Według Państwowej Inspekcji Pracy należałoby zastanowić się nad możliwością wprowadzenia w Polsce obowiązku ustalania w wewnętrznych regulaminach firm lub porozumieniach szczegółowych zasad określania wymiaru i rozkładu czasu pracy stacjonarnej i zdalnej. Zdaniem inspekcji jest to jedna z ważniejszych kwestii, która powinna zostać uwzględniona w przygotowywanych przepisach o pracy wykonywanej w trybie zdalnym.
– Czas pracy to jedno z największych wyzwań pracodawców związanych z przechodzeniem na system zdalny. Chodzi nie tylko o zarządzanie podwładnymi, ale także niedostosowanie systemów czasu pracy do nowego modelu. Natomiast pracownicy zwracają uwagę, że ich doba pracownicza niestandardowo się wydłuża – mówi Michał Kibil, starszy partner w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy, komentując wyniki badania „Czas pracy w czasie pandemii – nowe wyzwania, nowe rozwiązania” firmy doradczej Déhora Consultancy Group, którego kancelaria była partnerem.
Zegar chodzi non stop
Autorzy raportu z tego badania zwracają uwagę, że 69 proc. firm stosujących pracę zdalną nie weryfikuje, jak długo zatrudnieni pracują, lecz rozlicza ich z wykonanych zadań. Tylko 14 proc. stwierdza, że zobowiązała pracowników do wysyłania na początku i na końcu dnia pracy maila bądź SMS-a albo wiadomości na komunikatorze.
Doświadczenia z pandemii COVID-19 wpłyną na przyszłe strategie zarządzania czasem pracy, np. przez wybór innego systemu czy zmianę długości okresu rozliczeniowego. Jak mówi Łukasz Chodkowski, dyrektor zarządzający w polskim biurze Déhora Consultancy Group, stało się jasne, że obecnie coraz bardziej rośnie w firmach znaczenie elastycznego działania.
– Skala problemów jest na tyle duża, że trzeba pilnie zarządzić czasem pracy, wychodząc poza utarte schematy. Inaczej za kilka lat możemy mierzyć się z zupełnie innymi wyzwaniami, to jest wypaleniem i przemęczeniem pracowników oraz sporami sądowymi o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych – ocenia Michał Kibil.
Według 43. Monitora Rynku Pracy, cyklicznego badania Randstad i Instytutu Badań Pollster, jedna czwarta respondentów, którzy w czasie pandemii przeszli z pracy stacjonarnej na hybrydową lub zdalną, częściej niż kiedyś wykonuje obowiązki służbowe w nadgodzinach. Niewykluczone, że wynika to z braku doświadczenia w planowaniu pracy w nowych warunkach i z wydłużoną komunikacją wewnątrz firm.
Zwiększone obciążenie w nadgodzinach wyraźnie widać też w statystykach prowadzonej korespondencji. Na firmowe maile odpowiada po godzinach pracy 39 proc. badanych pracowników, z czego 10 proc. częściej niż̇ przed pandemią. Ponadto niemal połowa zatrudnionych odbiera służbowe telefony.
– To znak, że nie radzimy sobie z nowymi warunkami. Brakuje jasnych wytycznych od pracodawcy, czym jest praca zdalna i hybrydowa, a pracownikom trudno oddzielić sprawy służbowe od osobistych – komentuje Monika Fedorczuk, ekspertka rynku pracy Konfederacji Lewiatan.
Europejskie rozwiązania
Wymuszanie na zatrudnionych pracy po rozkładowych godzinach jest nierzadko wynikiem nieprawidłowej organizacji i budowania konkurencyjności firmy na szybkości wykonania usługi przy jednoczesnej presji na racjonalizację kosztów – przyznają radcy prawni z kancelarii Wardyński i Wspólnicy: wspólnik dr Szymon Kubiak i Katarzyna Magnuska.
Podkreślają, że standardem stało się oczekiwanie, aby pracownicy odpowiadali na służbowy telefon lub mail niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 24 godzin, nawet jeżeli korzystają z odpoczynku. Niektórzy są nawet za to faworyzowani. Unia Europejska (UE) chce położyć temu kres. W styczniu Parlament Europejski przyjął rezolucję, w której wzywa do przyjęcia dyrektywy ustanawiającej prawo pracowników do bycia offline, określane też jako prawo do wyłączenia się.
– Nasilona przez pandemię cyfryzacja pracy doprowadziła do upowszechnienia się kultury wiecznie osiągalnego pracownika. Jest to niekorzystne społecznie zjawisko, dlatego Parlament Europejski postawił przed sobą trudne zadanie przyjęcia rozwiązań prawnych, które nie zaprzepaszczą korzyści płynących z cyfryzacji, a jednocześnie ochronią pracowników przed zawłaszczaniem ich czasu prywatnego przez pracę – mówi dr Szymon Kubiak.
Na razie pewne ograniczenia wynikają z przepisów wspólnotowych o czasie pracy i z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości. Europosłowie zwracają przy tym uwagę, że w obecnych ustawodawstwach dotyczących pracy z wykorzystaniem e-technologii poza przedsiębiorstwem brakuje jednolitości. Poza tym tylko niektóre kraje UE podjęły kroki w celu uregulowania pracy zdalnej, a kilka, m.in. Belgia, Francja, Hiszpania, i Włochy, zdecydowało się przyjąć przepisy, które wprost odnoszą się do nieangażowania się online w obowiązki zawodowe po godzinach pracy. 1 kwietnia w Irlandii wszedł w życie niewiążący kodeks najlepszych praktyk w tej dziedzinie.
Zdaniem obojga radców z kancelarii Wardyński i Wspólnicy, istnienie takich ograniczeń tylko w niektórych państwach Unii potencjalnie otwiera pole do przenoszenia przez niektóre firmy części działalności do krajów, gdzie restrykcji nie wprowadzono, a zabieranie pracy do domu jest powszechnym zjawiskiem, tolerowanym społecznie. Jednocześnie mówią, że tam, gdzie wprowadzono prawo do wyłączenia się, pracodawcy z dużymi oporami i zdecydowanie wolniej niż oczekiwano przyjmują wewnętrzne polityki w tej sprawie, a pracownicy nie są w pełni świadomi swoich uprawnień.
– Ich przykład pokazuje, jakim wyzwaniem może być realizacja tego prawa w praktyce. W szczególności ustalenie, od którego momentu pracownik miałby się wyłączyć, może być trudne na niektórych stanowiskach, jak chociażby kadry zarządzającej, a także gdy dana osoba nie ma sztywnych godzin pracy, bo jest objęta systemem zadaniowym lub ruchomym – podkreśla Katarzyna Magnuska.
Dlaczego działy HR zaczęły odgrywać strategiczną rolę w firmach podczas pandemii? Sprawdź >>
To nie takie łatwe
Dr Szymon Kubiak zauważa jednak, że brak sztywnych godzin pracy może być korzystnym rozwiązaniem, szczególnie dla osób, które z różnych powodów nie są w stanie lub wręcz nie chcą pracować w modelu „od ósmej do szesnastej”.
– Im przepisy unijne i przyjęte na ich podstawie regulacje krajowe mogą paradoksalnie przynieść w praktyce więcej szkody niż pożytku. Jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach – twierdzi radca.
Ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom prawa do wyłączenia się istnieje we Francji, Hiszpanii i Włoszech. W Belgii pracodawca musi skonsultować to z działającą w zakładzie komisją ds. bezpieczeństwa i higieny pracy.
Francuskie przepisy wprowadzono w 2016 r. Na ich podstawie partnerzy społeczni muszą uzgodnić procedury, które zapewnią faktyczną realizację prawa do bycia offline. W efekcie przyjęto tam wiele branżowych układów zbiorowych. We Włoszech prawo do wyłączenia się przysługuje osobom, z którymi pracodawca zawarł indywidualne umowy przewidujące możliwość pracy hybrydowej. W tym kraju też zawarto sektorowe i zakładowe układy.
W Hiszpanii podstawą gwarancji prawa do wyłączenia się są przepisy o ochronie danych osobowych w sferze stosunków pracy, wprowadzone przy wdrażaniu RODO do regulacji krajowych. Hiszpańskie ustawodawstwo wymaga od partnerów społecznych zawarcia porozumień w układach zbiorowych zakładowych lub branżowych.
– Słusznym kierunkiem wydaje się pozostawienie pracodawcom możliwie daleko idącej swobody w kształtowaniu praktycznych rozwiązań realizacji prawa pracowników do wyłączenia się. Pozwoli to uwzględnić specyfikę danego sektora lub przedsiębiorstwa – mówi Katarzyna Magnuska.
Jej zdaniem wdrożenie przepisów o prawie do bycia offline jest też dobrą okazją, żeby przyjrzeć się organizacji i kulturze pracy w każdej firmie.