienia wielu błędów. Według szacunków jedna osoba może efektywnie opracować 200 faktur na dobę. Technologie są w tym znacznie lepsze od ludzi – podkreśla szef Arcusa.

Z partnerem raźniej

Wdrażanie cyfrowych biur nabiera rozpędu, ale wraz z pośpiechem pojawia się chaos. Według badań EY Digital Investment Index 79 proc. przedsiębiorców uznaje, że ich działania digitalizacyjne zatrzymują się na początkowym etapie. Rozwiązaniem może być outsourcing IT obejmujący dużo więcej pozycji niż dzierżawa urządzeń.

– Renomowani dostawcy oferują profesjonalne doradztwo. Ale nie tylko. Odpowiadają też za instalację sprzętu, jego serwis, naprawy. A wszystko to w modelu usługowym, czyli w ramach abonamentu. Użytkownik może całą energię skierować na swój podstawowy biznes, technologie powierzając swoim zewnętrznym partnerom – zachwala Michał Czeredys.

Najlepiej radzą sobie biura, które walkę z rozbuchaną papierologią rozpoczęły jeszcze przed pierwszym zamrożeniem gospodarki. Ale na zmianę nigdy nie jest za późno.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane