5 sekretów skutecznego feedbacku menedżerskiego

Umiejętność udzielania zdrowych i skutecznych informacji zwrotnych, które nie tylko zostaną pozytywnie odebrane przez pracownika, ale też przyniosą zamierzone rezultaty to podstawowa kompetencja, jaką powinien posiadać każdy menadżer. Jakie są sekrety efektywnego feedbacku?

Feedback to konkretna i jednoznaczna informacja zwrotna udzielona we właściwym czasie i miejscu. Odpowiednio wykorzystany feedback może się stać jednym z najważniejszych narzędzi, jakie posiadają najlepsi menedżerowie i przywódcy. Jakość udzielania informacji zwrotnej niejednokrotnie przesądza o powodzeniu współpracy i poziomie zaangażowania stron.

Licznie przeprowadzane badania pokazują, że bezpośredni przełożony jest dla pracowników najważniejszą osobą w firmie, niezależnie od tego, z ilu szczebli zarządczych składa się dana organizacja. Codzienna komunikacja z nim ma decydujące znaczenie w kwestii produktywności i jakości pracy. Relacje z przełożonym mają też bezpośredni wpływ na to, jak silna jest rotacja pracowników w danej firmie. Wniosek może być zatem tylko jeden – nie należy bagatelizować jakości feedbacku, ponieważ ma on decydujące znaczenie w kwestii funkcjonowania całych przedsiębiorstw.

Co zatem należy zrobić, aby udzielanie informacji zwrotnej przynosiło jak najlepsze rezultaty? W jaki sposób przekazywać negatywny feedback, aby nie zrazić do siebie i nie zdemotywować współpracowników? Jak przekazać feedback pozytywny, aby nasz pracownik nie spoczął na laurach? Prezentujemy zestaw naszych sprawdzonych metod na skuteczny i konstruktywny feedback menedżerski!

Komunikacja wewnętrzna w firmie. Poznaj doświadczenia ekspertów >>

Negatywny feedback – zawsze tylko „w cztery oczy”

Menedżerowie mają obowiązek przekazywania informacji zwrotnej, zarówno tej pozytywnej, jak również negatywnej. Negatywny feedback nie jest jednak niczym przyjemnym. Jego zadaniem jest rozwiązanie zaistniałego problemu, nie atak na pracownika. Z tego względu należy zastanowić się, co zrobić, aby wspomóc pracownika w bardziej efektywnym i prawidłowym wykonywaniu pracy, a nie zastraszyć go, czy zdemotywować.

Podstawową zasadą udzielania negatywnej informacji zwrotnej jest kierowanie swoich słów bezpośrednio do pracownika. Najlepiej, aby przy rozmowie nie było świadków. Nie należy komentować negatywnego zachowania pracownika w obecności innych osób. Takie zachowanie pokaże brak lojalności i dyskrecji ze strony przełożonego.

Rozmawiając z pracownikiem o jego negatywnym zachowaniu, należy wyjść z założenia, że obydwu Wam zależy na prawidłowym wykonywaniu pracy. W końcu każdy z Was ma rodziny na utrzymaniu i rachunki do opłacenia, a praca, którą wspólnie wykonujecie jest jedynie środkiem do osiągnięcia tego celu. Nie ma lub nie powinno być zatem żadnych powodów ku temu, aby ktoś chciał celowo wykonywać ją w sposób nieprawidłowy i ze szkodą dla pracodawcy.

Jeśli musisz przekazać negatywną informację zwrotną, krytykuj działania, nie osoby. Nie dawaj uwag osobistych. Nie odnoś się do cech charakteru. Staraj się nie uogólniać. Zawsze odnoś się do konkretów. Mów zwięźle i zrozumiale. Bądź przy tym stanowczy.

Udzielanie informacji zwrotnej – działaj natychmiast!

Informacja zwrotna powinna być przekazana natychmiast po zaistnieniu problemu. Jedynie wówczas pracownik będzie dokładnie pamiętał, co zrobił, a Ty od razu będziesz mógł pokazać mu prawidłowe rozwiązanie.

Natychmiastowy feedback daje możliwość odniesienia się do pojedynczych sytuacji, a nie ich długiej listy. W ten sposób łatwo skorygować niewielkie błędy i zapobiegać ich następstwom. Pracownik czuje się lepiej, kiedy od razu ma szansę naprawić swój błąd i w ten sposób zapobiec startom.

Pamiętaj, żeby zawsze wychodzić z założenia, że pracownicy dążą do tego, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę. W zdecydowanej większości przypadków popełniają błędy z powodu własnej niewiedzy i nieświadomości, nie zawiści, chęci zemsty, czy celowego narażenia pracodawcy na straty.

Feedback to nie tylko mówienie, ale przede wszystkim słuchanie!

Przekazywanie informacji zwrotnej powinno przyjąć postać rozmowy, gdzie dwie strony są na równym poziomie. Jako odpowiedzialny menadżer nie powinieneś się wywyższać. Mów, ale również znajdź czas i chęci na to, aby wysłuchać, co Twój pracownik ma Ci do powiedzenia. Być może istnieją jakieś błędy lub trudności, o których nie masz pojęcia.

Postaraj się rozpocząć rozmowę od przekazania pracownikowi swoich spostrzeżeń w taki sposób, aby nie osądzać go o winę i nie oceniać. Powiedz, co konkretnie się stało i zapytaj, co jego zdaniem było powodem takiej sytuacji. Zadawaj pytania i cierpliwie czekaj na wyczerpujące odpowiedzi.

Pamiętaj, że najważniejsze są obiektywne fakty. Te poznasz, dopiero kiedy będziesz miał okazję popatrzeć na sytuację z różnych perspektyw.

Znajdź idealny moment i dobrze dobierz słowa!

Negatywna informacja zwrotna powinna być przekazywana bezpośrednio do jej odbiorcy, bez obecności niepotrzebnych świadków. Pozytywny feedback natomiast lubi rozgłos. Pochwała na forum publicznym jest bardzo motywująca. Pewnie równie bardzo, jak upokarzająca potrafi być publiczna krytyka… Z tego też względu udzielanie feedbacku powinno znaleźć swój odpowiedni czas i miejsce. Staraj się mówić głośno i wyraźnie o pozytywach, ale uwagi pozostaw dla maksymalnie wąskiego grona.

Przy dawaniu pozytywnego feedbacku, chwal na 100%. Nie używaj zaimka „ale”, bo wówczas pokażesz, że jednak nie jesteś zadowolony do końca i że Twoim zdaniem dało się coś zrobić lepiej, co w rezultacie da negatywny wydźwięk Twojej pochwale.

Staraj się chwalić nawet najdrobniejsze sukcesy. W ten sposób Twoi pracownicy poczują się docenieni i będą chcieli stawać się coraz lepsi. Nie ma przecież nic bardziej motywującego niż uznanie od najważniejszej osoby w firmie.

Ostatnia zasada udzielania informacji zwrotnej – zawsze szukaj pozytywów!

Jeśli nie jesteś w stanie udzielić komuś w pełni pozytywnego feedbacku, postaraj się, aby wydźwięk przeprowadzonej rozmowy był pozytywny. Na początku przedstaw fakty, pokaż zagadnienia problematyczne, nie oceniaj. Zapytaj pracownika o jego opinię i pomysły na rozwiązanie problemu. Zaproponuj własne rozwiązania. Postaraj się wplatać w swoje wypowiedzi komplementy. Chwal nawet najdrobniejsze osiągnięcia i cechy pracownika. W ten sposób ten będzie miał większą śmiałość, aby mówić o swoich problemach i zacznie Ci bardziej ufać.

Statystyki pokazują, że każda negatywna informacja powinna zostać okraszona przynajmniej trzema komplementami. W ten sposób pracownik chętnie naprawi swoje błędy i nie będzie chciał ich popełniać w przyszłości, ponieważ będzie łaknął większej ilości pochwał, najlepiej wypowiadanych publicznie. Dodatkowo menedżer, który dostrzega w pracowniku zalety i chce go lepiej poznać, w oczach pracownika przestaje być jedynie egzekutorem i przywódcą, a zaczyna kształtować się jako profesjonalny, odpowiedzialny, kompetentny i pozytywny kierownik, któremu warto ufać i za którym warto podążać.

Najważniejsze zasady udzielania feedbacku – wiedza w pigułce

1. Negatywną informację zwrotną kieruj zawsze bezpośrednio do pracownika. Unikaj niepotrzebnych świadków.

2. Pozytywny feedback wypowiadaj w jak najszerszym gronie. Daj szansę poczuć pracownikowi dumę.

3. Unikaj wydawania osądów i ocen. Zamiast tego postaraj się operować czystymi faktami oraz poznać rozmówcę i jego punkt widzenia.

4. Zbuduj pole ku temu, aby być postrzeganym jako kompetentny, odpowiedzialny, doświadczony, opanowany i obiektywny przywódca.

5. Nie pokazuj swojej wyższości nad pracownikami.

6. Koryguj błędy zaraz po ich zaistnieniu. Nie czekaj na „odpowiedni moment” i nie buduj listy przewinień.

7. Bądź konkretny, nie wyciągaj pochopnych wniosków.

8. Postaraj się równoważyć negatywną informację zwrotną pozytywnym feedbackiem.

Konferencja “Recruitment Days 2024”. Poznaj agendę wydarzenia >>

Autorka: Justyna Redzik, Redaktorka, Bankier.pl