Dowiedziałeś się, że zostało ci przyznane unijne dofinansowanie? To dobra wiadomość, ale musisz zdać sobie sprawę, że jesteś dopiero na początku długiej drogi związanej z realizacją projektu. Najwięcej zagrożeń czyha na beneficjentów na etapie rozliczania przedsięwzięcia.
W każdej umowie dotyczącej przyznania grantu zawarte są szczegółowe warunki, jakich przedsiębiorca musi dotrzymać, aby dotacja była w 100 proc. pomocą bezzwrotną. Jeśli zostaną złamane, pieniądze trzeba będzie zwrócić wraz z odsetkami. Jak uniknąć nieprawidłowości? Uczyć się na błędach innych. Poniżej przedstawiamy listę uchybień, które wykonawcy projektów popełniają najczęściej — niezależnie od programów i naborów.
Zapytania ofertowe
Pierwsza grupa błędów dotyczy postępowania ofertowego i sytuacji, gdy nie obowiązuje prawo zamówień publicznych. — Często spotykaną nieprawidłowością jest brak wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech oferentów. Zdarza się, że przedsiębiorcy wybierają oferenta z wolnej ręki, pomimo że powinien zostać przeprowadzony wybór konkurencyjny — wymienia Anna Zaleska, ekspert od funduszy unijnych z firmy doradczej Crido Taxand.
Instytucje sprawujące pieczę nad rozliczaniem projektów mają też do beneficjentów zarzut, że ci nierówno traktują oferentów — np. przesyłają dodatkowe informacje tylko niektórym z nich, podczas gdy powinni wszystkim. Kolejnym poważnym błędem w tym obszarze jest składanie ofert, które nie spełniają wymogów zapytania ofertowego.
Księgi bez błędów
Druga grupa to pomyłki i przeoczenia, jakie mogą pojawić się w dokumentacji księgowo-rozliczeniowej. Każdy ważny dokument księgowy powinien zostać odpowiednio opisany, np. przez numer księgowy, numer umowy o dofinansowanie lub w określonej pozycji w harmonogramie. — Niestety, często opisy te są niepełne i wymagają korekty, co może wydłużyć proces rozliczania. Dlatego warto przygotować sobie poprawny szablon oparty na instrukcji wypełniania wniosku o płatność i według niego opisywać dokumenty — mówi Anna Zaleska.
Zdarzają się też rozbieżności między opisem na fakturze lub rachunku a harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu. Te niezgodności mogą wynikać np. z różnic w nazwie towaru lub usługi. Dlatego warto pamiętać o jednolitym nazewnictwie. Niewielkim, ale kosztownym błędem jest przeliczanie obcych walut po niewłaściwym kursie. W różnych działaniach i programach panują różne zasady dotyczące tego elementu — ale najczęściej trzeba przeliczać według kursu banku z dnia dokonania płatności. Warto się upewnić, jak ta kwestia wygląda w działaniu, które rozlicza beneficjent.
Przedsiębiorca, który dostaje zaliczkę na wydatki projektowe, powinien postępować ściśle z zasadami przewidzianymi dla takiego trybu finansowania projektu.
— Nieprawidłowo wydana zaliczka może spowodować nakaz jej zwrotu wraz z odsetkami - liczonymi tak jak za zaległości podatkowe — mówi Anna Misiołek, prezes doradczej spółki Abbeys.
Zaliczają, a nie powinni
Mijają lata, nabory i programy, ale najczęstsze błędy się nie zmieniają. I tak wersje papierowe wniosków w wielu miejscach nie przypominają wersji elektronicznych. Natomiast beneficjenci w każdym kolejnym projekcie zaliczają do wydatków kwalifikowanych — czyli tych, za które dostaną z Unii Europejskiej zwrot — koszty, które absolutnie nie powinny się tam znaleźć. Czujne oko instytucji sprawdzających realizację projektów wyłapuje jednak takie uchybienia. Dotyczą one często np. części zamiennych do urządzeń — przedsiębiorcy są pewni, że należy im się za nie refundacja, ale mijają się z prawdą.
— Jest mnóstwo drobnych uchybień lub przeoczeń. Przedsiębiorcy zapominają, że kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania wnioskodawcy. Jeśli chodzi o dokumenty potwierdzające dokonanie zapłat, zdarza się, że dane na dowodach wpłat są inne niż te na fakturze — mówi Anna Zaleska.
Gdzieś zapodziewają się protokoły odbioru wykonania robót lub dokumenty, które potwierdzają do użytkowania przyjęcie środków trwałych. Przedsiębiorcy często potykają się także na zmianach w projektach. Niektórzy decydują się na wprowadzanie modyfikacji, zanim nadzorująca przedsięwzięcie instytucja wyrazi na to zgodę.
To duży błąd. Inna sprawa, że beneficjentów obowiązują terminy, o których zapominają lub nie chcą pamiętać. I tak np. zgłaszają konieczność zmiany terminu realizacji projektu po okresie określonym w umowie o dofinansowanie. Zazwyczaj jest to 30 dni przed zakończeniem realizacji projektu. To oznacza, że wniosek złożony np. 20 dni przed terminem zostanie formalnie odrzucony. Po zakończeniu projektu trzeba wykazać wykonanie i osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatów. Do wywiązania się z nich zobowiązuje beneficjenta umowa o dofinansowanie.
— Bardzo często podczas realizacji projektu niejako zapomina się o wskaźnikach, które trzeba osiągnąć i wykazać. Do tego trzeba wypracować system, metodologię, zgromadzić dane, które są podstawą do wyliczenia wskaźników. Beneficjenci często odkładają konieczność wykazania wskaźników na koniec, a potem okazuje się, że nie mogą osiągnąć wymaganego poziomu — zwraca uwagę Anna Misiołek.
Jakie są najczęstsze błędy w rozliczaniu
To nieprawidłowości, które wnioskodawcy popełniają najczęściej w procesie rozliczania unijnych projektów — niezależnie od instrumentów wsparcia:
W postępowaniu ofertowym
- Wybór oferenta z wolnej ręki, chociaż powinien zostać przeprowadzony wybór konkurencyjny
- Brak wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech oferentów
- Składanie ofert, które nie spełniają wymogów zapytania ofertowego
W dokumentach księgowo-rozliczeniowych
- Brak właściwego opisania dokumentów
- Przeliczenie walut obcych po niewłaściwym kursie Różnice między opisem na fakturze/rachunku a harmonogramem projektu
- Kwalifikowanie do dofinansowania wydatków, które są niekwalifikowane Wersja papierowa wniosku różni się od elektronicznej
- Kopie dokumentów nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji wnioskodawcy
- Brak protokołów odbioru dokumentujących wykonanie robót Brak dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania
- Brak wskaźników realizacji projektu
Zmiany w projekcie
- Zbyt późne zgłaszanie zmian w realizacji projektu
- Wprowadzanie zmian bez zgody instytucji nadzorującej przedsięwzięcie z odsetkami — liczonymi tak jak za zaległości podatkowe — mówi Anna Misiołek, prezes doradczej spółki Abbeys.