Skuteczny onboarding. 8 zasad efektywnego onboardingu pracownika

Pozyskanie nowego pracownika to nie wszystko. Właściwie dopiero w tym momencie rozpoczynają się właściwe wyzwania dla zespołu HR. Jednym z nich jest onboarding.

Dla wielu pracowników rozpoczynających swoją przygodę z nową firmą pierwsze momenty po zetknięciu się z obowiązkami są bardzo stresujące. Nic w tym dziwnego: zupełnie inne środowisko, kultura pracy, wymagania i organizacja wymagają pewnego czasu na wdrożenie. Jednocześnie, jak pokazują badania, wiele świeżo zrekrutowanych osób uważa brak systemowego podejścia do tego zagadnienia za jeden z największych problemów, utrudniających lub wręcz uniemożliwiających właściwą realizację powierzonych zadań. Odpowiedzią na te potrzeby jest skuteczny onboarding. To jedna z kluczowych kwestii, którą zająć powinien się nie tylko dział HR, ale również inne komórki organizacji. Warto przyjrzeć się podstawowym zasadom, rządzącym procesem onboardingu pracownika, aby ustrzec się błędów i w odpowiedni sposób wprowadzić nową osobę do firmy.

Designed by ijeab / Freepik
Designed by ijeab / Freepik

Po czym można poznać prawidłowo zarządzany podmiot? Przede wszystkim po dobrej organizacji i komunikacji. Jeżeli jednak nie jesteśmy w stanie przekonać do siebie własnych pracowników, zwłaszcza tych, którzy dopiero rozpoczynają pracę, z pewnością nie uda się również stworzyć pozytywnego obrazu na zewnątrz. Mimo to onboarding wciąż kojarzy się głównie z praktyką podejmowaną przez duże korporacje, chociaż i w nich zdarza się, że proces wdrażania pracowników zostaje zepchnięty na dalekie miejsce listy rzeczy, które należy wykonać w ramach realizacji projektu rekrutacyjnego. W końcu po udanej rekrutacji łatwo osiąść na laurach i zacząć wymagać bez pomyślenia o właściwej adaptacji nowej osoby. Jakie mogą być tego rezultaty? Co łatwe do przewidzenia – wyjątkowo niekorzystne. Zarówno dla konkretnego pracownika, jak i dla całej organizacji.

Onboarding – realizowany nie na zasadzie doraźnych działań, a systemowego podejścia wpisującego się w szersze ramy polityki kadrowej firmy – pozwala na uniknięcie wielu problemów wynikających bezpośrednio ze zlekceważenia potrzeby przeprowadzenia procesu adaptacyjnego nowego pracownika. Lista korzyści jest bardzo długa, a jeśli dodać do tego niezbyt wysokie koszty zadań związanych z onboardingiem pracownika, okazuje się, że rezygnacja z programu adaptacyjnego to wyjątkowo nieroztropny krok, który może sporo kosztować firmę:

Aby onboarding był skuteczny, warto zaznajomić się z podstawowymi zasadami rządzącymi tym procesem. Ich przeanalizowanie i uwzględnienie w realizowanych projektach z pewnością przełoży się na wiele aspektów funkcjonowania organizacji, w tym przede wszystkim kształtowanie pozytywnego wizerunku w ramach działań employer brandingowych. Te z kolei znajdą odzwierciedlenie nie tylko w satysfakcji konkretnego pracownika, ale i w szerszym ujęciu polityki korporacyjnej. Ostatecznie to, jak będzie wyglądał onboarding, zależy od wielu czynników, w tym przede wszystkim charakteru pracy, struktury organizacyjnej, przewidzianych nakładów finansowych, realizowanych projektów i… kreatywności. Skuteczne działania w tym zakresie powinny zakładać kompleksowe podejście, uwzględniające zarówno przedstawienie najważniejszych informacji dotyczących funkcjonowania w organizacji, wskazówek odnoszących się do pełnionych obowiązków, jak i… umiejętności obsługiwania ekspresu do kawy.

Chociaż onboarding pracownika kojarzy się z okresem następującym bezpośrednio po rozpoczęciu pracy w firmie, w rzeczywistości skuteczne działania muszą rozpocząć się zdecydowanie wcześniej: jeszcze na rozmowie kwalifikacyjnej lub na etapie poszukiwania kandydatów. Dobrze sporządzone ogłoszenie, wyjaśniające jak najwięcej szczegółów, rozmowa wyczerpująca długą listę pytań i zakładająca również przekazanie najważniejszych informacji na temat działalności firmy, wreszcie dodatkowe działania, takie jak np. specjalne szkolenia czy dni informacyjne dla kandydatów: to wszystko, choć następuje jeszcze przed podpisaniem umowy i przyjęciem pracownika do pracy, wpisuje się w szeroki zakres onboardingu, który pomaga zarówno zredukować szok adaptacyjny, jak i w odpowiedzialny sposób budować wizerunek firmy jako idealnego pracodawcy.

W okresie następującym pomiędzy zakończeniem rekrutacji a właściwym rozpoczęciem współpracy warto postawić także na dobrą komunikację z nowym pracownikiem. W wielu firmach niestety nadal standardem jest, że w tym czasie kontakt właściwie zamiera. Wprawdzie większość kwestii formalnych zapewne została już ustalona, jednak bierne oczekiwanie na stawienie się talentu w progu firmy to nie najlepsze rozwiązanie, zwłaszcza że często pomiędzy zakończeniem rekrutacji a podjęciem obowiązków mija nawet kilka miesięcy. W tym czasie można już powoli wdrażać nowego współpracownika do nowej rzeczywistości i kultury pracy. Warto więc co jakiś czas wysłać maila z ważnymi informacjami albo newsami z życia organizacji. Nie bez znaczenia pozostaje również budowanie osobistych relacji.

Właściwy onboarding pracownika rozpoczyna się po jego przyjściu do pracy i objęciu nowych obowiązków. Warto jednak poświęcić pierwsze dni na efektywne wdrożenie, nieograniczające się jedynie do przeprowadzenia koniecznych szkoleń. Należy skupić się na szerokim spektrum informacji o firmie, uwzględniających wszystkie kwestie kluczowe dla prawidłowego odnalezienia się w nowym środowisku. Oczywiście w tym przypadku kontakt jest jeszcze ważniejszy: nowy pracownik musi otrzymać odpowiedzi na wszystkie pytania i czuć, że otrzymuje właściwe wsparcie.

Podczas przygotowywania skutecznego onboardingu pracownika warto pomyśleć również o dodatkowych materiałach, które okażą się ważnym wsparciem w czasie procesu adaptacji. Nie mówimy w tym przypadku jedynie o gadżetach reklamowych i pakietach startowych. Niektóre firmy decydują się np. na stworzenie podręcznika zawierającego zbiór informacji na temat firmy, przyjętych standardów czy ciekawostek, które umożliwią łatwiejsze odnalezienie się w nowym środowisku i zwiększą zaufanie do pracodawcy.

Cyfrowy świat daje nam zupełnie inne możliwości komunikacyjne. Warto wykorzystać ich potencjał, aby przeprowadzić onboarding w ciekawy i nieszablonowy sposób. Można więc stworzyć platformę, na której znajdą się interesujące materiały dotyczące nie tylko samej organizacji, ale również innych członków zespołu. Co więcej – w ramach onboardingu pracownik podejmujący nowe obowiązki również powinien włączyć się do zabawy, aby powiedzieć kolegom więcej o sobie. Dzięki temu uda się zapobiec kryzysowi komunikacyjnemu, który zwykle prowadzi do złego samopoczucia i problemów z właściwą adaptacją.

Taki model sprawdza się nie tylko w przypadku najmłodszych. Można z niego skorzystać również podczas onboardingu. To świetny czas na testowanie swojej kreatywności: nowym pracownikom można zaproponować gry, które pomogą w ciekawy i jak najmniej formalny sposób poznać nowe środowisko, panujące w nim zasady i swoich współpracowników. Dzięki temu możliwe stanie się również poznanie charakteru danej osoby oraz przełamanie pierwszych lodów.

Aby onboarding pracownika był skuteczny, musi zostać przeprowadzony w profesjonalny sposób. Chociaż często – zwłaszcza w mniej formalnych projektach – wydaje się, że kluczową rolę odgrywa spontaniczność, w rzeczywistości stoi za nimi dobre przygotowanie i skrupulatnie wypełniany plan. Warto więc zatroszczyć się o ogarnięcie chaosu i właściwą koordynację prac. Tym bardziej, że za dobrym onboardigniem stoi duża grupa ludzi, znacząco wykraczająca poza sam dział HR.

Prowadzenie skutecznych działań onboardingowych wymaga ciągłego dokształcania się i zdobywania nowych kompetencji. Warto także uczyć się od innych: inspiracje płynące z innych firm i projektów to bezcenne doświadczenie, które z pewnością pomoże wzbogacić własne możliwości. Dzięki temu onboarding pracownika będzie zawsze skuteczny i emocjonujący, co pozwoli czerpać zyski zarówno konkretnemu działowi, jak i całej organizacji.

Autor: Paweł Łaniewski

Newsletter konferencje.pb.pl
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
×
Newsletter konferencje.pb.pl
autor: Mateusz Stempak
Ostatnia środa miesiąca
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: [email protected] W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: [email protected] Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.