Przedsiębiorcy powinni wyznaczyć sobie cele biznesowe, jakie chcą osiągnąć po wdrożeniu systemu e-faktur. Warto, aby zaangażowali do tego odpowiednie kadry.
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie działać od 1 stycznia 2024 r. Obecnie są one jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży. Z projektu nowelizacji ustawy o podatku VAT, autorstwa Ministerstwa Finansów, wynika, że obligatoryjne wystawianie e-faktur obejmie przedsiębiorców, których firmy mają siedziby w Polsce i realizują transakcje podlegające podatkowi VAT.
– Natomiast od 2025 r. znikną faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych. Ponadto paragon do 450 zł nie będzie już uznawany za fakturę – wyjaśnia Maciej Dybaś, partner w Crido.
Jak należy przygotować się do wdrożenia systemu KSeF?
– Każdy przedsiębiorca powinien wyznaczyć sobie cele, jakie chce osiągnąć po wprowadzeniu tego systemu. Niektórzy przedstawiciele biznesu będą chcieli tylko dostosować rozwiązanie do prawidłowego wystawiania faktur i odbierania ich od dostawców. Warto jednak spojrzeć na to rozwiązanie szerzej i wykorzystać ogromne możliwości, jakie daje wdrożenie KSeF. Chodzi m.in. o przetwarzanie danych do celów biznesowych – podkreśla Tomasz Loose, partner zarządzający w Crido.
Zwraca uwagę również na konieczność stworzenia w firmie zespołu projektowego odpowiedzialnego za wdrożenie KSeF.
– Z naszych doświadczeń wynika, że ta kwestia w niektórych przedsiębiorstwach jest traktowana nieco po macoszemu. Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF jest zrzucana najczęściej na barki dyrektora IT, finansowego lub dział księgowości i podatków, a w niektórych firmach nawet na pracowników zajmujących się obsługą klienta – wylicza Tomasz Loose.
Jego zdaniem niezbędne jest wyznaczenie w przedsiębiorstwie kierownika projektu, a następnie zaangażowanie w to przedsięwzięcie pracowników zajmujących się m.in. fakturowaniem sprzedaży, księgowaniem, rozliczeniami podatkowymi, systemami informatycznymi, a także współpracą z klientami lub dostawcami.
Wdrożenie KSeF – jak podkreśla Tomasz Loose – wymaga analizy wszystkich procesów sprzedażowych i zakupowych w firmie, a także tych dotyczących wystawianych faktur.
