Kwarantanna wprowadzona w związku z pandemią COVID-19 w błyskawicznym tempie zmieniła funkcjonowanie wielu firm. Warto spojrzeć na pracę zdalną nie jako na utrudnienie, ale przede wszystkim olbrzymią szansę.

Chociaż ostatnimi czasy, w związku z wyjątkowymi środkami wprowadzonymi przez rząd, zaczęliśmy na pracę zdalną patrzeć głównie przez pryzmat kwarantanny, ożywione dyskusje na temat tego sposoby wykonywania swoich obowiązków toczą się na naszym rynku co najmniej od kilku lat. W dobie zaawansowanych rozwiązań technologicznych potrzeba fizycznej obecności w biurze coraz częściej traci uzasadnienie, właściwie sprowadzając się wyłącznie do szczególnych sytuacji (chociaż w zdecydowanej większości przypadków również z nimi jesteśmy sobie w stanie radzić, wykorzystując potencjał narzędzi teleinformatycznych). Czy wobec tego zdalna praca jest wyłącznie benefitem, czy być może standardem, który z każdym dniem będzie stawał się coraz bardziej powszechny? Jednym z nielicznych pozytywnych skutków kwarantanny może okazać się zmiana postrzegania tej kwestii przez część pracodawców, którzy do tej pory podchodzili do niej z rezerwą. Jednocześnie jednak z pewnością wiąże się z nowymi wyzwaniami, na które należy się odpowiednio przygotować.

Praca zdalna to żadna nowość

Pracodawcy, którzy chcieliby powiązać kwestię pracy zdalnej wyłącznie ze stanami wyjątkowymi, będą rozczarowani. Ten model realizacji obowiązków liczy sobie blisko 50 lat i jego wprowadzenie nie miało nic wspólnego ze społecznymi zagrożeniami, takimi jak to, z którym mamy do czynienia obecnie. Wręcz przeciwnie: zasadniczo powstał po to, żeby im zapobiegać. Z jego pierwszymi przejawami mieliśmy do czynienia już w latach 60. ubiegłego wieku w USA, zaczął się natomiast upowszechniać od następnej dekady, a jego popularność rośnie z każdym dniem. Co kierowało pionierami pracy zdalnej? Przede wszystkim ograniczenie konieczności dojazdów, które paraliżowały metropolie (oczywiście odbierając przy okazji pracownikom cenne godziny życia). To, że ten tryb pracy daje również inne benefity, pokazała po prostu praktyka.

Telepraca: zdalna praca przed erą digital

W 1973 roku amerykański naukowiec Jack Nilles wprowadził do obiegu dwa pojęcia, które okazały się przełomowe dla współczesnej gospodarki. Telepraca (teleworking) i teledojazdy (telecommuting) powstały na długo przed funkcjonalnymi systemami internetowymi, nie wspominając nawet o narzędziach, które dziś są dla nas łatwo dostępną oczywistością, a wówczas mogliby o nich pomyśleć co najwyżej twórcy literatury sci-fi. Zresztą nie bez przyczyny opracowywaniem koncepcji pracy zdalnej zajął się inżynier uczestniczący w planach podboju kosmosu przez NASA. Jak to jednak zwykle z geniuszami bywa, długo nikt nie chciał przetestować jego pomysłów w praktyce. Dopiero w 1987 roku na pilotażowy program zdecydowała się administracja stanu Kalifornia. Ten zakończył się sukcesem, a praca zdalna nie tylko zmniejszyła korki (czym przysłużyła się również jakości powietrza), ale również wpłynęła pozytywnie na standard oferowanych usług. Same zalety? Oczywiście. I to w czasach, w których nikt nawet nie marzył o wideokonferencjach w wysokiej jakości, a smartfon wydawał się urządzeniem z innej planety.

Inne czasy, inne możliwości

Porównywanie obecnej sytuacji i szans, które daje nam technologia, do czasów, w których komputery osobiste zajmowały połowę pokoju, nie ma jednak najmniejszego sensu. Dzięki nim praca zdalna szybko przestała być wyłącznie interesującą perspektywą, a stała się elementem naszej codzienności. Z przygotowanego przez firmę Buffer raportu „State Of Remote Work 2019” wynika, że aż 99% pracowników chciałaby wykorzystywać ten tryb przynajmniej częściowo do końca swojej zawodowej kariery. Jednocześnie widać również zmiany w podejściu samych pracodawców: 40% umożliwia zdalną pracę części zespołu, 31% korzysta z pełnej pracy zdalnej, a 9% udostępnia pracownikom możliwość pracy zdalnej przez określoną liczbę dni w ujęciu tygodniowym lub miesięcznym. Co prawda w badaniu wzięli udział głównie pracownicy branży IT ze Stanów Zjednoczonych, jednak nie brakuje wśród nich również głosu pracowników z Europy oraz przedstawicieli świata mediów, turystyki, edukacji czy usług prawnych.

Praca zdalna – co to oznacza dla pracodawcy?

Oczywiście to, co korzystne dla pracownika, nie zawsze jest korzystne dla pracodawcy. To zresztą podstawowy argument wielu przedsiębiorców, dla których model zdalnej pracy kojarzy się głównie z brakiem kontroli i poważnymi problemami organizacyjnymi. Warto spojrzeć jednak na drugą stronę medalu. Wprowadzenie pracy zdalnej oznacza także pakiet korzyści:

• Zadowolony pracownik to lepszy pracownik: raport „Praca zdalna – jestem na TAK!” opracowany przez Kantar Public na zlecenie startupu Crossover jasno pokazuje, że aż 57% pracowników na naszym rynku chciałoby pracować zdalnie, a 81% decydować przy okazji o czasie swojej pracy. Umożliwienie im realizacji tych oczekiwań przekłada się na komfort psychiczny, a to z kolei prosta droga do podwyższenia efektywności pracy bez konieczności implementowania drogich i często nieskutecznych rozwiązań.
• Wyższa retencja pracowników: rynek nieustannie się zmienia, a praca zdalna staje się standardem, z którego często korzystają innowacyjne firmy. W przeciwieństwie do wielu benefitów, które brzmią wprawdzie atrakcyjnie, ale często przeobrażają się w pewnego rodzaju HR-owe dowcipy, zdalna praca to w ujęciu potencjalnych pracowników faktyczny plus, na który zwracają uwagę już w trakcie procesu rekrutacji. Traktowanie jej jako przywileju często obniża retencję i przekłada się na zwiększoną rotację, co ma katastrofalny wpływ na politykę kadrową organizacji oraz osiągane przez nią rezultaty.
• Komfort psychiczny w miejscu pracy ma znaczenie: badania psychologów jasno pokazują, że praca zdalna w domu lub w przyjaznym środowisku sprzyja efektywności. Wbrew pozorom biuro nie zawsze wyzwala w nas pokłady kreatywności, ulubiony fotel może okazać się zdecydowanie skuteczniejszym bodźcem do pracy.
• Znalezienie unikalnych talentów: im większy talent, tym większe oczekiwania wobec pracodawcy. Dotyczy to nie tylko kwestii płacowych, ale w dużej mierze również dodatkowych możliwości. Najlepsi pracownicy coraz częściej zwracają uwagę na możliwość pracy zdalnej. Jej brak może skutecznie uniemożliwić ich pozyskanie.
• Geografia przestaje mieć znaczenie: w czasach globalnej wioski na drodze skutecznej rekrutacji często staje kwestia lokalizacji. Siłą rzeczy żegnamy się z wartościowymi pracownikami, którzy mogliby zasilić zespół swoją wiedzą i doświadczeniami, ale nie mogą pozwolić sobie na zmianę miejsca zamieszkania. Warto zrozumieć, że wcale nie muszą tego robić, a my możemy w pełni korzystać z ich potencjału, nie spotykając się z nimi codziennie w biurze.
• Oszczędności: praca zdalna z domu przekłada się także bezpośrednio na koszty prowadzenia działalności. Mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, znacząco niższe zużycie energii, ograniczone wydatki z tytułu administracji i wyposażenia stanowisk – to wszystko sprawia, że więcej środków może zostać przeznaczone na inwestycje i innowacje, dzięki którym rozwiniemy swój biznes.

Praca zdalna: opinie pracodawców przekonują

Ostatecznie najlepszym motywatorem do wdrożenia pracy zdalnej (i to nie tylko w warunkach kwarantanny!) powinny być pozytywne opinie pracodawców, którzy obserwują każdego dnia profity płynące z tego typu relacji z pracownikami. Nie da się jednak ukryć, że częściowe lub zupełnie przejście na tryb pracy zdalnej wymaga odpowiedniego przygotowania, planowania i sprawnego wykorzystania narzędzi. Pod tym względem współczesny rynek technologiczny nas rozpieszcza. Wbrew pozorom nie sprzyja to jednak podejmowaniu decyzji. Większość pracodawców przygotowując się na ten krok, chętnie korzysta z doświadczeń innych podmiotów. Znakomitym sposobem na poznanie sprawdzonych sposobów na wdrożenie pracy zdalnej w firmie będzie wzięcie udziału w webinarze "Praca zdalna - jak uregulować zasady jej świadczenia". Sam format spotkania może stać się zresztą znakomitym argumentem w debacie na temat możliwości, jakie daje nam współczesna technologia w środowisku pracy.

Mądra organizacja i narzędzia

Podstawowym wyzwaniem stojącym przed pracodawcą wprowadzającym możliwość pracy zdalnej w firmie jest przestawienie się na zupełnie inny tryb zarządzania i ewaluacji pracy. Ostatecznie naczelną wartością nie jest wcale czas spędzony przy komputerze, ale efektywność, jaka mu towarzyszy, i pomysły, które dzięki niemu powstaną. Nie oznacza to oczywiście, że nie istnieją sposoby na sprawowanie ścisłej kontroli nad pracownikami nawet w takich warunkach: pytanie brzmi jednak, czy przyniosą oczekiwany rezultat i czy skłonią talenty do pełnego zaangażowania w projekt.  Zresztą, takie podejście nawet w warunkach biurowych nie daje oczekiwanych rezultatów, nie można więc liczyć na cud również w przypadku pracy zdalnej. Opinie części pracodawców, twierdzących, że praca zdalna nigdy nie zastąpi tej stacjonarnej, są natomiast zazwyczaj reliktem dawnych czasów, w których fizyczna obecność na stanowisku pracy była tożsama z sumiennym wykonywaniem swoich obowiązków.

Pracy zdalnej nie należy się bać, trzeba jednak nauczyć i siebie, i swoich pracowników wykorzystywania pełni potencjału, który oferuje. Wprowadzenie skutecznych narzędzi, zapewniających odpowiednią komunikację, planowanie działań i rozliczanie się z nich oraz dokładne zdefiniowanie ram współpracy, uwzględniających przy tym charakter zdalnej pracy, pozwoli czerpać korzyści wszystkim stronom.

Nie tylko na czas pandemii

Ograniczenie funkcjonowania wielu firm sprawiło, że podmioty niekorzystające do tej pory z pracy zdalnej zostały niejako zmuszone do wypróbowania tej możliwości. Chociaż sytuacja nie jest komfortowa i nie sprzyja sięganiu po innowacje, warto przeanalizować osiągane w tym czasie rezultaty i testować narzędzia, pozwalające na zwiększenie komfortu pracy i wdrażanie nowych zasad organizacyjnych. Może okazać się, że poczynione teraz obserwacje pozwolą na zmianę opinii dotyczącej pracy zdalnej. Już teraz eksperci zauważają, że część firm zdecydowanie chętniej będzie stosować ten model wykonywania obowiązków służbowych także po ustabilizowaniu sytuacji

Autor: Paweł Łaniewski