Jak dobra komunikacja wewnętrzna pomaga firmom angażować pracowników
Każdy zarząd firmy komunikuje się z pracownikami, tak jak każdy lider komunikuje się ze swoim zespołem. Zarówno unikanie kontaktu, jak i regularny dialog i informowanie to elementy komunikacji wewnętrznej. Nie można zatem powiedzieć, że są firmy, w których nie istnieje komunikacja wewnętrzna. Można już za to powiedzieć, że są takie, w których zamiast pomagać, osłabia ona biznes. Nawet 50 000 PLN rocznie tracą firmy na nieefektywnej komunikacji (wg. badania State of Business Communication od Grammarly).
Czym jest komunikacja wewnętrzna?
Komunikacja wewnętrzna to dziedzina, która rozwija się nieprzerwanie od XIX wieku. Pierwszy magazyn wewnętrzny, redagowany od 1840 roku przez kobiety pracujące w New England Cotton Mills, był w całości przygotowywany ręcznie. Z roku 1878 zachował się magazyn “Ibis Magazin” wydawany w Prudential Assurance Company. A archiwach biblioteki w Poznaniu można znaleźć numery miesięcznika “NOWINY”, wydawane w 1929 roku dla pracowników General Motors. I choć kanały mocno się zmieniły wraz z rozwojem technologii, to jedno pozostaje niezmienne. Pracownicy lubią być poinformowani. Ludzie bardziej się angażują i utożsamiają z pracodawcą, kiedy wiedzą co się dzieje w firmie, podobnie rozumieją cele, mają ten sam kontekst do podejmowania działań i decyzji.
Z definicji więc, zadaniem komunikacji wewnętrznej jest zadbanie o to, aby każdy z pracowników miał dostęp do informacji i danych, dzięki którym będzie lepiej realizował swoje codzienne zadania i podejmował lepsze decyzje na rzecz realizacji celu firmy. Tak więc zarówno magazyn, w którym pracownicy czytają o tym, co się dzieje w firmie, jak i komunikator wewnętrzny, gdzie można szybko dopytać, upewnić się w temacie biznesowym czy imprezy firmowe, podczas których nawiązujemy relacje, które później pozwalają nam lepiej współpracować, są elementami komunikacji wewnętrznej.
Jak prowadzić efektywną komunikację w organizacji?
Pewną trudnością w obszarze komunikacji wewnętrznej jest fakt, że nie da się dobrze działającego systemu komunikacji skopiować z jednej firmy do drugiej. Nawet jeżeli są to firmy siostrzane, z jednej branży lub firmy mające identyczne kanały wewnętrzne to zawsze znajdziemy różnice w 3 kluczowych obszarach dla komunikacji wewnętrznej:
- postawie i przekonaniach w członków zarządu,
- umiejętności i zrozumienia znaczenia komunikacji wśród liderów,
- potrzeb i oczekiwań pracowników.
Każda firma ma swoją charakterystykę, a dobry proces komunikacji opiera się na wykorzystaniu w pierwszej kolejności skutecznych kanałów nadawania informacji, a także stopniowego edukowania firmy, tak aby każdy w organizacji był dobrym komunikatorem.
Dlaczego email może nie wystarczyć?
Podstawą komunikacji wewnętrznej jest opowiadanie historii oraz udostępnianie danych. Wyzwaniem jednak jest to, że zarówno opowieści, jak i faktów jest bardzo wiele dookoła, a wraz z rozwojem technologii nie jesteśmy w stanie przetworzyć wszystkich informacji, jakie do nas docierają. Dlatego dziś kluczowe jest samo dotarcie z informacją do naszego odbiorcy. Dopiero jak odbiorca będzie świadom tego, że może zapoznać się z naszą informacją, podejmie decyzję, czy przeznaczy swój czas na tą czynność.
I tak potrzeba dotarcia powinna determinować środki, w tym kanały, jakimi informacje mogą docierać do odbiorców. Według Badania Komunikacji Wewnętrznej w Polsce, najczęściej wykorzystywanym kanałem komunikacji wewnętrznej jest email (88%). Na drugim miejscu plasują się e-newslettery, z których korzysta 63% firm. Na trzeciej pozycji są spotkania (online typu townhall lub na żywo), które są wykorzystywane w 55% organizacji. Magazyny, będące najdłużej wykorzystywanym kanałem komunikacji wewnętrznej są wykorzystywane w 38% organizacji. Żeby się jednak przekonać, czy taki właśnie mix sprawdziłby się w danej firmie, należy zadać sobie pytania:
- Z jakich kanałów pracownicy korzystają najczęściej?
Dzisiaj różne pokolenia mają swoje nawyki, różne grupy pracowników mają swoje preferencje. Są firmy, gdzie pracownicy bardzo lubią i chcą otrzymywać informacje firmowe poprzez różnego rodzaju aplikacje. Są też takie, gdzie pracownicy zdecydowanie wolą krótkie broszury czy magazyny. Wielu pracowników także preferuje spotkania. Te preferencje warto znać i za nimi podążać. Znacznie łatwiej jest wykorzystać kanały, które pracownicy znają i lubią aniżeli przekonywać pracowników do zupełnie dla nich nieznanych formatów komunikacyjnych (choć i to czasem warto zrobić, jednak ze świadomością zwiększonego nakładu pracy).
2. Które kanały są dostępne dla całej społeczności firmowej?
Mail jest tak często wykorzystywany, bo zwyczajnie zapewnia wysokie dotarcie do wszystkich pracowników w tym samym czasie. Jednak w firmach, gdzie część załogi pracuje z dala od komputera, nawet jeżeli mają konta firmowe, mail może okazać się niezbyt skutecznym kanałem firmowym.
Dlatego warto przyjrzeć się pracownikom i zastanowić się, czy nie przypisać różnym grupom różnych kanałów tak, aby w efekcie każdy dostał wiadomość. W firmach produkcyjnych w ostatnich latach bardzo dobrze sprawdzają się ekrany z informacjami właśnie dlatego, że są łatwo dostępne.
Kiedy już wybierzemy nasz mix kanałów, który nam stworzy ekosystem komunikacji firmowej, kolejnym krokiem jest zachęcenie pracowników do czytania, ale także dzielenia się informacjami i wymienianie się danymi. To wyzwanie staje się z roku na rok coraz trudniejsze, m.in. dlatego, że pracownicy w Polsce, jak i na całym świecie są mocno zmęczeni polikryzysami, które nam nieprzerwanie towarzyszą od kilku lat.
Zdecydowana większość firm jest w permanentnej zmianie, która także jest dla wielu pracowników, szczególnie tych ceniących spokój i powtarzalność, wyczerpująca. Stąd, w komunikacji warto być blisko pracowników i na bieżąco opowiadać o sytuacji firmy. Ludzie, kiedy rozumieją kontekst podejmowanych decyzji czy wdrażanych zmian, dużo lepiej sobie radzą z przechodzeniem przez krzywą zmiany.
Prosta komunikacja to dobra i skuteczna komunikacja
Kolejna ważna zasada to upraszczanie komunikacji i jej regularność. Jeżeli zależy nam na dobrym przepływie informacji w firmie to warto zaproponować stałe i powtarzalne formaty, jak comiesięczne spotkania z zarządem, czy tygodniowe newslettery, dzięki którym pracownicy będą w stanie na bieżąco orientować się w sytuacji w firmie.
Nie wolno tutaj także zapomnieć o transparentności i nieopóźnianiu komunikacji. Plotki, będące efektem braku dobrze zarządzanej komunikacji, obniżają nastroje i prowadzą do podejmowania gorszych decyzji, co nie wpływa dobrze na biznes. Co więcej zabierają one pracownikom bardzo dużo czasu, który, gdyby dostali dobę jakościowo informacje na czas, mogliby przeznaczyć na bardziej optymalne działanie na rzecz firmy.
Autorka: Adriana Borucka, partnerka w agencji komunikacji wewnętrznej PinPoint/iComms
