Zgłoszenie suplementu diety do GIS – kluczowy etap w strategii rynkowej przedsiębiorcy

Polski rynek suplementów diety osiągnął w 2024 roku wartość 7,1 mld zł i wciąż rośnie, z prognozami przekroczenia 9 mld zł w najbliższych latach.

Suplementy diety – rynek o wysokim potencjale i wysokich wymaganiach

Każdego roku do Głównego Inspektoratu Sanitarnego trafia blisko 23 tysiące nowych zgłoszeń suplementów, co pokazuje zarówno potencjał biznesowy tego sektora, jak i skalę formalnych wyzwań, przed którymi stają przedsiębiorcy.

Kluczowym wymogiem prawnym jest zgłoszenie każdego suplementu diety do Głównego Inspektoratu Sanitarnego. To proces, którego nie można traktować jako uciążliwej biurokracji. Notyfikacja staje się narzędziem budowania wiarygodności i minimalizowania ryzyka biznesowego.

Obowiązek notyfikacji – kto i kiedy musi zgłaszać suplement

Zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie żywności i żywienia, każdy podmiot wprowadzający suplement diety do obrotu po raz pierwszy jest zobowiązany do jego zgłoszenia. Dotyczy to zarówno producentów krajowych, jak i importerów oraz dystrybutorów. Co ważne, jeśli powiadomienie chce złożyć przedsiębiorca zagraniczny spoza UE, musi on posiadać przynajmniej jeden oddział w państwie należącym do UE.

Zgłoszenie musi nastąpić najpóźniej w dniu wprowadzenia produktu na rynek. Warto jednak podkreślić, że zanim przedsiębiorca podejmie formalności związane z notyfikacją, musi złożyć wniosek o wpis do rejestru zakładów podlegających kontroli Sanepidu – co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem działalności. To wymóg formalny, który stanowi podstawę legalnego prowadzenia biznesu w tym sektorze. Dopiero po uzyskaniu wpisu firma może przygotowywać dokumentację dotyczącą konkretnego suplementu.

Dokumentacja – fundament sprawnego zgłoszenia

Warto podkreślić, że jedynym obowiązkowym dokumentem przy zgłoszeniu suplementu jest etykieta w języku polskim. Każde dodatkowe materiały nie są formalnie wymagane, ale znacząco ułatwiają proces notyfikacji i minimalizują ryzyko wezwań ze strony GIS.

Przykładowo, w odniesieniu do produktów zawierających składniki roślinne przedsiębiorcy składają specyfikacje jakościowo-ilościowe składników roślinnych oraz certyfikaty analizy składu, które pozwalają potwierdzić postać danego składnika – w tym jego źródło pochodzenia, tożsamość, część wykorzystanej rośliny, rodzaj przetworu, stopień koncentracji oraz ilość składników czynnych. Ważnym elementem jest również zgodność poziomu zanieczyszczeń fizykochemicznych, przede wszystkim metali ciężkich, z obowiązującymi regulacjami unijnymi. Przygotowanie takich dokumentów nie jest wymogiem ustawowym, ale w praktyce GIS oczekuje ich przedstawienia i ich obecność znacząco przyspiesza procedurę zgłoszenia.

Każda nieścisłość – rozbieżność między zgłoszeniem a etykietą, brak wymaganych ostrzeżeń czy wątpliwości co do legalności składników – może skutkować wezwaniem do wyjaśnień i wydłużeniem całego procesu. W branży, w której czas wejścia na rynek ma bezpośrednie przełożenie na przychody, jest to kosztowne ryzyko. Dlatego braki w dokumentacji należy traktować nie jako formalność, lecz jako inwestycję – dobrze przygotowane materiały skracają czas oczekiwania na możliwość sprzedaży, ograniczają ryzyko wezwań do uzupełnień i wzmacniają wiarygodność firmy wobec partnerów handlowych.

Poznaj program konferencji Suplementy diety - 14 października 2025

Praktyka zgłoszenia – procedura elektroniczna

Zgłoszenie suplementu diety do GIS odbywa się poprzez elektroniczny system, w formie dokumentu elektronicznego, generowanego po wprowadzeniu danych do formularza. Przedsiębiorca wypełnia formularz obejmujący m.in. szczegółowe informacje o produkcie – od nazwy i kategorii po pełen skład jakościowy i ilościowy składników zawartych w produkcie, czy też informacje o producencie i podmiocie powiadamiającym. Po przesłaniu powiadomienia produkt formalnie uzyskuje status zgłoszonego.

Należy jednak jasno podkreślić, że zgłoszenie nie jest równoznaczne z zatwierdzeniem przez GIS. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo i zgodność oznakowania spoczywa wyłącznie na przedsiębiorcy. To oznacza, że błędne zgłoszenie czy wprowadzenie produktu zawierającego składniki niezgodne z prawem może w przyszłości skutkować decyzją administracyjną o wycofaniu suplementu z rynku.

Kontrole GIS – regulator, który kształtuje rynek

Sam proces notyfikacji to dopiero początek. GIS prowadzi również monitoring suplementów diety obecnych na rynku. Kontrole mają charakter zarówno planowy, jak i interwencyjny – wszczynane są np. po skargach konsumentów, sygnałach z innych instytucji czy w ramach unijnego systemu RASFF. Weryfikowana jest nie tylko zgodność składu z deklaracją, ale także bezpieczeństwo substancji oraz prawidłowość oznakowania i komunikacji marketingowej.

Konsekwencje stwierdzonych nieprawidłowości są istotne biznesowo: od wstrzymania sprzedaży, przez decyzję o wycofaniu produktu, aż po przekazanie sprawy organom ścigania. Dla przedsiębiorcy oznacza to realne ryzyko utraty przychodów i reputacji.

Import i produkty zagraniczne – ryzyko, które trzeba kontrolować

W przypadku suplementów importowanych odpowiedzialność za zgłoszenie i kompletność dokumentacji spoczywa na podmiocie powiadamiającym, niezależnie od zapewnień producenta zagranicznego. Do najczęstszych problemów należy brak certyfikatów jakości, niejasne źródła surowców, czy brak standaryzacji ekstraktów roślinnych.

Z perspektywy biznesowej oznacza to konieczność odpowiedniego zabezpieczenia relacji z partnerem zagranicznym. Umowy powinny jasno regulować obowiązek dostarczenia pełnej dokumentacji oraz odpowiedzialność za ewentualne braki. Takie podejście minimalizuje ryzyko opóźnień we wprowadzaniu produktu na rynek oraz nieprzewidzianych interwencji ze strony organów kontrolnych.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

Praktyka pokazuje, że wiele firm powiela te same błędy: zbyt późno kompletuje dokumentację, nie weryfikuje składników pod kątem statusu novel food, wprowadza rozbieżności między etykietą a zgłoszeniem albo nie wyznacza osoby odpowiedzialnej za kontakt z GIS. Każdy z tych elementów może spowodować opóźnienia lub konieczność kosztownych poprawek.

Wszystkie te uchybienia przekładają się na ryzyko wstrzymania sprzedaży, a w konsekwencji – na utratę przewagi rynkowej. W branży, gdzie nowy produkt może mieć okres szczytowej sprzedaży liczony w miesiącach, każda zwłoka działa na niekorzyść przedsiębiorcy.

Zgłoszenie jako element strategii biznesowej

Sprawne przejście procedury notyfikacji suplementu wymaga przede wszystkim dobrej organizacji pracy, w tym odpowiedniego przygotowania dokumentacji. Firmy, które traktują wymogi prawne jako część swojej strategii, szybciej wprowadzają produkty na rynek, ograniczają ryzyko kontroli i budują zaufanie zarówno partnerów biznesowych, jak i konsumentów. Nie ulega wątpliwości, że konsument zdecydowanie chętniej sięga po suplement, który postrzega jako bezpieczny i zgodny z regulacjami, co w konkurencyjnej branży może okazać się realną przewagą.

Autorki: Katarzyna Fortak-Karasińska - radca prawny, założycielka F/K Legal

Anna Szauer - radca prawny w F/K Legal