Ochrona danych w zdrowiu - rola IOD, praktyka i dobre nawyki na dziś
Inspektor Ochrony Danych (IOD) jeszcze kilka lat temu funkcjonował w cieniu struktur organizacyjnych. Dziś jego rola nabrała strategicznego znaczenia, a od jego skuteczności może zależeć nie tylko zgodność z przepisami, ale także reputacja całej organizacji oraz potencjalna wysokość kary w przypadku naruszenia ochrony danych.
W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym, przy rosnących oczekiwaniach pacjentów i organu nadzorczego, IOD staje się kluczowym doradcą zarządu. Dziś to już nie tylko „strażnik przepisów prawa”, ale kluczowy partner w zarządzaniu ryzykiem i budowaniu zaufania. Musi być osobą wiarygodną zarówno dla pacjentów, jak i dla zarządu. To na nim spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe przetwarzanie danych osobowych oraz wspieranie placówki w zapewnieniu ciągłości działania organizacji.
W obliczu cyfryzacji usług zdrowotnych, rosnących oczekiwań pacjentów i ograniczonych zasobów, stoi przed szeregiem wyzwań, które wymagają zarówno wiedzy, jak i realnego wsparcia ze strony zarządów. W ochronie zdrowia dane osobowe mają szczególny status – są nie tylko danymi szczególnej kategorii zgodnie z art. 9 RODO, ale też wyjątkowo istotne z perspektywy pacjenta. Informacje o stanie zdrowia, diagnozach, zabiegach czy wynikach badań budzą naturalne oczekiwanie dyskrecji i prywatności. Ich przetwarzanie musi więc odbywać się z najwyższą starannością, a odpowiedzialność za nadzór w tym obszarze spoczywa w dużej mierze na Inspektorze Ochrony Danych (IOD).
Jak wygląda jego codzienność w sektorze medycznym i z czym musi się mierzyć?
Należy zwrócić uwagę na fakt, że sektor medyczny to obecnie przestrzeń w której styka się wiele interesów: pacjenci, personel medyczny, administracja, informatycy, zewnętrzni dostawcy technologii, kontrahenci, a łącznikiem jest IOD którego zadaniem jest godzenie potrzeby bezpieczeństwa danych z realiami funkcjonowania placówki. W praktyce oznacza to nadzór nad dokumentacją medyczną, szkolenia pracowników, wsparcie przy incydentach oraz opiniowanie nowych rozwiązań informatycznych. Wymaga to zarówno umiejętności komunikacyjnych, jak i dużej odporności na presję czasu i zasobów. Istnieje pilna potrzeba kształcenia Inspektorów Ochrony Danych w procesach związanych z psychologią zarządzania, aby móc realizować powyższe cele.
Poznaj program warsztatów IOD w ochronie zdrowia 26 czerwca 2025
Placówki medyczne coraz chętniej inwestują w rozwiązania cyfrowe – elektroniczne rejestry, e-recepty, zdalne konsultacje czy systemy wymiany informacji z NFZ. To naturalny kierunek rozwoju, który przynosi korzyści operacyjne i ułatwia pacjentom dostęp do usług. Jednak każda z tych innowacji wiąże się również z nowymi ryzykami – zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.
Inspektor Ochrony Danych ma za zadanie ocenić, czy dane rozwiązanie technologiczne uwzględnia kwestie prywatności już na etapie projektowania. To duże wyzwanie, szczególnie gdy decyzje inwestycyjne zapadają dynamicznie, a ochrona danych nie zawsze stanowi priorytet. Dlatego tak ważne jest, aby IOD był angażowany już na wczesnym etapie wdrażania nowych rozwiązań – zgodnie z zasadą privacy by design. Jego rola nie powinna ograniczać się do recenzowania gotowych decyzji, lecz polegać na aktywnym uczestnictwie w całym procesie decyzyjnym jako partner zarządu.
Oczekiwania pacjentów rosną
Współcześni pacjenci są coraz bardziej świadomi swoich praw związanych z prywatnością. Wiedzą, że mają prawo do uzyskania informacji o tym, kto i w jakim celu przetwarza ich dane osobowe (art. 13 i 14 RODO), pytać o zgody, procedury, żądać dostępu do swojej dokumentacji medycznej (art. 15 RODO), korzystać z prawa do sprostowania danych (art. 16 RODO) lub prawo do ograniczenia danych (art. 18), a w razie jakichkolwiek wątpliwości – składają skargi do organu nadzorczego Prezesa UODO. To wymaga od placówek dużej transparentności, jasnych komunikatów i szybkiej reakcji.
IOD staje się tu nie tylko doradcą, ale też twarzą instytucji w relacjach z pacjentami i organem nadzorczym. Jego działania – lub ich brak – wpływają na sposób, w jaki organizacja jest postrzegana jako całość.
Nawet najlepsze procedury w placówce nie zagwarantują bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, jeśli pracownicy nie będą posiadali świadomości i zrozumienia potrzeby ochrony prywatności pacjentów. Wielu IOD-ów wciąż sygnalizuje, że poziom świadomości w organizacjach jest niewystarczający. Często panuje przekonanie, że ochrona danych to "temat dla prawnika", a nie element codziennej pracy i kultury organizacji, dlatego jednym z priorytetów IOD-ów w 2025 roku jest budowanie kultury ochrony danych – nie przez straszenie karami, lecz przez edukację, pokazanie korzyści i angażowanie pracowników na wszystkich poziomach. Zrozumienie, że ochrona danych to wartość wspólna, może stać się kluczowym wyróżnikiem nowoczesnej placówki medycznej.
Zarządy, które rozumieją znaczenie ochrony danych, nie tylko minimalizują ryzyka, ale też budują wartość organizacji. W świecie, gdzie zaufanie pacjenta to waluta równie ważna co wynik finansowy, odpowiedzialność za dane osobowe staje się jednym z filarów reputacji i stabilności instytucji.
Autorzy: dr Magdalena Celeban, adiunkt, Akademia Piotrkowska, Paweł Makowski, prawnik, Privacy Matters
