Pracodawcy powinni wystąpić do ministra finansów z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, w której zostanie precyzyjnie określony mechanizm dostarczania pracownikom PIT-11 oraz PIT-40 w formie elektronicznej — radzą eksperci Grant Thornton. Taka możliwość nie wynika bowiem wprost z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT), a dotychczasowe interpretacje resortu w tej sprawie nie są jednolite.
Kiedyś nie zezwalał na taki sposób przekazywania wspomnianych formularzy, ostatnio się do tego przychyla. Płatnicy mają obowiązek przekazać do końca lutego zarówno PIT-11, czyli informację o dochodach pracownika oraz pobranych zaliczkach podatkowych, jak i PIT-40, który jest rocznym rozliczeniem podatku, dokonywanym przez płatnika w imieniu pracownika.
Eksperci Grant Thornton wskazują, że według korzystnego stanowiska ministra finansów, doręczenie PIT-11 i PIT-40 może nastąpić nie tylko bezpośrednio w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastaniesię adresata, czy drogą pocztową, ale również w formie elektronicznej, po spełnieniu wymaganych warunków, przy zachowaniu określonych w przepisach wzorów PIT-11 i PIT-40 oraz jeśli będą zawierały podpis (tradycyjny lub elektroniczny). Konieczny jest również dowód, że PIT trafiły do adresatów. Może to być np. potwierdzenie transmisji danych lub wygenerowany przez odpowiedni system raport, z którego wynikać będzie, który pracownik, czy i w jakim momencie pobrał PIT-11 lub PIT-40. W ocenie Grant Thornton najistotniejsze jest, aby druki zawierały bezpieczny kwalifikowany podpis elektroniczny.