Jak wygląda proces rekrutacji pracowników?
Znalezienie odpowiedniego pracownika, który spełnia wymogi formalne to jedno. Natomiast dopasowanie osoby do kultury i wartości firmy, to druga sprawa. Dobrze, gdy proces rekrutacji uwzględnia oba te obszary. Dzięki temu masz szansę znaleźć pracownika, który krystalizuje w sobie obie te sfery i będzie naturalnie pasował do Twojego zespołu.
Jak to zrobić? Dowiedz się, jak krok po kroku zbudować skuteczny proces rekrutacyjny.
Czym jest proces rekrutacji i jakie są jego cele?
Rekrutacja pracowników to złożone zadanie, które wymaga starannego planowania i realizacji. Głównym celem jest pozyskanie odpowiedniego kandydata, który będzie optymalnie dopasowany do potrzeb organizacji. W realizacji tego zadania ułatwiają poszczególne etapy rekrutacji. Dzięki nim dokładnie zbadasz kwalifikacje kandydatów, a także ich dopasowanie do kultury i wartości firmy.
W rekrutacji mogą uczestniczyć różne osoby – od właściciela czy prezesa firmy, po specjalistów z działu HR, kadr lub menedżerów działów, którzy poszukują nowych pracowników.
Wyróżniamy dwa główne rodzaje rekrutacji:
◾️ Rekrutacja wewnętrzna – polega na poszukiwaniu kandydatów wśród obecnych pracowników firmy i oferowaniu im nowych ról lub awansów.
◾️ Rekrutacja zewnętrzna – dotyczy pozyskiwania kandydatów spoza organizacji, na przykład za pomocą ogłoszeń o pracę, agencji rekrutacyjnych lub systemu poleceń.
A jakie są konkretne etapy rekrutacji? O tym dowiesz się w kolejnej części.
Jakie są etapy rekrutacji?
Nie jest tajemnicą, że procesy rekrutacyjne mogą się między sobą różnić. To, co sprawdza się w jednym miejscu, zupełnie nie zda egzaminu gdzie indziej. Istnieją jednak punkty wspólne, które powtarzają się niemal w każdej branży. Znając je, możesz swobodnie rozbudować je o obszary, które ułatwią Ci znalezienie optymalnego kandydata.
Poniżej przygotowaliśmy informacje o etapach rekrutacji. Punkt pierwszy rozwiniemy bardziej szczegółowo, aby pokazać, jaki zakres tematów może pojawić się na poszczególnych odcinkach procesu rekrutacji. Kolejne punkty będą w formie pigułki informacji.
Poznaj program konferencji "Wynagrodzenia i benefity 2025" >>
Zatem, jak może wyglądać profesjonalny proces rekrutacji? Sprawdźmy!
1. Analiza potrzeb w przedsiębiorstwie
Krok numer jeden w procesie rekrutacji to analiza potrzeb kadrowych. Od niego często zależą późniejsze etapy selekcji i decyzja o zatrudnieniu. Nieodpowiednio przeprowadzona analiza rekrutacyjna może skończyć się niepowodzeniem. W efekcie zatrudnisz osobę, która nie w pełni odpowiada oczekiwaniom firmy. Analiza potrzeb to proces, który wymaga zarówno znajomości struktury, jak i celów przedsiębiorstwa, ale także bliskiej współpracy z menedżerami poszczególnych działów.
Zrozumienie potrzeb biznesowych
Analizę dobrze rozpocząć od dokładnego zrozumienia, dlaczego potrzebujesz danego stanowiska. Czy to kwestia rozwoju firmy, konieczności wypełnienia braków kompetencyjnych, a może rotacji w zespole? Zrozumienie kontekstu biznesowego i strategicznych celów firmy ułatwia określenie profilu poszukiwanego pracownika.
Współpraca z HR menedżerem
Wśród najważniejszych elementów analizy należy wymienić współpracę z HR menedżerem. Jest to osoba, która bezpośrednio zarządza nowym pracownikiem. Lider HR dobrze zna specyfikę danego działu, wyzwania, z jakim się mierzy i szczegółowe wymagania związane z pracą na danym stanowisko.
Mając na uwadze powyższe, kluczowe są wstępne rozmowy, w trakcie których omawia się zakres obowiązków, a także oczekiwane kompetencje i umiejętności miękkie, które mogą decydować o zatrudnieniu (lub nie) kandydata.
Określenie kluczowych kompetencji
Jeśli szukasz spawacza to jakie certyfikaty potwierdzające umiejętności musi posiadać. Potrzebujesz specjalisty IT od cyberbezpieczeństwa – zastanów się, czy zależy Ci na holistycznym podejściu do zagadnienia, czy specjalizacji w jakimś obszarze.
Ponadto warto określić znajomość specjalistycznych narzędzi i cechy osobowościowe, które mogą wpływać na współpracę z zespołem.
Ważne jest, aby odróżnić kwalifikacje absolutnie niezbędne na danym stanowisku od tych, które są mile widziane, ale nie decydujące.
Analiza środowiska pracy
Zrozumienie kultury organizacyjnej i dynamiki zespołu, do którego ma dołączyć nowy pracownik, jest istotnym elementem analizy potrzeb. Dobrze dopasowani pracownicy mają większe szanse na integracje z zespołem i długoterminową współpracę. Dlatego w analizie warto uwzględnić takie elementy jak styl komunikacji w zespole, tempo realizacji zadań czy preferowane metody pracy.
Weryfikacja dostępnych zasobów
Analiza potrzeb to nie tylko opis stanowiska. Warto także zweryfikować dostępne zasoby i budżet rekrutacyjny. Dobrą praktyką jest ustalenie, jakie wynagrodzenie firma może zaproponować kandydatom, jakie są możliwości rozwoju, a także inne benefity, które mogą przyciągnąć kandydatów.
Stworzenie strategii rekrutacyjnej
Dokładna analiza potrzeb umożliwi Ci stworzenie strategii rekrutacyjnej, która będzie skierowana do odpowiednich grup kandydatów. Określenie profilu poszukiwanego pracownika ułatwi dopasowanie odpowiednich narzędzi rekrutacyjnych, kanałów komunikacji i przygotowanie atrakcyjnej oferty pracy, dzięki której pozyskasz talenty. To zadanie przypomina trochę stworzenie buyer persony i dostosowanie do niej działań sprzedażowych. Jednak w tym wypadku „sprzedajesz” swoją firmę potencjalnym pracownikom.
Analiza potrzeb w przedsiębiorstwie to fundament skutecznej rekrutacji, który decyduje o sukcesie procesu rekrutacyjnego. Dzięki niej proces staje się bardziej przemyślany, a dobór pracowników bardziej trafny.
2. Opis stanowiska pracy
Opis stanowiska pracy powinien być precyzyjny i klarowny. Ma on za zadanie przyciągnąć uwagę właściwych klientów i zminimalizować liczbę aplikacji od osób, które nie spełniają podstawowych wymagań.
Ważne, aby w opisie znalazły się szczegóły, ale najlepiej przedstawić je w zwięzły sposób. Dzięki temu oferta będzie łatwa do przeczytania i zrozumienia. Często stosuje się podział opisu na sekcje, np. „co oferujemy”, „czego oczekujemy” i „mile widziane umiejętności”.
Zwróć uwagę na tytuł, czyli nazwę stanowiska. Najlepiej, gdy jest ona jednoznaczna i odzwierciedla faktyczne obowiązki. Przeanalizuj podobne oferty i upewnij się, że używasz powszechnie stosowanych słów kluczowych. Dzięki temu masz szansę zwiększyć widoczność ogłoszenia i jego atrakcyjność dla kandydatów.
Do realizacji powyższego zadania przyda się copywriter lub ktoś, kto potrafi przedstawić ofertę firmy w atrakcyjny i zwięzły sposób.
3. Publikacja ogłoszenia
Jeśli masz już gotowy formularz aplikacyjny z opisem stanowiska, wymaganiami i ankietom, to czas na wybór portali, na których chcesz opublikować ofertę. W tym wypadku ważne jest, gdzie będzie się ona pojawiała.
Dla przykładu: pracowników IT znajdziesz m.in. na LinkedIn, GitHub czy Stack Overflow. Designerów warto poszukać na Behance, a pracowników fizycznych na portalach pracy lub OLX.
Ogromną zaletą systemów ATS jest funkcja multipostingu, która umożliwia jednoczesną publikację ogłoszeń na wielu platformach za pomocą jednego kliknięcia. Warto również zadbać o zakładkę „Kariera” na firmowej stronie internetowej.
Warto wspomnieć, że sourcerzy często równolegle do publikacji ogłoszeń wyszukują biernych kandydatów. W tym celu wykorzystują techniki takie jak Xray Search i Boolean Search, by znaleźć wykwalifikowanych specjalistów, którzy nie aktywnie szukają pracy. To zwiększa szanse na dotarcie do najbardziej dopasowanych kandydatów.
4. Selekcja aplikacji
Na tym etapie osoby odpowiedzialne za proces zajmują się weryfikacją nadesłanych aplikacji. Celem jest przede wszystkim sprawdzenie, czy kandydaci spełniają określone wymagania i mają poszukiwane kompetencje. Warto zaznaczyć, że coraz częściej ten etap jest zautomatyzowany.
Tego typu narzędzia analizują aplikacje, wyszukując odpowiednie słowa kluczowe zgodne z opisem stanowiska. Dzięki temu procesowi wybierani są kandydaci, z którymi firma podejmuje dalszy kontakt i zaprasza na rozmowę kwalifikacyjną.
5. Pierwszy kontakt z wybranymi kandydatami i zadanie weryfikacyjne
Nikt nie ma czasu, żeby skontaktować się ze wszystkimi kandydatami. Dobrą praktyką jest jakakolwiek informacja zwrotna dla kandydatów, którzy nie przeszli wstępnej weryfikacji. Z wybranymi kandydatami możesz skontaktować się e-mailowo lub telefonicznie, aby przeprowadzić dodatkową weryfikację.
Zanim odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna, możesz przesłać do kandydata prośbę o wykonanie zadania praktycznego. Jego jakość może wpłynąć na to, czy kandydat przejdzie do etapu rozmowy. Po wstępnej weryfikacji poinformuj kandydata o formie spotkania – online czy stacjonarne. W dobrym tonie jest przesłanie e-maila z wszystkimi szczegółami. Również w tym wypadku system ATS może ułatwić proces, np. dodając automatycznie spotkania do Google Calendar i wysłanie przypomnienia do kandydata.
6. Rozmowy rekrutacyjne z wybranymi kandydatami
Na tym etapie zapraszasz wybranych kandydatów na spotkanie – osobiście lub online. W trakcie rozmów kwalifikacyjnych aplikanci odpowiadają na pytania dotyczące swoich kwalifikacji, doświadczenia i motywacji. Przeważnie w spotkaniu bierze udział przyszły przełożony lub prowadzi je pracownik działu HR. Zdarza się, że są na nim obecni także inni przedstawiciele firmy – właściciele lub przyszli współpracownicy. Podczas rozmowy można przeprowadzić testy kompetencyjne i zadania praktyczne. Zaplanuj także czas na pytania ze strony kandydata.
Ważne jest, aby zachować transparentność procesu rekrutacji. Poinformuj kandydatów, ile trwa proces rekrutacyjny i kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi. Utrzymanie kontaktu z kandydatami, nawet tymi, którzy nie przeszli pozytywnie weryfikacji, sprzyja budowaniu pozytywnego doświadczenia dla kandydata (Candidate Experience) oraz wpływa na wizerunek pracodawcy (Employer Branding).
Dobrze prowadzony proces rekrutacji nie tylko ułatwia zatrudnienie nowej osoby o odpowiednich kompetencjach i predyspozycjach, ale również wzmacnia pozytywne opinie o firmie na rynku pracy.
7. Decyzja o zatrudnieniu
Po wybraniu kandydata należy go niezwłocznie poinformować o pozytywnym wyniku procesu rekrutacji. Istotne jest, aby pozostałe osoby biorące udział w rekrutacji także dostały informację zwrotną. Wiadomość o tym, dlaczego wybrano inną osobę, może być pomocna w ich dalszym rozwoju kariery. Systemy rekrutacyjne ułatwiają to zadanie, umożliwiając współdzielenie profili, tagów i notatek, co ułatwia porównanie kandydatów.
Wybrany kandydat powinien otrzymać informacje na temat wynagrodzenia i warunków zatrudnienia. W wypadku akceptacji propozycji następuje podpisanie umowy. Nie zapomnij o osobach, które przeszły poszczególne etapy procesu rekrutacji, ale finalnie odpadły. Do komunikacji możesz użyć np. autoresponderów, które zapewnią kandydatom odpowiedzi i oszczędzą Ci i zespołowi HR czas.
8. Preboarding ułatwia wprowadzenie nowego pracownika
Preboarding to okres pomiędzy zaakceptowaniem oferty o pracę a jej rozpoczęciem. W tym czasie pracownik jest „zawieszony”. Z jednej strony nie pracuje w poprzedniej firmie, a z drugiej nie zdążył jeszcze rozpocząć pracy w Twoim przedsiębiorstwie.
Działania preboardingowe umożliwiają podtrzymanie zaangażowania, a także szybszą adaptację i mniejszy stres związany z rozpoczęciem realizacji zadań. Zabezpieczysz się na wypadek, gdyby w wyniku stresu pracownik chciał zrezygnować lub konkurencja chciała go „podkupić”, składając konkurencyjną ofertę.
Preaboring ułatwia wprowadzenie nowego pracownika. W tym celu realizowane są różne działania, takie jak np.:
◾️ utrzymanie kontaktu z nowym pracownikiem i informowanie go o postępach w przygotowaniach do jego przyjęcia;
◾️ wymiana niezbędnych dokumentów;
◾️ udostępnienie materiałów dot. firmy;
◾️ zapewnienie niezbędnych narzędzi do pracy;
◾️ organizacja pierwszych spotkań z zespołem i kluczowymi osobami w firmie.
Zadaniem preboradingu jest zwiększenie komfortu nowego pracownika i zmniejszenie jego stresu. Dzięki temu może on osiągać dobre wyniki już od pierwszego dnia.
Proces rekrutacji – kluczowe kroki do sukcesu
Proces rekrutacji składa się z kilku etapów, które mogą się od siebie różnić w zależności od doświadczenia przedsiębiorstwa i specyfiki jego działalności. Istnieją obszary wspólne, jak analiza potrzeb filmy, precyzyjne określenie wymagań stanowiska czy selekcja odpowiednich kandydatów. Pamiętaj, że kompetencje są ważne, ale równie istotne jest dopasowanie potencjalnego pracownika do kultury organizacyjnej, co sprzyja długotrwałej współpracy. Warto także zadbać o wprowadzenie nowych osób do organizacji poprzez preboarding, co zapewni szybkie wdrożenie i zaangażowanie od pierwszego dnia pracy.
Autor: Kamil Wojtowicz, Redaktor
