Podpisałeś umowę o dofinansowanie z unijnych funduszy? Jesteś dopiero na początku długiej drogi do wykorzystania przyznanych pieniędzy. Niezależnie od wybranej formy wypłaty — zaliczki bądź refundacji — obowiązkiem beneficjenta jest każdorazowe złożenie do instytucji publicznej wniosku o płatność. Trzeba go poprawnie wypełnić co do zasady na specjalnym formularzu za pomocą przeznaczonego do tego narzędzia informatycznego, czyli generatora wniosków o płatność (GWP).
2Zależnie od kwartału
Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent musi składać wnioski o płatność z określoną częstotliwością.
— I tak w przypadku popularnego wśród małych i średnich przedsiębiorców działania 4.4 jest wymagane, aby podczas realizacji projektu beneficjent wystąpił o wypłatę środków dofinansowania co najmniej dwukrotnie. Musi też rozliczyć wydatki do 31 października określonego roku kalendarzowego — podkreśla Łukasz Kościjańczuk, konsultant z firmy doradczej Crido Taxand.
W przypadku gdy projekt rozpocznie się w trzecim kwartale roku, przedsiębiorca jest zobowiązany do przynajmniej jednokrotnego wnioskowania o wypłatę pieniędzy jeszcze w tym samym roku. Dodatkowe obostrzenia dotyczą wysokości pierwszej transzy zaliczki, która może wynieść maksymalnie 50 proc. łącznej kwoty wnioskowanego dofinansowania. Jeśli chodzi o działanie 4.4, do którego jest prowadzony obecnie nabór, przedsiębiorcy nie mieli pewności, czy kwotę dotyczącą planu finansowego projektu trzeba wpisać w kwartale, w którym będzie złożony wniosek o płatność, czy trzeba także zawrzeć kwartał, w którym zaliczka będzie rozliczana.
— Co do zasady wnioskodawca wpisuje kwotę tylko w kwartale, w którym będzie składał wniosek o płatność — rozwiewa wątpliwości Małgorzata Owieśniak z departamentuwsparcia innowacyjności Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Wolno plik zewnętrzny
Aby uprościć system dokumentowania wydatków poniesionych w projekcie, instytucje przyjmujące wnioski umożliwiają zastąpienie tradycyjnego zestawienia dokumentów księgowych (punkt 11 wniosku o płatność) zewnętrznym plikiem elektronicznym (arkusz kalkulacyjny). Może on być dołączany jako integralny załącznik do wniosku o płatność. Standardowo do wniosku o płatność dołącza się potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie rozliczanych faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Beneficjenci składają też kopie dokumentów potwierdzających odbiór lub wykonanie prac (protokoły odbioru/ dostawy, dokumentu OT) oraz inne dokumenty (np. kopie umów/zamówień, tłumaczenia dokumentów z języków obcych, potwierdzenia zastosowanych kursów walutowych w przypadku płatności realizowanych w walutach innych niż złote).
Pamiętaj o kursach i sumach
Każdy oryginał dokumentu księgowego przedstawianego do rozliczenia musi mieć na rewersie informacje o tytule projektu, dacie zawarcia i numerze umowy o dofinansowanieoraz opisie związku wydatku z finansowanym przedsięwzięciem. Nie może zabraknąć wiadomości o dekretacji oraz numerze księgowym dokumentu, poprawności formalnej i merytorycznej oraz sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). Dodatkowo na fakturach wyrażonych w walutach obcych trzeba podać kurs waluty z dnia dokonania płatności.
Co ciekawe, chociażby w działaniu 4.5 POIG procedura rozliczania wniosków o płatność jest uproszczona — komplet załączników beneficjent przedkłada wyłącznie z pierwszym wnioskiem o płatność. W przypadku kolejnych wniosków przedsiębiorca jest zobowiązany tylko do składania samego formularza wniosku i zestawienia dokumentów księgowych.
— Warto pamiętać, że generator wniosków o płatność przy każdej modyfikacji wniosku nadaje mu nową sumę kontrolną. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby elektroniczna wersja miała identyczną sumę kontrolną jak papierowa przedkładana do weryfikacji — zwraca uwagę Łukasz Kościjańczuk. I jeszcze jeden istotny szczegół, o którym przedsiębiorcy często zapominają: faktura pro forma nie jest dowodem poniesienia wydatku kwalifikowanego i na jej podstawie nie można dokonać refundacji ani rozliczenia przekazanej zaliczki.