O czym pamiętać, przy renegocjowaniu umów najmu lokali biurowych i handlowo usługowych w galeriach

Pandemia koronawirusa okazała się olbrzymim wyzwaniem dla całej gospodarki. W szczególnie trudnym położeniu znaleźli się najemcy lokali w galeriach handlowych, którzy bardzo często nie mogą wykonywać swojej działalności. Warto przyjrzeć się kwestii renegocjacji umów.

Prowadzenie działalności gospodarczej w obecnej sytuacji jest wyjątkowo trudne. Poza oczywistymi czynnikami rynkowymi właściciele firm muszą sprostać jeszcze jednemu aspektowi, czyli wdrażanym przez rząd działaniom, których celem jest ograniczenia ryzyka zakażeń. Bez wątpienia znajduje to przełożenie na całą gospodarkę. W szczególnie trudnym położeniu znaleźli się jednak przedstawiciele określonych branż. Poza – wyjątkowo głośnymi – przypadkami restauratorów, hotelarzy czy właścicieli siłowni – obostrzenia dotykają również osoby wynajmujące lokale w galeriach handlowych. Te, w zależności od aktualnych regulacji, nie mogą funkcjonować w ogóle lub jest to możliwe jedynie w ograniczonym zakresie, wymiernie przekłada się to również na uzyskiwane dochody. Olbrzymim obciążeniem jest przy tym obowiązek regulowania czynszów na dotychczasowych zasadach po okresach wyłączenia działalności. Warto zastanowić się nad tym, kiedy możliwe będzie renegocjowanie stawek oraz jakie argumenty mogą okazać się skuteczne w tym zakresie.

Renegocjacja umów najmu: nietypowe warunki

Standardowa rzeczywistość biznesowa jest stosunkowo prosta. Wynajmujący i najemca podpisują umowę, która definiuje stawki za wynajem powierzchni. Najemca może korzystać z niej na określonych zasadach, a kwestia kosztów – zasadniczo rzecz biorąc – jest kształtowana przez naturalne rynkowe procesy. Również kwestia renegocjacji cen bazuje na rynkowych wskaźnikach: klient, który uważa, że płatności są wyższe niż te, które wynikają z rynkowej praktyki, może posiłkować się danymi z innych firm czy przykładami innych przedsiębiorców. Oczywistą alternatywą pozostaje przy tym zmiana lokalu na inny, w lepszym stopniu dostosowany do oczekiwań i aktualnej sytuacji.

Rzeczywistość, którą przyniosła pandemia koronawirusa, znacząco różni się jednak od takiego scenariusza. Z przyczyn niezależnych – zarówno od wynajmującego jak i najemcy – prowadzenie działalności jest niemożliwe lub utrudnione. Wiele podmiotów doświadczyło przy tym znaczącego spadku dochodów. Na taką sytuację wpływ ma oczywiście kilka czynników. Po pierwsze częściowy lockdown nie  pozostawia wielu firmom jakiegokolwiek pola do działania. Po drugie coraz bardziej stresująca sytuacja gospodarcza przekłada się również na gorsze nastroje i obniżenie konsumpcji. To wszystko sprawia natomiast, że wiele podmiotów znalazło się na granicy płynności. Jednocześnie nadal muszą regulować różnego typu zobowiązania, w tym stawki czynszów, które niejednokrotnie stają się najistotniejszym obciążeniem w trudnej sytuacji.

Przygotuj się do renegocjacji

Jak widać, renegocjowanie umów najmu w dzisiejszych czasach wymaga zupełnie innej strategii niż ta, która okazuje się skuteczna w standardowej rzeczywistości gospodarczej. Jeden element pozostaje jednak taki sam: skuteczna argumentacja, umiejętności negocjacyjne i skłonność do poszukiwania kompromisów okażą się najlepszym wsparciem podczas tych trudnych rozmów. Dobre przygotowanie i bazowanie na merytorycznych argumentach to podstawa. Warto wziąć udział w webinarze "Renegocjacja czynszowych umów najmu lokali biurowych - praktyczne aspekty", podczas której teoretycy i praktycy tego zagadnienia podzielą się sprawdzonymi sposobami i optymalną strategią renegocjowania umów najmu lokali położonych w galeriach handlowych, a więc dotyczących sektora rynku szczególnie doświadczonego przez pandemię i wprowadzane obostrzenia.

Regulacje prawne w okresie lockdownu

Sytuacja prezentuje się w szczególny sposób w okresie, w którym obowiązuje formalny zakaz prowadzenia konkretnego typu działalności. W kontekście umów wynajmu lokali w centrach handlowych zazwyczaj wiąże się to z wprowadzanymi regulacjami funkcjonowania obiektów tego typu. Zgodnie z art. 15ze ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w takich momentach następuje wygaśnięcie wzajemnych zobowiązań, natomiast wynajmujący „powinien złożyć udostępniającemu bezwarunkową i wiążącą ofertę woli przedłużenia obowiązywania umowy na dotychczasowych warunkach o okres obowiązywania zakazu przedłużony o sześć miesięcy; oferta powinna być złożona w okresie trzech miesięcy od dnia zniesienia zakazu”. 

Takie rozwiązanie rodzi jednak pewne wątpliwości (m.in. odnoszące się do kwestii potraktowania powierzchni usługowej), wydaje się przy tym pewnego rodzaju zabezpieczeniem interesu przedsiębiorców, którzy nie mogą działać w okresie lockdownu, ponieważ nie są zobligowani do regulowania opłat na rzecz najemcy w okresach, w których zgodnie z prawem nie mogą prowadzić działalności. Nadal otwartych pozostaje kilka kwestii, które wymagają konkretyzacji. Poza tym często okazuje się, że dotychczasowe stawki są po prostu zbyt wysokie w odniesieniu do kondycji konkretnego rynku. W takim przypadku warto pomyśleć o ich renegocjowaniu.

Dobry moment na negocjacje

Oczywiście w standardowych okolicznościach do renegocjowania warunków umów dochodzi zazwyczaj w okresie poprzedzającym ich przedłużenie. Wówczas obie strony mają szansę na zredefiniowanie swoich oczekiwań i przedstawienie ich przed podjęciem wiążącej decyzji. Rynkowa tendencja działała przy tym w wielu przypadkach na korzyść wynajmujących, ponieważ rynek najmu – tak samo jak cały rynek nieruchomości – rozwijał się do tej pory, bijąc kolejne rekordy. Wyjątkowa sytuacja w znaczący sposób zmieniła jednak ten obraz. Najemcy mają do dyspozycji wiele argumentów, odnoszących się zarówno do indywidualnej, jak i rynkowej sytuacji, które mogą pomóc w obniżce stawki czynszu – przynajmniej w kluczowym dla zachowania płynności okresie.

W wielu przypadkach umowy najmu lokali położonych w galeriach handlowych są przy tym długoterminowe, a – przynajmniej teoretycznie – w najgorszym położeniu znajdują się najemcy, którzy przedłużali najem stosunkowo niedawno i zgodzili się na stawki, które albo znacząco odbiegają od aktualnych standardów, albo są po prostu za wysokie w związku z bieżącą sytuacją gospodarczą. Również w takim przypadku można jednak usiąść do rozmów. Ostatecznie im szybciej zostaną podjęte efektywne kroki, tym lepiej dla obu stron. Uczciwe partnerstwo to korzyść także dla wynajmującego.

Na co może liczyć najemca?

Na samym początku warto przede wszystkim zdefiniować cele renegocjacji umowy najmu. Te zależą natomiast od indywidualnej sytuacji. Warto zastanowić się, który scenariusz będzie najlepszy zarówno w krótszym planie (obejmującym okres lockdownu), jak i dłuższej relacji z partnerem. Do dyspozycji pozostaje kilka rozwiązań: oprócz obniżenia stawek za wybrany okres, można zastosować również m.in. zawieszenie obowiązku spłaty kolejnych opłat lub relokację punktu do innej nieruchomości posiadanej przez wynajmującego, która umożliwiłaby obniżenie kosztów. Przy tym wynajmujący może powołać się m.in. na nadmierną trudność, a więc sytuację, w której – zgodnie z art. 357 § 1 Kodeksu cywilnego:

Jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Rozwiązując umowę sąd może w miarę potrzeby orzec o rozliczeniach stron, kierując się zasadami określonymi w zdaniu poprzedzającym.

Pandemia – a więc czynnik, który był niemożliwy do przewidzenia w momencie podpisywania umowy – może być odbierana jako przyczyna nadmiernych trudności w dalszym regulowaniu określonych w umowie stawek czynszu. W każdym wypadku najlepiej szukać jednak porozumienia i korzystać z opieki prawnej. Dzięki temu wynegocjowanie korzystniejszych warunków będzie zdecydowanie prostsze, a relacja z partnerem nie ucierpi.

Autor: Paweł Łaniewski