Jak zwiększyć wydajność pracy?

DI
opublikowano: 03-09-2013, 14:14

Wakacje, wakacje… i po wakacjach. Dla tych, którzy nie potrafią wrócić do przedurlopowej wydajności podsyłamy kilka pomysłów.

Zwiększenie wydajności pracy to kluczowy element w drodze do zawodowego sukcesu. Jak robić więcej w krótszym czasie? Trening czyni mistrza. Tym razem w jednym z ostatnich odcinków naszego cyklu swoje rady przedstawia Agnieszka Krzemień z Manpower Group.

Jak zwiększyć wydajność pracy?

Większość pracodawców wymaga od swoich obecnych i przyszłych pracowników „bardzo dobrej organizacji czasu pracy”. Dlaczego? W świecie pracy, gdzie wszystko ma być na zaraz i od ręki, zwiększanie wydajności pracy to kluczowa i niezwykle cenna umiejętność. Bycie wydajnym, oznacza bycie skutecznym. Ważne jest zatem, by móc sprostać tym wymaganiom, bo od tego zależy w pewnej mierze nasza pozycja zawodowa, a także poczucie naszego spokoju w pracy. Jeśli mamy kłopot w osiągnięciu takiej postawy, możemy się jej nauczyć. Warto skorzystać z takiej lekcji.  

Realizacja każdego zadania jest oparta na myśleniu procesowym. Aby być skutecznym należy najpierw uzmysłowić sobie, co tak naprawdę chcemy osiągnąć. W drugiej kolejności powinniśmy dobrać optymalne narzędzia, które są nam niezbędne do realizacji zadania. By być lepiej przygotowanym, zaplanujmy harmonogram oraz etapy realizacji poszczególnych jego części. Zastanówmy się też nad tym, jakie trudności mogą pojawić się na naszej dalszej drodze. Pomoże nam to zawczasu opracować sposoby, za pomocą których będziemy mogli im przeciwdziałać.  

Pracując nad zwiększeniem swojej wydajności, warto również, byśmy poświęcili jeden lub dwa dni na wnikliwą obserwację siebie samych w naszym środowisku pracy. Spróbujmy określić, kiedy w ciągu ośmiu godzin pracy mamy momenty najmniejszej,  a kiedy największej wydajności. Pozwoli to na zaplanowanie czasu wykonywania poszczególnych czynności. Te bardziej mechaniczne i rytualne powinny być realizowane w okresach mniejszej produktywności, natomiast  zadania wymagające podejścia koncepcyjnego, twórczego, powinniśmy realizować w okresach większej produktywności. Warto wykonywać je na przemian, czyli przeplatajmy pracę twórczą z odtwórczą. Zanotujmy też sobie te czynności, na które tracimy najwięcej czasu i te które nas niepotrzebnie rozpraszają 

W dobrej organizacji pracy i zwiększaniu jej wydajności należy zawsze pamiętać o naszych celach oraz ich hierarchii. Nauczmy się priorytetyzować zadania. W tym celu podzielmy działania na ważne lub pilne, np. z perspektywy dzisiejszego dnia, tygodnia, miesiąca, naszego przełożonego czy też firmy. Ustalmy, które zadania możemy oddelegować oraz te, które powinniśmy wykonać bezzwłocznie, gdyż muszą być na dalszym etapie realizowane przez inne osoby.  

Kolejnym sposobem na zwiększanie efektywności pracy jest wyeliminowanie tak zwanych pożeraczy czasu. To nawyki, które negatywnie wpływają na naszą produktywność. Przyjrzyjmy im się bliżej:

- Nieustanne sprawdzanie wiadomości e-mail

Rada: nie czytaj każdorazowo wiadomości, która właśnie nadeszła, warto sczytywać wiadomości w okresie, kiedy Twoja wydajność jest mniejsza; wyłącz program pocztowy lub powiadomienie o nadejściu nowej wiadomości.

- Chaos na biurku i w dokumentach

Rada: nie trać czasu na przeszukiwanie, wystarczy, że zadbasz o czystość na biurku i porządek w dokumentach, kataloguj w sposób przejrzysty dokumenty.

- Spiętrzenie zadań w jednej chwili

Rada: nie jesteś w stanie efektywnie pracować jednocześnie nad kilkoma dokumentami, wielozadaniowość obniża produktywność, lepiej, abyś podzielił swój czas i w jednej chwili skoncentrował się na jednym zadaniu.

- Nieustanne odbieranie telefonów

Rada:  jeśli charakter pracy Ci na to pozwala, odizoluj się na godzinę, dwie i nie odbieraj telefonów, wówczas łatwiej będzie Ci zakończyć zadanie; telefon może niepotrzebnie wybić cię z rytmu pracy; czasami efektywniejsze będzie oddzwonienie. 

- Niefunkcjonalna przestrzeń

Rada:  zastanów się nad ergometrycznym wykorzystaniem przestrzeni wokół siebie; może nie warto 20 razy dziennie przechodzić przez całe biuro po wydruk z drukarki.

- Internet

Rada:  nie wchodź na portale społecznościowe i prywatną pocztę w pracy, zablokuj sobie dostęp do niektórych stron.

- Twoi współpracownicy

Rada:  jeśli masz możliwość zamknij drzwi na czas intensywniejszego wysiłku intelektualnego, nie obawiaj się być asertywnym i  grzecznie wytłumacz, że w tym momencie nie masz możliwości rozmowy, możesz też np. odizolować się słuchając muzyki przez słuchawki.

- Perfekcjonizm 

Rada: mniej ma względzie cel zadania i oceń, co jest ważniejsze: dane w zestawieniu czy kunszt edycyjny.

Umiejętność wprowadzania innowacji do metod i narzędzi pracy, wypracowanie sposobów ułatwiania sobie pracy to strategie indywidualne, które mają sprawić, że nasza praca będzie skuteczniejsza, bardziej wydajna, a co za tym idzie mniej stresująca. Każdy z nas powinien wziąć odpowiedzialność za zarządzanie sobą i swoją pracą. Wystarczy, że zaczniesz stosować kilka prostych zasad, a efekty ujrzysz niezwłocznie. Powodzenia!

Agnieszka Krzemień, starszy konsultant w agencji zatrudnienia Manpower

O cyklu "Rozkręć swoją karierę"

To wakacyjny cykl komentarzy ekspertów z różnych firm i instytucji, których pytamy o ważne kwestie związane z zarządzaniem karierą. Szukamy impulsów, które mogą pomóc w rozwoju osobistym i zawodowym oraz inspirować do dalszej pracy nad sobą. Śledź razem z nami kolejne odcinki i dowiedz się jak "rozkręcić" karierę.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: DI

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / Jak zwiększyć wydajność pracy?