W ostatnich dniach w życie weszło rozporządzenie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Na dostosowanie się do wymagań przewidzianych w nowych przepisach szefowie firm mają sześć miesięcy.
– Rozporządzenie wprowadza sporo istotnych zmian dla pracowników i pracodawców. Dotyczą one zasad przestrzegania przepisów BHP związanych m.in. z monitorami ekranowymi i obowiązkiem zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących ich wzrok – mówi Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny w agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.
Oprogramowanie z interfesjem
Regulacja zmienia także definicję stanowiska pracy.
– Od teraz jest to przestrzeń wyposażona w monitor ekranowy, klawiaturę, mysz lub inne urządzenia wejściowe, a także w oprogramowanie z interfejsem dla użytkownika, krzesłem i stołem. W grę mogą wchodzić również stacja dysków, drukarka, skaner, uchwyt na dokumenty i podnóżek – wylicza Dominika Domiańska-Drzazga.
Sporo pracodawców będzie musiało zainwestować w dodatkowe wyposażenie dla pracowników. Zgodnie z rozporządzeniem szef firmy zdecyduje, jaki sprzęt kupi podwładnemu.
– Jeżeli pracodawca przydzieli pracownikowi podstawkę lub monitor, nie musi uwzględniać jego wniosków o zapewnienie mu innego sprzętu niż ten już otrzymany. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku podnóżka i uchwytu na dokumenty. W tym przypadku szef ma obowiązek na życzenie pracownika wyposażyć go w sprzęt posiadający regulację ustawienia, np. wysokości i pochylenia – tłumaczy radca prawny.
Łukasz Wawrzyniak, ekspert ds. bezpieczeństwa pracy w firmie doradczej W&W Consulting, zauważa, że nowe przepisy znoszą wymogi związane z kątem nachylenia i obrotów monitora.
– Obowiązują ogólne wytyczne dotyczące pochylenia ekranu. Chodzi o to, aby nie wymuszało ono nieergonomicznych ruchów głowy i szyi pracownika – wyjaśnia Łukasz Wawrzyniak.
Uwaga na czas pracy
Nowe rozporządzenie reguluje też kwestie związane ze stosowaniem przez pracowników systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru jej czasu.
– Takie miejsce powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu w taki sposób, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Wymagana jest również dodatkowa klawiatura i mysz – wyjaśnia Dominika Domiańska-Drzazga.
Warto zaznaczyć, że jeżeli czas pracy przy urządzeniu jest krótszy od wyżej wspomnianego, wówczas pracodawcy nie muszą spełniać wymogów rozporządzenia. Dotyczy to m.in. stanowisk pracy związanych ze sprzedażą produktów. Wówczas wykonywanie obowiązków służbowych przy komputerze przenośnym lub na sklepowym tablecie powinno trwać od dwóch do trzech godzin dziennie. Zatrudnieni najczęściej przeznaczają ten czas na weryfikację zamówień lub rozliczenie kosztów biznesowych.
Nowe przepisy dotyczą również stanowisk pracy zdalnej.
– Jeżeli podwładny korzysta z własnego monitora - zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie o pracę - to według Kodeksu pracy należy uwzględnić ten fakt w ramach wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu wykonywania obowiązków służbowych w formule online – zauważa Dominika Domiańska-Drzazga.
Zgodnie z nowymi wytycznymi krzesła użytkowane przez pracowników muszą posiadać regulowane podłokietniki. Wcześniejsza wersja rozporządzenia nie przewidywała takiego wymogu. Ponadto pracodawca ma obowiązek zapewnić zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną.
– Dotychczas szef musiał zapewnić podwładnemu okulary korygujące wzrok, jeżeli wyniki badań okulistycznych wykazały potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze wspomnianego sprzętu. Według nowych przepisów wymaganie to dotyczy również szkieł kontaktowych. Przepisy nie określają jednak kwoty dofinansowania ich zakupu. Będzie ona zależeć od regulaminu obowiązującego w danym zakładzie pracy – tłumaczy Marta Tomaszewska, ekspertka Koalicji Bezpieczni w Pracy (KBwP).
Zdaniem Dominiki Domiańskiej-Drzazgi, wątpliwości budzi to, kto w praktyce będzie decydował o tym, czy pracownik ma prawo do okularów czy szkieł kontaktowych.
– Z pewnością w pierwszej kolejności będzie o tym rozstrzygał lekarz. Jeżeli stwierdzi, że szkła kontaktowe nie są niezbędne, natomiast wskaże konieczność zapewnienia przez firmę okularów, to decyzja o dofinansowaniu szkieł będzie należała do pracodawcy – podkreśla radca prawny.
Ocena ryzyka zawodowego
Eksperci zwracają uwagę również na to, że przedsiębiorcy muszą zaktualizować informacje m.in. o warunkach wykonywania pracy zdalnej, a także oświadczenia podwładnych o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego.
– Niewątpliwie nowe rozporządzenie uwzględnia wiele zmian, na które czekali zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Pojawia się jednak sporo pytań, na które szefowie firm w najbliższych miesiącach będą musieli znaleźć odpowiedzi. Wśród nich jest m.in. takie, co należy zrobić, kiedy podwładny pracuje zdalnie i odmawia przyjęcia monitora lub podstawki, bo już ma swój sprzęt. Inny przykład: wspomniany pracownik oczekuje zwrotu kosztów zarówno za okulary, jak i szkła kontaktowe, bo wykonując obowiązki służbowe korzysta z nich naprzemiennie – podkreśla Marta Tomaszewska.
Zwraca uwagę, że rozporządzenie jest odpowiedzią m.in. na rosnącą rolę pracy zdalnej w firmach, a jego celem jest poprawa warunków wykonywania obowiązków służbowych przy monitorach ekranowych. Zaleca, aby pracodawcy zwrócili szczególną uwagę na kwestie związane z interpretacją i wdrażaniem nowych przepisów.
Warto podkreślić, że w przypadku stanowisk pracy utworzonych po 17 listopada pracodawców nie obowiązuje tzw. termin przejściowy (wynoszący sześć miesięcy) na dostosowanie się do nowych wymogów prawnych.