Wskaźniki HR. Jak może wykorzystać je pracownik HR?

Osiągniecie wyższej efektywności to klucz do sukcesu na wielu polach. Jednym z nich jest branża HR. Wykorzystywanie wskaźników może przynieść w niej znakomite rezultaty.

Część pracowników HR twierdzi, że tak delikatnej kwestii, jaką są zasoby ludzie, nie da się w sposób wymierny i rzetelny ocenić i poddać szczegółowej analizie. Nowe sposoby zarządzania dają jednak wiele możliwości również w tym zakresie. KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, umożliwiają usprawnienie pracy w tym obszarze i wyciąganie wniosków, które przełożą się na podniesienie jakości w całej organizacji. Praca ze wskaźnikami HR bez wątpienia daje fantastyczne rezultaty. Aby gwarantowała zakładaną skuteczność, możliwości systemu muszą być jednak w odpowiedni sposób wykorzystywane. To spore wyzwanie dla pracowników HR, którzy muszą być skupieni na rozwijaniu swoich kompetencji i wprowadzaniu świata nowych technologii do codziennych obowiązków.

Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators, KPI) usprawniają zarządzanie w wielu sektorach działalności organizacji. O ile w tych związanych z wymiernymi wielkościami nie wzbudzają większych kontrowersji, część osób podchodzi do nich z mniejszą ufnością w przypadku branży HR. To w pełni naturalne: ten segment rządzi się w końcu swoimi prawami i wymaga zupełnie innego podejścia. Jednocześnie jednak wskaźniki HR dają olbrzymi potencjał, który można wykorzystać nie tylko w podnoszeniu jakości pracy tego działu, ale również usprawnić dzięki niemu działanie całej firmy. W zależności od wykorzystywanych narzędzi wskaźniki te pozwalają na weryfikację wielu aspektów jej funkcjonowania i mogą stać się impulsem do wprowadzenia poważnych zmian zarówno na poziomie zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie zasobami ludzkimi, jak i całego podmiotu.

Umiejętne wykorzystywanie wskaźników HR pozwala na obiektywne przedstawienie danych. Tymczasem właśnie ten aspekt najczęściej generuje problemy w pracy tego działu. Brak wiarygodnych informacji o skuteczności rekrutacji i długofalowym zarządzaniu zasobami ludzkimi przekłada się zarówno na problemy z szacowaniem realnych kosztów, jak i określeniem stopnia profesjonalizacji prowadzonych działań. Bez nich natomiast praktycznie niemożliwe jest przeprowadzanie miarodajnej oceny, a co za tym idzie również wprowadzanie niezbędnych zmian i implementowanie nowych rozwiązań, które mogłyby przysłużyć się profesjonalizacji kultury pracy oraz podniesieniu efektywności działań podejmowanych we wszystkich aspektach, z którymi styczność mają pracownicy HR. Warto spojrzeć więc na wskaźniki KPI jako na olbrzymią szansę, którą dają nowoczesne sposoby zarządzania pracą.

Konferencja “Recruitment Days 2024”. Poznaj agendę wydarzenia >>

Wewnętrze zróżnicowanie branży HR znajduje odzwierciedlenie we wskaźnikach HR, które można wykorzystać w pracy działu. Należą do nich m.in.:

• Rotacja pracowników
• Przepływ pracowników wewnątrz organizacji
• Absencja pracowników, w tym absencja chorobowa i niezapowiedziana nieobecność
• Efektywność czasu pracy
• Liczba nadgodzin
• Poziom satysfakcji pracowników
• Średni czas trwania rekrutacji
• Średnie koszty rekrutacji
• Koszty szkolenia pracowników
• Średni czas niezbędny do realizacji projektu lub jego etapów
• Liczba wypadków przy pracy i czas pracy stracony w związku z nimi
• Liczba godzin przeznaczonych na szkolenia i podnoszenie kwalifikacji.

Informacje zdefiniowane przez wskaźniki HR to jeszcze nie wszystko. Prawdziwą wartość dla organizacji przedstawiają dopiero po przeprowadzeniu ich właściwej interpretacji. Pracownicy HR powinni więc nabyć umiejętności pozwalające im w odpowiedni sposób oceniać KPI i określać, w jaki sposób przekładają się na kulturę pracy w firmie, a także osiągane wyniki finansowe i organizacyjne. Z punktu widzenia organizacji kluczowe są nie tylko skutki, ale również przyczyny. Na każdy z badanych segmentów można spojrzeć z różnych perspektyw. Skuteczna analiza wskaźników HR zakłada umiejętność wielopłaszczyznowej analizy danych, dzięki czemu umożliwia poznanie faktycznego stanu całej organizacji i obszarów, w których można poprawić efektywność.

Wystarczy przyjrzeć się bliżej kilku wskaźnikom HR, aby zauważyć, jak duże możliwości daje ich właściwa analiza. Jednocześnie jednak pobieżna interpretacja może być bardzo zwodnicza. Zbyt duża rotacja pracowników może być poważnym sygnałem alarmowym, świadczącym o tym, że problemem jest brak nowych perspektyw lub odejście od rynkowych standardów, uwzględniających także oczekiwania finansowe. Z drugiej strony może również świadczyć o dominacji starszej grupy wiekowej, co wpływa np. na zwiększoną liczbę przejść na emeryturę. Poza tym pozwala również ocenić kryteria wykorzystywane do oceny pracowników i efektywność działań podejmowanych w celu zachowania najbardziej doświadczonych z nich.

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Poznaj doświadczenia ekspertów >>

Podobną zależnością wyróżnia się także wskaźnik HR dotyczący absencji pracowników. Szczególnie negatywnie na bieżącą działalność firmy wpływają zwłaszcza przedłużające się absencje chorobowe oraz nieobecności niezaplanowane, w tym urlopy na żądanie. Warto rozważyć, w jaki sposób można efektywnie minimalizować ryzyko wystąpienia tych czynników: dobrym sposobem może stać się np. wprowadzenie elastycznego czasu pracy, możliwości korzystania z home office albo wprowadzenie premii frekwencyjnej.

W każdym aspekcie wskaźniki HR pozwalają więc na wyodrębnienie przynajmniej kilku możliwych scenariuszy, które należy rozważyć przed wyciagnięciem wniosków i wdrożeniem konkretnych działań. Większość z nich wbrew pozorom dotyczyć będzie nie tylko efektywności pracowników HR, ale również całego zespołu czynników kształtujących obraz i skuteczność firmy w szerszym zakresie. Odpowiednia analiza wskaźników HR może więc stać się punktem wyjścia do wdrożenia skutecznych działań employer brandingowych, a przez to przełożyć się w pozytywny sposób na wizerunek całej marki i zaufanie do niej. Oczywiście jest także jednym z podstawowych kryteriów pozwalających na maksymalizację efektywności pracy w niemal wszystkich obszarach. Staje się przy tym niezastąpionym narzędziem pozwalającym na podejmowanie odpowiednich decyzji biznesowych i skuteczne zarządzanie organizacją.

Autor: Paweł Łaniewski