3 największe wyzwania rekrutera w home office – proces rekrutacyjny online

Praca zdalna daje duże możliwości, a wiele firm zdążyło w trakcie pandemii przekonać się do jej zalet. Bez wątpienia wiąże się jednak również z określonymi problemami. Te są widoczne zwłaszcza w procesie rekrutacji nowych pracowników.

Pozyskiwanie nowych talentów wyłącznie za pośrednictwem technologii teleinformatycznych jeszcze do niedawana wzbudziłoby konsternacje wśród wielu rekruterów i osób odpowiedzialnych za zarządzanie zasobami ludzkimi. Wprawdzie taki sposób prowadzenia procesów ma sporo zalet – przede wszystkim jest znacznie bardziej przyjazny z perspektywy kandydata, zwłaszcza zatrudnionego w innej firmie – jednak z drugiej strony można doszukać się również wielu wad. Jedną z najistotniejszych z perspektywy rekruterów jest brak możliwości spotkania się z potencjalnym przyszłym współpracownikiem twarzą w twarz, a co za tym idzie utrudniona weryfikacja wielu jego kompetencji niezbędnych w świecie współczesnego biznesu. Nowe wyzwania nie zawsze muszą jednak przekładać się na fiasko procesów.  Warto zmierzyć się z nimi i docierać do najlepszych kandydatów.

Rekruter w dobie pandemii

Tuż przed pandemią zakres obowiązków większości rekruterów prezentował się zupełnie inaczej. Spotkania z kandydatami i prowadzenie tradycyjnych rozmów kwalifikacyjnych były – przynajmniej w zdecydowanej większości firm – standardem, bez którego trudno było wyobrazić sobie skuteczną rekrutację i zatrudnienie najlepszych talentów. Pandemia i powiązane z nią bezpośrednio środki ostrożności wpłynęły w zdecydowanej mierze na przebieg procesów. Przede wszystkim większość firm zdecydowała się na przejście w pełny lub niemal pełny tryb home office. W związku z tym również rekruterzy najczęściej zamienili biura na własne domy, co wiąże się z koniecznością reorganizacji prac. Z drugiej strony także spotkania z kandydatami w większości przypadków zostały przeniesione z siedziby firmy do rzeczywistości wirtualnej, co z perspektywy wielu osób odpowiedzialnych za rekrutację jest dużym utrudnieniem we właściwej ocenie i selekcji talentów.

Rekrutacja może być skuteczna dzięki wiedzy

Konieczność pracy z domu wcale nie musi jednak przekładać się negatywnie na jakość procesów rekrutacyjnych. Dobry rekruter powinien perfekcyjnie wykorzystywać zasoby i możliwości, jakimi dysponuje w konkretnym momencie. Rekrutacja zdalna może dawać zupełnie nowe szanse. Przede wszystkim gwarantuje większą elastyczność i zwykle ułatwia kontakt z kandydatami. Wiąże się jednak równocześnie z wieloma utrudnieniami natury prawnej i formalnej. Wyjście poza biuro przekłada się na konieczność innego spojrzenia na kwestie bezpieczeństwa danych, wymaga przy tym dobrego przygotowania technologicznego i wykorzystania kompetencji miękkich, pozwalających na efektywną ocenę również w takich warunkach. Kompleksowym wsparciem w tym zakresie stanie się konferencja Recruitment Day, podczas której praktycy podzielą się sprawdzonymi sposobami na skuteczne prowadzenie procesów rekrutacyjnych w dobie pandemii.

Wyzwanie 1: bezpieczeństwo danych

Rekruterzy i inni pracownicy działów HR każdego dnia mają kontakt z olbrzymimi ilościami danych. Znaczną część z nich stanowią dane osobowe, a często także informacje o charakterze wrażliwym. W toku procesów rekrutacyjnych, zwłaszcza tych, w których liczy się przede wszystkim czas, łatwo o nieostrożność, która może narazić dane na kontakt z niepowołanymi osobami. Dzieje się tak nawet w standardowej, biurowej rzeczywistości, w której rządzą ściśle określone procedury, a pracownik – w idealnym scenariuszu –  w każdym momencie może liczyć na wsparcie osób zajmujących się np. polityką compliance. Praca zdalna może wiązać się ze znacznie większymi problemami. Zwłaszcza w przypadku organizacji, które do tej pory nie praktykowały rozwiązań tego typu, co przekłada się na brak odpowiednich procedur i przeszkolenia pracowników.

Rekruterzy w nowej rzeczywistości muszą położyć zdecydowany nacisk na odpowiednie przetwarzanie danych i zapewnienie im najwyższego bezpieczeństwa. Dotyczy to z jednej strony kwestii technologicznych, takich jak łączenie się z odpowiednio zabezpieczoną siecią, wykorzystywanie wyłącznie ściśle określonego oprogramowania i sprzętu komputerowego dostarczonych przez pracodawcę. Z drugiej strony wymaga to także wprowadzenia zespołu dobrych praktyk do nowej przestrzeni biurowej, jaką staje się mieszkanie rekrutera. Miejsce pracy powinno być wydzielone, a ekran niedostępny dla niepowołanych osób. Z podobnymi problemami wiąże się także chociażby przeprowadzanie rozmów, podczas których szczególnie łatwo o udostępnienie postronnym danych, które powinny podlegać ochronie.

Wyzwanie 2: oczekiwania talentów

Pandemia w wyraźny sposób wpłynęła na cała gospodarkę, w tym również rynek pracy. Przede wszystkim zmieniły się oczekiwania wielu pracowników. Część z nich – także pod wpływem szczególnych warunków związanych z częściowym lockdownem – doceniła zalety pracy zdalnej i oczekuje, że nowa firma zagwarantuje im możliwość albo pełnego świadczenia obowiązków w trybie home office, albo korzystania z tej możliwości w znacznym zakresie już po zakończeniu pandemii. Często spotyka się to z ograniczonym entuzjazmem ze strony pracodawców, którzy nadal w wielu przypadkach preferuję standardowy model wykonywania obowiązków.

Jak wynika z raportu dotyczącego pracy zdalnej w czasie pandemii COVID-19 przygotowanego przez dr Annę Dolot, przed pandemią największa część respondentów (43,4%) pracowała w trybie home office sporadycznie (przez pojedyncze dni w miesiącu), ponad jedna trzecia w ogóle nie korzystała z takiej możliwości. Jednocześnie zaledwie 1,9% uczestników robiło to przez cały czas. W okresie pandemii te dane uległy rewolucyjnej zmianie: aż 85,6% uczestników zadeklarowało, że pracuje wyłącznie zdalnie, a jedynie 0,6% wykonywało swoje obowiązki przez cały czas w formie stacjonarnej. Widać także, że ten okres wpłynął na oczekiwania pracowników. Jedynie 5,5% z nich nie chce pracować zdalnie po zakończeniu pandemii w jakimkolwiek zakresie. 40,4% oczekuje natomiast możliwości wzięcia home office przez minimalnie jeden lub dwa dni w tygodniu, 36,4% chce mieć taką opcję sporadycznie, 12,5% przez większość czasu (3-4 dni w tygodniu), a 5,2% preferowałoby pełną pracę zdalną. Już teraz kandydaci coraz częściej zgłaszają takie oczekiwania. Warto więc przemyśleć realne możliwości i szanse, jakie daje praca zdalna, zwłaszcza w kontekście najbardziej innowacyjnych rynków.

Wyzwanie 3: Utrudniona ocena i rozmowa kwalifikacyjna

Oczywiście przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych za pośrednictwem rozwiązań cyfrowych stawało się coraz bardziej popularne już w okresie poprzedzającym pandemię. Jak pokazują rynkowe doświadczenia, był to szczególnie oczekiwany schemat zwłaszcza w branży IT, ale cieszył się rosnącą popularnością również w innych segmentach. Takie rozwiązanie ma niezaprzeczalne zalety: przede wszystkim nie wymaga od kandydata (a także od rekrutera!) osobistego stawienia się w biurze. Łatwiej wobec tego o zorganizowanie rozmowy także w typowych godzinach biznesowych, co jest sporym problemem w standardowych okolicznościach. Poza tym w przypadku rozmów angażujących większą liczbę osób zarówno z firmy, jak i spoza niej, ustalenie szczegółów będzie zdecydowanie prostsze. 

Z możliwości należy jednak zrobić odpowiedni użytek. Rekruterzy powinni nauczyć się wykorzystywać możliwości, jakie oferuje wykorzystywane przez nich oprogramowanie. Scenariusze rozmów powinny być przy tym dostosowane do aktualnych realiów, aby umożliwić przeprowadzanie kompleksowej oceny kandydata. Wbrew pozorom nie musi być to trudne zadanie. Opanowanie warsztatu rekrutera pozwoli na efektywne działanie w każdych okolicznościach.

Autor: Paweł Łaniewski