Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, będąca główną instytucją dysponującą środkami pomocowymi krajowymi i unijnymi dla małych i średnich przedsiębiorstw, otrzymuje miesięcznie kilkaset wniosków o różnego rodzaju dotacje. Niestety, niewiele z nich jest wolnych od błędów. Uzupełnianie i korygowanie aplikacji zajmuje dużo czasu, opóźniając rozdysponowanie środków.
Proces składania wniosków jest kilkustopniowy. Bezpośredni kontakt z przedsiębiorcą mają Regionalne Instytucje Finansujące (RIF), do których składa się aplikację. Raz w miesiącu przekazują one wnioski do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. RIF pełnią również funkcję doradczą. Każdy przedsiębiorca może zwrócić się do konsultantów z prośbą o wyjaśnienie elementów wniosku. Taką pomoc można też uzyskać w Punktach Konsultacyjno-Doradczych, należących do sieci Krajowego Systemu Usług. Pomoc konsultantów jest w każdej z tych instytucji bezpłatna.
Najczęstszą przyczyną odrzucenia wniosku są błędy formalne. Zdarza się często, że przedsiębiorcy ubiegają się o dotację na działanie nie objęte programem. Nierzadko brakuje również załączników, zaś pytania, co do których wypełniający ma wątpliwości, pozostają z reguły bez odpowiedzi.
— Przede wszystkim pamiętać należy, iż dofinansowaniu mogą podlegać wyłącznie działania uznawane jako kwalifikowane dla poszczególnych programów. Lista znajduje się w wytycznych zamieszczonych na stronie internetowej PARP — mówi Damian Dec z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Podkreśla, iż do każdego wniosku należy załączyć dokumenty rejestrowe firmy, kopie umów z wykonawcami usług, na które wnioskodawca stara się o dotację, oraz roczny raport finansowy przedsiębiorstwa za ostatni rok obrotowy.
Kolejną nienaruszalną zasadą jest to, iż wnioskodawcą może być mały lub średni przedsiębiorca, określony zgodnie z ustawą Prawo działalności gospodarczej z 19 listopada 1999 r.
— O ile sama definicja jest na ogół znana, to zapomina się, że od 1 stycznia 2001 r. spółki cywilne nie są przedsiębiorstwami. W ich imieniu wnioskodawcą może być wspólnik spółki cywilnej. Trzeba jednak pamiętać, że na konkretne działania w ramach spółki cywilnej dofinansowanie może otrzymać tylko jeden ze wspólników. Wnioskowanie przez dwóch lub więcej na identyczne działania traktujemy jako próbę wyłudzenia — podkreśla Damian Dec.
Przedsiębiorca, przygotowując projekt, na który będzie chciał uzyskać dofinansowanie, zawczasu musi też pomyśleć o wyborze odpowiedniego wykonawcy. Również w tej kwestii warto przeanalizować odpowiednie punkty wytycznych dla wnioskodawców. Pozwoli to uniknąć rozczarowania, gdy na zmianę wykonawcy będzie już za późno.
— Wykonawcami usług w ramach programów finansowanych przez PHARE 2000 mogą być jedynie firmy akredytowane przez PARP. Od tej zasady są nieliczne wyjątki. Akredytacji nie muszą uzyskać wykonawcy w ramach programu Promocji eksportu, czyli agencje promocyjno-reklamowe, spedytorzy oraz firmy wyspecjalizowane w zabudowie stoisk targowych. Również program Wstęp do jakości nie przewiduje akredytacji w przypadku uprawnionych jednostek certyfikacyjnych oraz laboratoriów badawczych notyfikowanych do testowania specyficznych wyrobów. Natomiast program Innowacje i technologie dla rozwoju przedsiębiorstw nie narzuca obowiązku akredytacji m.in. dla jednostek naukowych i laboratoriów akredytowanych w PCBC — wymienia Damian Dec.
Przy korzystaniu z dotacji ze środków PHARE 2000 trzeba też pamiętać, że środki przeznaczone dla jednego wykonawcy nie mogą przekroczyć 5 tys. EUR (według aktualnego kursu nieco ponad 20 tys. zł).
— Gdy koszty któregoś z wykonawców przekraczają limit, do wniosku należy załączyć uzasadnienie wyboru danej jednostki spośród trzech różnych ofert. Nie musi to być propozycja najtańsza. Przedsiębiorca musi podać kryteria, którymi się kierował przy wyborze oraz wyniki uzyskane przez oferentów w jego indywidualnym rankingu — zaznacza Damian Dec.
