W jaki sposób szef skontroluje pracę zdalną

Podobnie jak obecnie telepraca, również praca zdalna będzie kontrolowana przez pracodawców. Prawo do weryfikacji jej wykonywania, w warunkach zgodnych z normami BHP oraz zasadami ochrony informacji, wyraźnie zapisano w najnowszym, już konsultowanym projekcie nowelizacji Kodeksu pracy. Jednak w odróżnieniu od telepracy szczegółowe regulacje dotyczące takiej kontroli powinny być ustalane w firmach w porozumieniach ze związkami zawodowymi lub wewnętrznych regulaminach. Jeżeli takie dokumenty nie zostaną wydane, sprawę tę szefowie mają określać w indywidualnym poleceniu pracy zdalnej lub uzgodnić z pracownikiem.

Ministerstwo Rodziny i Pomocy Społecznej (MRiPS), autor projektu, zaznacza, że kontrola pracownika przeprowadzona w miejscu pracy zdalnej będzie ograniczona prawem kontrolowanego do prywatności. Resort przewiduje, że w praktyce oznacza to wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się (jak np. telefon, poczta elektroniczna, chat), ale też przeprowadzenie określonych czynności bezpośrednio tam, gdzie zdalny pracownik realizuje swoje zadania. Będzie to jednak wymagało wcześniejszego porozumienia się z nim w tej sprawie.

Bez zaskoczenia

Zgodnie z projektem praca zdalna ma być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania na odległość. Decyzja o takim trybie pracy może zapaść nie tylko w trakcie zatrudnienia, ale już przy zawieraniu umowy o pracę.

– Projektowana nowelizacja wprowadza ważną zmianę, gdyż obecnie pracodawca nie ma możliwości dokonania bezpośredniej kontroli pracownika wykonującego pracę zdalną. Dysponuje on jedynie pośrednimi środkami kontroli, takimi jak programy raportujące czas i efekty pracy, wideokonferencje, kontakt telefoniczny i mailowy – zwraca uwagę Milena Hęglewicz, radca prawny w kancelarii adwokackiej Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy.

Zauważa zarazem, że prawo do kontroli pracy zdalnej nie oznacza, że pracownik ma być do dyspozycji pracodawcy 24 godziny na dobę. Każdorazowo kontrola taka ma się bowiem odbywać w porozumieniu z zatrudnionym i w godzinach jego pracy.

Autor projektowanych zmian nie wskazuje również, jak często miałaby być przeprowadzana kontrola pracy zdalnej. Może to dać pracodawcy dużą swobodę przy opracowywaniu porozumień czy regulaminów i powodować nadmierną kontrolę pracownika wykonującego pracę zdalną, a w konsekwencji wpływać na jakość jego pracy.

Milena Hęglewicz podkreśla jednak, że pracodawca nie będzie mógł skontrolować pracownika poza godzinami pracy. Przy czym nie musi mieć zgody na przeprowadzenie kontroli. To rodzi pytanie, czy samo wejście do czyjegoś domu można traktować jako naruszenie prywatności pracownika. Projekt dość ogólnie reguluje te kwestie, odsyłając do porozumień i regulaminów opracowywanych przez pracodawcę.

Poznaj program kolejnej edycji kongresu “HR Summit” >>

– Projektodawca wskazuje jedynie wytyczne, którymi należy się kierować. Wylicza, że kontrola nie może być wykonywana bez poszanowania prywatności pracownika i innych osób i nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Ponadto pracodawca będzie zobowiązany dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Takie uregulowanie może budzić wiele niejasności i wątpliwości praktycznych z uwagi na jego ogólny charakter – komentuje radca z kancelarii Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy.

Praktyczne ograniczenia

– Kwestie kontrolowania pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej zawsze będą kontrowersyjne. Skoro będzie ją świadczył w miejscu wskazanym pracodawcy, najczęściej w domu, to kontrolowanie tego miejsca może ingerować w prawo do prywatności i być w rezultacie krępujące i kłopotliwe dla obu stron – mówi Zofia Gałązka, radca prawny.

Przewiduje, że kontrola może sprawiać problemy natury technicznej, szczególnie gdy pracownik pracuje w miejscu oddalonym od siedziby pracodawcy kilkaset kilometrów lub nawet w innym państwie. Ponadto może świadczyć pracę zdalną np. z wynajętego biurka w przestrzeni biurowej lub wspólnocie biurowej, do czego ma prawo.

– To oznacza, że świadcząc pracę z tego samego adresu można ją codziennie wykonywać przy innym biurku czy stanowisku. Co wtedy w praktyce będzie kontrolował pracodawca? Czy będzie w stanie sprawdzić warunki, w jakich jego pracownik realizuje swoje obowiązki? – zastanawia się Zofia Gałązka.

Zwraca uwagę, że pracodawca będzie uprawniony do sprawdzenia, czy stanowisko pracy jest ergonomiczne i spełnia wymogi BHP, co prawdopodobnie będzie wiązało się z koniecznością przedstawienia przez pracownika atestów lub kart charakterystyki sprzętu, z którego korzysta.

– Pracodawca powinien bazować na liście kontrolnej dotyczącej wyposażenia stanowiska pracy. Może to ułatwić wyznaczenie zakresu kontroli. Jednak taka inspekcja może opierać się na fikcji stworzonej przez pracownika jedynie na potrzeby kontroli, aby w dniu jej przeprowadzenia pokazać wzorcowe stanowisko, a na co dzień pracować z laptopa rozłożonego na łóżku – zauważa radca.

Zofia Gałązka uważa zarazem, że przepisy dotyczące pracy zdalnej powinny określać sposób świadczenia pracy w tym systemie w dość ogólny sposób, ponieważ ustawodawca nie jest w stanie przewidzieć w Kodeksie pracy wszystkich wariantów tej elastycznej formy zatrudnienia. Rozwój technologii i związane z tym potrzeby pracodawców oraz pracowników zmieniają się – podkreśla – szybciej niż przepisy prawa i zbyt ścisłe regulacje nie będą nadążały za rzeczywistymi zmianami. Dowodzą tego doświadczenia ostatnich kilkunastu miesięcy, świadczące zarazem o wielu korzyściach, jakie zdalny system pracy niesie zarówno dla zatrudnionych, jak i przedsiębiorstw.

Szanse do wykorzystania

– Praca zdalna w zasadzie jest pracą elastyczną, bardzo pożądaną przez pracowników, w szczególności w zawodach, które w istocie wykonywane są na komputerze lub w systemach teleinformatycznych. Daje możliwość skrócenia czasu dojazdu do pracy i tym samym skrócenia całego czasu poświęcanego w związku z pracą – wylicza zalety systemu zdalnego Zofia Gałązka.

Pondto podkreśla, że pracownicy są bardziej wypoczęci, gdyż nie tracą czasu na przemieszczanie się i mają go więcej na życie rodzinne, towarzyskie i rozwijanie zainteresowań czy dodatkową edukację. Co ważne, osoby mieszkające poza dużymi aglomeracjami mają szanse pracować w międzynarodowych strukturach bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych w dużym mieście lub wielogodzinnymi dojazdami do pracy.

Zdaniem Mileny Hęglewicz w zasadzie dopiero czas pokaże, czy pracodawcy będą przeprowadzać bezpośrednią kontrolę pracowników, czy pozostaną przy dotychczasowych metodach. Jej zdaniem od momentu wprowadzenia możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym wzrosło zaufanie w relacjach pomiędzy pracodawcami a pracownikami.

– Trzeba pamiętać, że polecenie pracy zdalnej nie wpływa na obowiązek pracownika wykonywania powierzonych mu zadań sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń służbowych przełożonych, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Praca zdalna powinna być zatem tak samo jakościowo odpowiednia jak stacjonarna – podkreśla przedstawicielka kancelarii Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy.