Odpowiedzialność cywilnoprawna oraz na gruncie prawa pracy dyrektora administracyjnego przykłady i sposoby minimalizacji ryzyka

Rola i zakres obowiązków dyrektora administracyjnego w każdej organizacji kształtuje się w sposób autonomiczny i zależy od przyjętego modelu organizacyjnego, a czasem w praktyce, co należy podkreślić również od osobowości osoby piastującej to stanowisko. Z zakresem obowiązków i formalną podstawą współpracy z daną organizacją łączy się w sposób oczywisty także kwestia odpowiedzialności.

W niektórych organizacjach dyrektor administracyjny ma na tyle ważną pozycję, że często powoływany jest w skład zarządu danej spółki, w takim przypadku dotyczą go również zasady odpowiedzialności dotyczące członka zarządu.

W przypadku dyrektora administracyjnego podstawowym czynnikiem wpływającym na zakres jego odpowiedzialności, którą możemy nazwać wewnątrzkorporacyjną, jest podstawa prawna jego współpracy z daną organizacją. W praktyce mamy do czynienia z dwoma głównymi podstawami z umową o pracę lub kontraktem menedżerski zawieranym w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.

W przypadku kontraktu menedżerskiego zakres odpowiedzialności dyrektora administracyjnego może być kształtowany dość szeroko w umowie, a strony mają dużą autonomię w tym zakresie. W praktyce najczęściej odpowiedzialność ta opiera się na zasadzie zawinienia (471 Kodeksu cywilnego), przy czym podkreślić należy, że co do zasady odpowiedzialność ponosi się również w przypadku winy nieumyślnej a więc niedbalstwa.

Poznaj program konferencji "Dyrektor Administracyjny 2025" >>

Warto podkreślić, że zasadą jest odpowiedzialność za niezachowanie należytej staranności, co wynika wprost z normy art. 472 Kodeksu cywilnego. Miernik tej staranności wynika przede wszystkim z zawartej umowy, dlatego tak ważną kwestią jest precyzyjne określenie zakresu odpowiedzialność dyrektora administracyjnego w umowie. Pomocniczo do określenia miernika staranności stosuje się zasady zawodowe oraz ustalony zwyczaj. Z punktu widzenia przyszłego dyrektora administracyjnego celowe może być umowne ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej do pewnej kwoty (np. krotności wynagrodzenia).

Ważne jest, że osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zawierająca kontrakt menedżerski z organizacją musi liczyć się z tym, że do jej odpowiedzialności zastosowanie znajdzie podwyższony miernik należytej staranności. W sposób oczywisty bowiem zawierając umowę z dyrektorem administracyjnym organizacja może oczekiwać, że jest on profesjonalistą w swojej dziedzinie, a co za tym idzie należy i można oczekiwać od niego profesjonalnej i wysokiej staranności w wykonywaniu zadań.

W przypadku zatrudnienia dyrektora administracyjnego na podstawie umowy o pracę, kwestię jego odpowiedzialności względem pracodawcy regulują normy Kodeksu pracy, które są dla zatrudnianego znacznie korzystniejsze niż normy Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność pracownika podobnie jak ogólne zasady odpowiedzialności kontraktowej z Kodeksu cywilnego oparte są na zasadzie winy. Podkreślić jednak trzeba, że w przypadku winy nieumyślnej odpowiedzialność dyrektora administracyjnego – pracownika na podstawie normy art. 119 Kodeksu pracy ograniczona jest do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody. Nadto na podstawie normy art. 120 § 1 kodeksu pracy w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków pracowniczych szkody osobie trzeciej, zobowiązany do naprawienia szkody jest wyłącznie pracodawca. W zakresie jednak mienia powierzonego jak każdy pracownik dyrektor administracyjny odpowiada w pełnej wysokości za powierzone mu mienie. Stwierdzić więc należy, że ekspozycja na ryzyko odszkodowawcze dyrektora administracyjnego wobec swojej organizacji i ewentualnie podmiotów trzecich jest w przypadku umów o pracę niższa niż w przypadku współpracy na innej podstawie prawnej.

Niezależnie od podstawy zatrudnienia odpowiedzialność dyrektora administracyjnego co do zasady oparta będzie na zasadzie zawinienia, a więc by przypisać mu odpowiedzialność odszkodowawczą wobec organizacji konieczne będzie wykazanie jego winy oraz związku przyczynowego między jego działaniem lub zaniechaniem a powstałą szkodą.

Jednym ze sposobów mitygowania odpowiedzialności wewnątrzkorporacyjnej dyrektora administracyjnego jest jasny podział obowiązków w zakresie kadry kierowniczej, najlepiej odpowiednio skodyfikowany. Nadto, przy podejmowaniu konkretnych decyzji sam fakt konsultacji ze specjalistą w zakresie wymagającym wiedzy specjalistycznej co do zasady jest przesłanką ograniczającą odpowiedzialność opartą na zakresie winy. Dla przykładu oparcie się na opinii prawnej, nawet jeśli byłaby ona błędna w sytuacji, gdy dyrektor administracyjny nie miał podstaw do powątpiewania w jej prawidłowość, może wyłączyć jego winę w podjęciu decyzji wadliwej prawnie lub zawarciu umowy niezabezpieczającej pod względem prawnym interesu danej organizacji.

Dyrektor administracyjny jest także w wielu organizacjach osobą odpowiedzialną za kwestię bezpieczeństwa i higieny pracy. Generalne obowiązki osoby kierującej pracownikami – które mają do tej osoby zastosowanie nawet gdy sama nie jest pracownikiem – wskazano w normie art. 212 Kodeksu pracy. Zawinione naruszenie zasad BHP może powodować nie tylko powstaniem wewnątrzkorporacyjnej odpowiedzialności dyrektora administracyjnego (cywilnoprawnej lub pracowniczej) ale również może być podstawą do odpowiedzialności wykroczeniowej na podstawie normy art. 283 Kodeksu pracy.

Podsumowując, powyżej wskazano tylko niektóre ogólne zasady odpowiedzialność dyrektora administracyjnego. Do minimalizacji ryzyka w tym zakresie konieczne jest przede wszystkim odpowiednie ukształtowanie umowy stanowiącej podstawę współpracy a nadto posiadanie w danej organizacji jasnego i najlepiej formalnie usystematyzowanego zakresu kompetencji i uprawnień w ramach szerszej struktury zarządczej. Nadto w zakresie wymagającym wiedzy specjalistycznej fakt konsultacji ze specjalistą może wyłączać zawinienie, a w konsekwencji odpowiedzialność odszkodowawczą nawet w przypadku podjęcia decyzji błędnej skutkującej powstaniem szkody.

Autor: Andrzej Chowaniec - adwokat w kancelarii Dziekański Chowaniec Ajs