Czym jest controlling i jakie funkcje pełni w firmie?

Planowanie, wieloaspektowa analiza zdarzeń gospodarczych oraz kontrola postępów w wybranych obszarach działalności firmy pozwala realizować przyjęte cele biznesowe w wyznaczonych terminach. Aby działania te były skuteczne, i generowały wysokiej jakości informacje zwrotne, konieczne jest wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Sprawdzamy zatem, czym jest controlling i jakie funkcje pełni w firmie.

Strategiczne i operacyjne zarządzanie firmą, obejmujące swoim zakresem wszystkie aspekty jej działalności, jest wyzwaniem, z którym każdego dnia zmagają się zarówno średnie przedsiębiorstwa, jak i międzynarodowe korporacje. Efektywne zarządzanie nie jest możliwe bez wnikliwej i precyzyjnej wiedzy dotyczącej każdego odcinka działalności firmy. Odpowiedzą na tego typu wyzwania jest controlling. Narzędzie to pozwala dostosowywać się organizacji do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych oraz wprowadzać rozwiązania pozwalające z sukcesem realizować wyznaczone cele. Trudno sobie bowiem wyobrazić, aby kompleksowe zarządzanie firmą oparte było wyłącznie na intuicji i przeczuciu osób decyzyjnych.

Poznaj program konferencji online “Controlling Finansowy 2022”, 18 maja >>

Czym jest controlling?

Najprościej rzecz ujmując controlling jest systemem wpierającym zarządzanie przedsiębiorstwem w ujęciu całościowym. Rozwiązanie to aktualnie wspierane przez technologie informatyczne zintegrowane z wewnętrznymi systemami firmy, co istotnie usprawnia procesy związane z gromadzeniem i przetwarzaniem danych. Jak sama nazwa sugeruje rolą controllingu jest szeroko rozumiana kontrola, co jest tylko częściową prawdą. Do głównych funkcji controllingu zaliczamy również planowanie, motywowanie, sterowanie i koordynację. Kompleksowe podejście do każdego z tych obszarów daje większe szanse na osiągnięcie wyznaczonych celów biznesowych. W ujęciu krótkoterminowym może być to zwiększenie przychodów, ograniczenie kosztów czy poprawa rentowności. Controlling w firmie może być również traktowany jako narzędzie służące pobudzaniu kadry kierowniczej do podejmowania trafniejszych i bardziej przemyślanych decyzji. Controlling nie jest domeną wyodrębnionego działu w firmie, a efektywne wykorzystanie informacji zwrotnych wymaga współpracy kontrolerów z menadżerami. Przekłada się to na większą świadomość potencjalnych szans i ryzyk związanych z określonym przedsięwzięciem.

Controlling - funkcja kontrolna

Najbardziej oczywistą funkcją controllingu jest kontrola. Polega ona na zestawieniu osiągniętych przez firmę wyników z przygotowanymi wcześniej planami. Dzięki temu możliwe jest przeprowadzenie analizy odchyleń od celu i zidentyfikowanie ich przyczyn, a następnie podjęcie decyzji pozwalających zwiększyć efektywność kolejnych działań. Porównanie stanu faktycznego z przyjętym planem daje m.in. informacje o miejscu występowania tzw. wąskich gardeł, które są przeszkodą na drodze do średnio i długoterminowego rozwoju przedsiębiorstwa. Zestawienia powinny być przeprowadzane na podstawie określonego wzorca.

Controlling - funkcja planowania

Drugą funkcją controllingu jest planowanie, które pozwala nakreślić zarówno wizję krótko, jak i długoterminowego (strategicznego) rozwoju przedsiębiorstwa. Planowanie pozwala zdefiniować nie tylko pożądane efekty, ale także czas i sposoby na ich osiągnięcie. Planowanie służy stworzeniu kolektywnej wizji rozwoju przedsiębiorstwa, która jest wystarczająco inspirująca i klarowana, aby zmotywować pracowników zaangażowanych w poszczególne procesy. Ich zadania powinny być zdefiniowane w czytelny i mierzalny sposób, aby możliwa była kontrola postępów i korygowanie potencjalnych odchyleń.

Controlling - funkcja motywacyjna

Funkcja motywacyjna controllingu jest zbiorem zasad i działań wpływających na morale i chęć pracowników do realizacji powierzonych im zadań. Cele stawiane przed jednostkami oraz całymi zespołami powinny być zdefiniowane w sposób zrozumiały zarówno w kontekście zaspokajania osobistych ambicji, jak i realizacji strategii przedsiębiorstwa w ujęciu całościowym. Delegowanie zadań musi odbywać się w sposób kontrolowany i nakierowany na wykorzystanie indywidualnych predyspozycji każdego pracownika. System motywacyjny musi być satysfakcjonujący dla wszystkich ze stron. Brak poczucia sprawczości czy świadomości roli pracownika w strukturze firmy, nie stanie się bodźcem do większego zaangażowania. W takiej sytuacji sama motywacja finansowa może okazać się niewystarczająca.

Controling - funkcja sterowania

Funkcja sterowania w controllingu skupia się na aspekcie realizacji celów pomimo odchyleń od przyjętych założeń. W tym obszarze podejmowane są decyzje dotyczące skorygowania przyjętych wcześniej założeń lub utrzymania i dalszego monitorowania stanu faktycznego. Sterowanie skupia się na znalezieniu najszybszej drogi pozwalającej zrealizować wyznaczone cele - zarówno krótkookresowe, jak i związane z wieloletnią strategią przyjętą przez przedsiębiorstwo. Działania w tym zakresie mogą prowadzić m.in. do rekalkulacji przyjętych wcześniej kosztów, założeń związanych z wydajnością i korekty przyjętych budżetów.

Controlling - funkcja koordynacyjna

Brak koordynacji działań spowodowałby uwypuklenie naturalnej skłonności poszczególnych jednostek i zespołów do realizacji własnych celów w oderwaniu od całościowych interesów przedsiębiorstwa. Funkcja koordynacyjna controllingu bierze pod uwagę wszystkie elementy systemu zarządzania w celu skuteczniejszej realizacji przyjętych celów biznesowych.

Podsumowanie

Controlling wspomagany przez narzędzia i systemy informatyczne jest rozwiązaniem pozwalających właściwie definiować cele biznesowe przedsiębiorstw - zarówno tych bardziej doraźnych, jak poprawa rentowności czy racjonalizacja kosztów, jak i długoterminowych związanych z fundamentalną potrzebą rozwoju i funkcjonowania firmy na rynku. Błyskawiczne gromadzenie oraz właściwe przetwarzanie i interpretacja danych pozwala na skuteczniejsze zarządzanie firmą oraz identyfikowanie wąskich gardeł blokujących jej rozwój. Controlling pozwala także określać i kontrolować budżety przypisane do realizacji określonych zadań.

Autor: Bartłomiej Borucki, Redaktor, Bankier.pl