Skuteczny onboarding. 8 zasad efektywnego onboardingu pracownika
Pozyskanie nowego pracownika to nie wszystko. Właściwie dopiero w tym momencie rozpoczynają się właściwe wyzwania dla zespołu HR. Jednym z nich jest onboarding.
Dla wielu pracowników rozpoczynających swoją przygodę z nową firmą pierwsze momenty po zetknięciu się z obowiązkami są bardzo stresujące. Nic w tym dziwnego: zupełnie inne środowisko, kultura pracy, wymagania i organizacja wymagają pewnego czasu na wdrożenie. Jednocześnie, jak pokazują badania, wiele świeżo zrekrutowanych osób uważa brak systemowego podejścia do tego zagadnienia za jeden z największych problemów, utrudniających lub wręcz uniemożliwiających właściwą realizację powierzonych zadań. Odpowiedzią na te potrzeby jest skuteczny onboarding. To jedna z kluczowych kwestii, którą zająć powinien się nie tylko dział HR, ale również inne komórki organizacji. Warto przyjrzeć się podstawowym zasadom, rządzącym procesem onboardingu pracownika, aby ustrzec się błędów i w odpowiedni sposób wprowadzić nową osobę do firmy.
Po czym można poznać prawidłowo zarządzany podmiot? Przede wszystkim po dobrej organizacji i komunikacji. Jeżeli jednak nie jesteśmy w stanie przekonać do siebie własnych pracowników, zwłaszcza tych, którzy dopiero rozpoczynają pracę, z pewnością nie uda się również stworzyć pozytywnego obrazu na zewnątrz. Mimo to onboarding wciąż kojarzy się głównie z praktyką podejmowaną przez duże korporacje, chociaż i w nich zdarza się, że proces wdrażania pracowników zostaje zepchnięty na dalekie miejsce listy rzeczy, które należy wykonać w ramach realizacji projektu rekrutacyjnego. W końcu po udanej rekrutacji łatwo osiąść na laurach i zacząć wymagać bez pomyślenia o właściwej adaptacji nowej osoby. Jakie mogą być tego rezultaty? Co łatwe do przewidzenia – wyjątkowo niekorzystne. Zarówno dla konkretnego pracownika, jak i dla całej organizacji.
Onboarding – realizowany nie na zasadzie doraźnych działań, a systemowego podejścia wpisującego się w szersze ramy polityki kadrowej firmy – pozwala na uniknięcie wielu problemów wynikających bezpośrednio ze zlekceważenia potrzeby przeprowadzenia procesu adaptacyjnego nowego pracownika. Lista korzyści jest bardzo długa, a jeśli dodać do tego niezbyt wysokie koszty zadań związanych z onboardingiem pracownika, okazuje się, że rezygnacja z programu adaptacyjnego to wyjątkowo nieroztropny krok, który może sporo kosztować firmę:
Aby onboarding był skuteczny, warto zaznajomić się z podstawowymi zasadami rządzącymi tym procesem. Ich przeanalizowanie i uwzględnienie w realizowanych projektach z pewnością przełoży się na wiele aspektów funkcjonowania organizacji, w tym przede wszystkim kształtowanie pozytywnego wizerunku w ramach działań employer brandingowych. Te z kolei znajdą odzwierciedlenie nie tylko w satysfakcji konkretnego pracownika, ale i w szerszym ujęciu polityki korporacyjnej. Ostatecznie to, jak będzie wyglądał onboarding, zależy od wielu czynników, w tym przede wszystkim charakteru pracy, struktury organizacyjnej, przewidzianych nakładów finansowych, realizowanych projektów i… kreatywności. Skuteczne działania w tym zakresie powinny zakładać kompleksowe podejście, uwzględniające zarówno przedstawienie najważniejszych informacji dotyczących funkcjonowania w organizacji, wskazówek odnoszących się do pełnionych obowiązków, jak i… umiejętności obsługiwania ekspresu do kawy.
Poznaj program kongresu “HR Summit 2022”, 19-20 września 2022, Warszawa >>
Chociaż onboarding pracownika kojarzy się z okresem następującym bezpośrednio po rozpoczęciu pracy w firmie, w rzeczywistości skuteczne działania muszą rozpocząć się zdecydowanie wcześniej: jeszcze na rozmowie kwalifikacyjnej lub na etapie poszukiwania kandydatów. Dobrze sporządzone ogłoszenie, wyjaśniające jak najwięcej szczegółów, rozmowa wyczerpująca długą listę pytań i zakładająca również przekazanie najważniejszych informacji na temat działalności firmy, wreszcie dodatkowe działania, takie jak np. specjalne szkolenia czy dni informacyjne dla kandydatów: to wszystko, choć następuje jeszcze przed podpisaniem umowy i przyjęciem pracownika do pracy, wpisuje się w szeroki zakres onboardingu, który pomaga zarówno zredukować szok adaptacyjny, jak i w odpowiedzialny sposób budować wizerunek firmy jako idealnego pracodawcy.
W okresie następującym pomiędzy zakończeniem rekrutacji a właściwym rozpoczęciem współpracy warto postawić także na dobrą komunikację z nowym pracownikiem. W wielu firmach niestety nadal standardem jest, że w tym czasie kontakt właściwie zamiera. Wprawdzie większość kwestii formalnych zapewne została już ustalona, jednak bierne oczekiwanie na stawienie się talentu w progu firmy to nie najlepsze rozwiązanie, zwłaszcza że często pomiędzy zakończeniem rekrutacji a podjęciem obowiązków mija nawet kilka miesięcy. W tym czasie można już powoli wdrażać nowego współpracownika do nowej rzeczywistości i kultury pracy. Warto więc co jakiś czas wysłać maila z ważnymi informacjami albo newsami z życia organizacji. Nie bez znaczenia pozostaje również budowanie osobistych relacji.
Właściwy onboarding pracownika rozpoczyna się po jego przyjściu do pracy i objęciu nowych obowiązków. Warto jednak poświęcić pierwsze dni na efektywne wdrożenie, nieograniczające się jedynie do przeprowadzenia koniecznych szkoleń. Należy skupić się na szerokim spektrum informacji o firmie, uwzględniających wszystkie kwestie kluczowe dla prawidłowego odnalezienia się w nowym środowisku. Oczywiście w tym przypadku kontakt jest jeszcze ważniejszy: nowy pracownik musi otrzymać odpowiedzi na wszystkie pytania i czuć, że otrzymuje właściwe wsparcie.
Podczas przygotowywania skutecznego onboardingu pracownika warto pomyśleć również o dodatkowych materiałach, które okażą się ważnym wsparciem w czasie procesu adaptacji. Nie mówimy w tym przypadku jedynie o gadżetach reklamowych i pakietach startowych. Niektóre firmy decydują się np. na stworzenie podręcznika zawierającego zbiór informacji na temat firmy, przyjętych standardów czy ciekawostek, które umożliwią łatwiejsze odnalezienie się w nowym środowisku i zwiększą zaufanie do pracodawcy.
Cyfrowy świat daje nam zupełnie inne możliwości komunikacyjne. Warto wykorzystać ich potencjał, aby przeprowadzić onboarding w ciekawy i nieszablonowy sposób. Można więc stworzyć platformę, na której znajdą się interesujące materiały dotyczące nie tylko samej organizacji, ale również innych członków zespołu. Co więcej – w ramach onboardingu pracownik podejmujący nowe obowiązki również powinien włączyć się do zabawy, aby powiedzieć kolegom więcej o sobie. Dzięki temu uda się zapobiec kryzysowi komunikacyjnemu, który zwykle prowadzi do złego samopoczucia i problemów z właściwą adaptacją.
Taki model sprawdza się nie tylko w przypadku najmłodszych. Można z niego skorzystać również podczas onboardingu. To świetny czas na testowanie swojej kreatywności: nowym pracownikom można zaproponować gry, które pomogą w ciekawy i jak najmniej formalny sposób poznać nowe środowisko, panujące w nim zasady i swoich współpracowników. Dzięki temu możliwe stanie się również poznanie charakteru danej osoby oraz przełamanie pierwszych lodów.
Aby onboarding pracownika był skuteczny, musi zostać przeprowadzony w profesjonalny sposób. Chociaż często – zwłaszcza w mniej formalnych projektach – wydaje się, że kluczową rolę odgrywa spontaniczność, w rzeczywistości stoi za nimi dobre przygotowanie i skrupulatnie wypełniany plan. Warto więc zatroszczyć się o ogarnięcie chaosu i właściwą koordynację prac. Tym bardziej, że za dobrym onboardigniem stoi duża grupa ludzi, znacząco wykraczająca poza sam dział HR.
Prowadzenie skutecznych działań onboardingowych wymaga ciągłego dokształcania się i zdobywania nowych kompetencji. Warto także uczyć się od innych: inspiracje płynące z innych firm i projektów to bezcenne doświadczenie, które z pewnością pomoże wzbogacić własne możliwości. Dzięki temu onboarding pracownika będzie zawsze skuteczny i emocjonujący, co pozwoli czerpać zyski zarówno konkretnemu działowi, jak i całej organizacji.
Autor: Paweł Łaniewski
