26 kwietnia weszła w życie znacząca nowelizacja kodeksu pracy, wdrażająca unijne rozwiązania bardzo korzystne dla zatrudnionych ale i utrudniająca ruchy pracodawców. Od tego czasu zwalnianie pracowników może stać się nie lada wyzwaniem. Na co uważać i jakich błędów nie popełniać, aby nie narazić się na kłopoty, długoletnie procesy sądowe, odszkodowanie? Jak przeprowadzić proces derekrutacji? Podpowiadają nasi eksperci.
Meandry regulacji
Prawniczki z firmy doradczej Olesiński i Wspólnicy zaznaczają, że zwalnianie jest dla przedsiębiorców znacznie trudniejsze przez szereg niedawnych zmian w przepisach, które w dodatku są niejasne.
– Odpowiednie przygotowanie może uchronić przedsiębiorców przed postępowaniem sądowym i ewentualną przegraną procesu. Jedną z największych rewolucji w kodeksie pracy jest zrównanie umów o pracę na czas określony z umowami na czas nieokreślony w zakresie ich wypowiadania. Przede wszystkim od 26 kwietnia w oświadczeniu o wypowiedzeniu umów o pracę na czas określony trzeba wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Dodatkowo wypowiedzenie należy skonsultować z reprezentującą pracownika organizacją związkową, tak jak ma to miejsce aktualnie w przypadku umów o pracę na czas nieokreślony. Umowy na czas określony mogą nie być już więc tak atrakcyjne dla pracodawców – podkreśla Natalia Mosur, adwokat z Olesiński i Wspólnicy.
Dodaje, że niedawne zmiany w kodeksie pracy rozszerzyły krąg osób, którym przysługuje ochrona przed rozwiązaniem stosunku pracy oraz zakres tej ochrony.
– Chodzi przede wszystkim o ochronę przysługującą już od momentu złożenia wniosków o urlopy rodzicielskie, macierzyńskie i ojcowskie. Na przykład wniosek o urlop ojcowski powinien być złożony do pracodawcy przynajmniej 7 dni przed planowanym terminem jego rozpoczęcia. To oznacza, że ochrona pracownika obowiązuje na 7 dni przed początkiem urlopu. Co ważne, jest tak nawet jeśli wniosek faktycznie złożono wcześniej niż w tym wskazanym terminie ustawowym. Pojawił się także nowy typ urlopu czyli opiekuńczy. Jest on wprawdzie bezpłatny, ale korzystającemu z niego pracownikowi przysługuje ochrona przed rozwiązaniem stosunku pracy i to od dnia złożenia wniosku – informuje Natalia Mosur.
Wniosek o urlop opiekuńczy powinien zostać złożony co najmniej dzień przed jego rozpoczęciem.
– Należy więc przyjąć, że szczególna ochrona obowiązuje najwcześniej na dzień przed złożeniem dokumentu. W tej sytuacji, zakładając, że pracownik podzieli przyznane uprawnienie na 54 części, może uzyskać 10 dodatkowych dni ochrony w roku - zaznacza Natalia Mosur.
Niejasne prawo
Przepisy zapewniają też pracownikom brak negatywnych konsekwencji w sytuacji skorzystania z nowych uprawnień przyznanych przez kodeks pracy czyli np. wniosek o bardziej przejrzyste i przewidywalne warunki pracy czy zastosowanie elastycznej organizacji pracy.
– Nie budzi wątpliwości, że pracownik nie może zostać zwolniony za skorzystanie z nowych rozwiązań. Niemniej, jeśli skorzysta on z tych uprawnień a zostanie zwolniony z całkiem innych powodów to może zarzucać pracodawcy pozorność wskazanej przyczyny zwolnienia. Warto podkreślić, że w takich sytuacjach będzie miał zastosowanie tzw. odwrócony ciężar dowodu. Oznacza to, że w razie sporu to pracodawca będzie udowadniał, że przy rozwiązaniu umowy kierował się innymi powodami niż związanymi ze skorzystaniem z uprawnień – podaje Marta Hausmann-Kostka, radca prawny z Olesiński i Wspólnicy.
Ostrzega jednocześnie, że pracownik będący innego zdania będzie mógł dochodzić odszkodowania.
– Zanim więc pracodawca podejmie decyzję o zwolnieniu, będzie musiał dodatkowo zweryfikować, czy takie wnioski były składane, a jeśli tak to z jaką częstotliwością, oraz co było podstawą odmowy ich uwzględnienia. W ten sposób będzie mógł wstępnie oszacować ryzyko zakwestionowania przez pracownika wskazanej przyczyny rozwiązania umowy i ewentualnego przekierowania sporu na okoliczności, z których będzie wynikać, że prawdziwą przyczyną były składane wnioski lub równolegle zatrudnienie – podkreśla Marta Hausmann-Kostka.
Alarmuje też, że kodeks pracy posługuje się nieprecyzyjnymi pojęciami, co może rodzić poważne problemy.
– Przykładem jest wprowadzenie w określonych przypadkach zakazu działań dających skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę. Takie czynności nie zostały dokładnie wyjaśnione i zinterpretowane. Małą podpowiedź można jednak znaleźć w uzasadnieniu nowelizacji, które wskazuje na nieprzedłużenie umowy pomimo wcześniejszych deklaracji, że to nastąpi. Wydaje się, że ta interpretacja jest zbyt daleko idąca, ponieważ w naszym porządku prawnym nie funkcjonuje pojęcie „działań o skutku równoważnym”, w przeciwieństwie do innych krajów UE. Przekopiowanie treści dyrektywy do polskiego kodeksu pracy może więc powodować w praktyce spore trudności – twierdzi Marta Hausmann-Kostka.
Nowym pojęciem jest też zakaz prowadzenia przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania.
– Wnioskowanie przez pracownika o niektóre z przewidzianych przez nowe przepisy uprawnienia nie może być przyczyną samego przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy. Chociaż nowelizacja wprost nie tłumaczy co dokładnie jest takim przygotowaniem to z całą pewnością można za takie uznać np. konsultacje wypowiedzenia umowy o pracę z organizacjami związkowymi czy wniosek o wyrażenie zgody na zwolnienie pracownika w przypadku osób podlegających szczególnej ochronie. W naszej ocenie nie należy z kolei uznawać za przygotowanie np. podjęcia wewnętrznych czynności wyjaśniających sytuacje, które są potencjalnie podstawą do zwolnienia. Warto jednak poczekać tu na orzecznictwo sądów – uważa prawniczka.
Dodaje, że podobna ochrona przed czynnościami przygotowawczymi do wypowiedzenia zapewniona jest pracownicom w okresie ciąży i w czasie urlopu macierzyńskiego. Obowiązuje od dnia złożenia wniosku o urlop do jego zakończenia. Tu jednak sytuacja zaczyna się mocno komplikować.
– Zasadą jest zakaz wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z chronionymi pracownikami, a nawet podejmowania czynności przygotowawczych do tego. Jednocześnie jednak wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy jest możliwe jeżeli zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika oraz jeśli reprezentująca go zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. W tych konkretnych przypadkach również czynności przygotowawcze nie powinny być zabronione. Granica jest jednak płynna i w praktyce na pewno może sprawiać pracodawcom wiele trudności – twierdzi Marta Hausmann-Kostka.
Poznaj program konferencji “HR Summit 2023” >>
Co z pracującymi zdalnie
Szczególną uwagę trzeba zachować przy zwalnianiu pracujących zdalnie. Marta Kopeć, radca prawny z kancelarii Kopeć & Zaborowski, podpowiada, co i jak robić.
– Przy porozumieniu stron nie ma problemów, wystarczy dla celów dowodowych zachować formę pisemną, czyli podpisać dokument odręcznie, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem ePUAP. Za zgodą pracownika może być podpis e-dowodem. Pracującemu zdalnie można wysłać wypowiedzenie lub dyscyplinarkę w formie elektronicznej, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warunkiem jest pewność, że pracownik z tego mejla korzysta. Dobrze byłoby mieć potwierdzenie odczytania przez niego wiadomości. Można też taki dokument wysłać jakimkolwiek komunikatorem na konto osobiste zatrudnionego np. Messengerem, SMS-em czy przez WhatsApp. Ważne, aby mieć potwierdzenie daty i godziny odczytania dokumentu – tłumaczy Marta Kopeć.
Wskazuje najlepszą jej zdaniem formę działania.
– Moim zdaniem najlepszą metodą zdalnego dostarczenia wypowiedzenia lub dyscyplinarki jest zorganizowanie z pracownikiem telekonferencji. Podczas tego spotkania wysyła się mu w wiadomości, komunikatorze operatora telekonferencji, podpisany dokument. Jest to dobry sposób na wręczenie dokumentu z rozwiązaniem umowy, bo pozwala jednocześnie na rozmowę i wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości. Oczywiście do wiadomości załączamy podpisany elektronicznie dokument, a nie jego skan – radzi Marta Kopeć.