Jak zrobić więcej, robiąc mniej?

opublikowano: 25-10-2021, 20:00

Lepszej rady na temat produktywności nie usłyszysz: skoncentruj się na kilku najważniejszych zadaniach, a resztę sobie odpuść.

Z tekstu dowiesz się:

— dlaczego dokładanie sobie pracy to zły pomysł

— jak odmawiać szefowi i klientowi bez zrażania ich do siebie

— czego o priorytetach i celach zawodowych uczy Warren Buffett

Życie to nieustanny wyścig z czasem — mówi Roy Grace, bohater powieści kryminalnej „Czekając na śmierć“ Petera Jamesa. Czuje się jak uczestnik turnieju telewizyjnego, w którym nie ma nagrody za wygraną, bo rozgrywka nigdy się nie kończy. Na każdego mejla, na którego zdołał odpowiedzieć, do jego skrzynki pocztowej wpada 50 kolejnych. Zanim zdąży rozwiązać dany problem, musi się zmierzyć z tuzinem następnych. Skąd my to znamy?

Wszystko nam mówi: zrób to, zrób tamto, przyspiesz kroku, zjedz lunch w trzy minuty, zrezygnuj z weekendu, odpoczniesz w grobie, świat nie śpi, nie czeka, musisz go dogonić. Im jednak więcej pracujemy, tym jest gorzej — zawalamy plany, terminy. W miejsce oczekiwanej satysfakcji pojawia się frustracja, a z nią choroby, wypalenie i stres. Jak przejąć kontrolę nad swoim życiem?

To, co najważniejsze:
To, co najważniejsze:
Nie możesz się rozwijać i działać w każdym możliwym kierunku. Sukces to sztuka ustalania priorytetów — uważa Warren Buffett, legendarny inwestor giełdowy, przedsiębiorca i filantrop.
fot. Bloomberg

Najpierw przyjrzyjmy się metodzie, którą na pewnym etapie kariery zawodowej stosują chyba wszyscy, by się wcześniej lub później przekonać, że jest to sposób zabójczy dla produktywności. Jego symbolem są kalendarze wypełnione od rana do nocy aktywnościami, z przerwami zbyt rzadkimi i zbyt krótkimi, aby odbudować siły. Chodzi o nakładanie na swoje barki ogromnych ciężarów, zwłaszcza kosztem rodziny i zdrowia.

Pareto czy Buffett

Niektórzy lubią być ciągle zajęci, a zapominają sprawdzić, czy ich wysiłek i zapał przynoszą jakiekolwiek rezultaty. Trudno nie zgodzić się z Peterem Druckerem, amerykańskim guru zarządzania, kiedy mówi, że nie ma nic równie bezcelowego, jak bardzo efektywne zrobienie czegoś, czego w ogóle nie należało robić.

Teraz ty

Jeśli nie ustalisz swoich priorytetów, zrobi to za ciebie ktoś inny!

Greg McKeown
konsultant, autor książek o produktywności i zarządzaniu sobą w czasie

Lekiem na marnowanie energii i czasu oraz skakanie z zadania na zadanie jest słynne prawo Pareta, które głosi, że stosunkowo niewiele przyczyn (powiedzmy 20 proc.) prawie zawsze odpowiada za większość wyników (niech będzie 80 proc.). Na 10 marynarek zakładamy najwyżej dwie lub trzy, reszta tylko zbiera kurz w szafie. Ze 100 pracowników renomę firmie psuje kilku, góra kilkunastu. Proporcje mogą wyglądać gorzej: mimo że na portalu społecznościowym mamy ponad 1000 przyjaciół, cieszymy się, gdy choć kilku wyśle nam życzenia z okazji urodzin.

Weź udział w cyklu webinarów “Akademia Lidera”, 18 listopada - 15 grudnia 2021 >>

A pozytywne przykłady działania zasady? Proszę bardzo. 20 proc. klientów przynosi 80 proc. zysków, 20 proc. sprzedawców zawiera 80 proc. transakcji i 20 proc. działań biznesowych przynosi 80 proc. efektów. Płynie z tego jednoznaczny wniosek: skup się tylko na 20 proc. najważniejszych klientów, sprzedawców i działaniń, ale tych naprawdę ważnych, a swoje korzyści pomnożysz wielokrotnie. Jak w książce „Menedżer 80/20“ przekonuje Richard Koch, brytyjski konsultant ds. zarządzania, niemal wszystko, co wartościowe i znaczące, można osiągnąć przy skromnych środkach i niewielkim nakładzie energii.

Jak odmówić klientowi

1. Pamiętaj, że rezygnacja ze zlecenia wcale nie musi źle świadczyć o twoim profesjonalizmie i usłudze — przeciwnie: przez odmowę pokazujesz odpowiedzialność i to, że zdajesz sobie sprawę ze swych ograniczeń.

2. Podaj rozsądny powód rezygnacji — może to być brak czasu, umiejętności, wystarczającej liczby fachowców i innych zasobów albo większe oczekiwania finansowe.

3. Zaproponuj zmianę warunków współpracy — dogodniejszy dla ciebie termin, ograniczenie zakresu zlecenia lub wyższe wynagrodzenie.

4. Jeśli musisz odmówić z powodu braku zasobów, zaproponuj kogoś, kto przyjmie zlecenie z radością — powinien to być specjalista, menedżer lub firma, które darzysz pełnym zaufaniem.

Na podstawie: Damon Zahariades „Sztuka mówienia NIE. Broń swoich racji, odzyskaj kontrolę i czas, odmawiaj bez poczucia winy”

Równie genialną metodę podsunął Warren Buffett, legendarny inwestor giełdowy, przedsiębiorca i filantrop, osobistemu pilotowi Mike’owi Flintowi, który poprosił go o konsultację dotyczącą długoterminowych priorytetów. Buffett zasugerował mu zrobienie listy 25 najważniejszych celów w karierze, a następnie zakreślenie pięciu najistotniejszych. Następnym krokiem miało być umieszczenie tej piątki na jednej kartce, a reszty na drugiej.

Flint wpadł na pomysł zajęcia się celami z drugiej listy w wolnym czasie. „Nie, źle do tego podchodzisz” — skarcił go Buffett. „Powinieneś za wszelką cenę unikać tego wszystkiego, czego nie zakreśliłeś”. Innymi słowy: niezakreślona dwudziestka to tylko strata czasu.

Egzamin z asertywności

Wdrożenie zasady Pareta lub rady Buffetta oznacza konieczność selekcji — wybieramy swoje priorytety i najcenniejsze zasoby, a z pozostałych rezygnujemy. Pamiętacie, jak Jack Welch pozbywał się spółek zależnych General Electric, które nie zajmowały pierwszego lub drugiego miejsca w swoich branżach? No dobrze, powiecie teraz, co wolno Welchowi, to nie zwykłemu kierownikowi, mamy przecież nad sobą zarząd, nasze kompetencje decyzyjne są ograniczone.

Rzeczywiście trudno zakończyć współpracę z 80 proc. marnych klientów i sprzedawców oraz zaprzestać robić 80 proc. bezcelowych rzeczy, skoro tego właśnie oczekuje wierchuszka. Nikt jednak nie powiedział, że będzie łatwo. Kto pełni jakąkolwiek funkcję menedżerską, nie może być, mówiąc kolokwialnie, miękką fają — musi wykazywać się asertywnością, odwagą, i to nawet przed swoim prezesem czy radą nadzorczą. Inaczej jest liderem tylko z nazwy.

Życie w zgodzie ze sobą wymaga nie tylko przypadkowego mówienia »nie«, ale celowego, świadomego i strategicznego eliminowania rzeczy nieistotnych — i nie tylko oczywistych pożeraczy czasu, ale niekiedy także naprawdę dobrych możliwości“ — pisze Greg McKeown w bestsellerze „Esencjalista“. Jako przykład podaje grafika Paula Randa, który przeciwstawił się samemu Steve'owi Jobsowi, mimo że twórca Apple’a lubił pokazywać ludziom ich miejsce w szeregu.

Szukając kogoś, kto stworzyłby logo dla firmy NeXT, nieznoszący sprzeciwu Jobs pomyślał o Randzie, który wcześniej projektował znaki firmowe takich amerykańskich potentatów jak UPS, ABC i IBM. Poprosił go o przygotowanie kilku propozycji. Paulowi nie spodobał się ten pomysł. „Jeśli chcesz dostać jakieś propozycje, poproś kogoś innego“ — odparł. „Ja mogę rozwiązać twój problem najlepiej jak potrafię. A ty skorzystasz z tego rozwiązania lub nie. Wybór należy do ciebie".

Co stało się potem? Grafik wymyślił idealne logo, a jego ważny klient je zaakceptował. Podejmując ryzyko Paul Rand pokazał, jak zleceniodawca powinien traktować wykonawcę. „Rzucił na szalę krótkookresową popularność, licząc w zamian na szacunek. Jak widać, opłaciło się" — komentuje Greg McKeown.

Brakuje nam podobnej odwagi? Cóż, przyjmijmy do wiadomości, że już będzie tak zawsze: gdy inni do szesnastej uporają się ze wszystkimi obowiązkami, my do późnej nocy będziemy ślęczeć nad zaległymi dokumentami, a te darmowe nadgodziny nikomu nie przyniosą pożytku.

Jak odmówić szefowi

1. Odmawiając przełożonemu, pokaż mu, jakie jest twoje obecne obłożenie obowiązkami — powinien wiedzieć, że realizujesz zadania, które były na wczoraj, a przez to nie możesz pracować dobrze i zaangażować się w nowe przedsięwzięcie.

2. Ustal warunki nowego projektu — jakie są terminy i zakres działań, ile czasu dziennie lub tygodniowo będziesz musiał na nie poświęcić, z kim przyjdzie ci współpracować.

3. Poproś szefa o aktualizację priorytetów — dostając nowy przydział, zaproponuj odłożenie zadań, którymi się zajmujesz obecnie.

4. Jeśli dotychczasowych obowiązków nie da się przesunąć, zapytaj, czy można zrobić coś z deadlinem nowego projektu — możesz oznajmić, że gdy tylko wyrobisz się z bieżącymi sprawami, w twoim kalendarzu zrobi się luźniej i będzie można liczyć na twoją pełną dyspozycyjność.

Na podstawie: Damon Zahariades „Sztuka mówienia NIE. Broń swoich racji, odzyskaj kontrolę i czas, odmawiaj bez poczucia winy”

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane