Tradycyjnie czy zwinnie?
Dzisiejsze środowisko biznesowe, bez względu na branżę czy też rodzaj oferowanych produktów i usług, możemy z pewnością zdefiniować jednym słowem – zmienność. Firmy muszą mierzyć się z nieustannymi zmianami na rynku, dynamicznie rozwijającą się technologią i stale rosnącą konkurencją.
Ma to oczywiście odzwierciedlenie w realizowanych przez nie projektach. Te są coraz bardziej złożone i skomplikowane. Project Manager’owie starają się zapanować nad wiecznie zmieniającymi się wymaganiami, mieć pod kontrolą budżet projektu, przy okazji dowożąc je na czas i zgodnie z wymaganą jakością.
Właściwe podejście do zarządzania projektami wydaje się zatem kluczowe. Czy jesteśmy ograniczeni do wyboru wyłącznie pomiędzy modelem kaskadowym i zwinnym? Zdecydowanie nie! W poszukiwaniu coraz bardziej skutecznych i efektywnych pomysłów, zwiększających szansę na osiągnięcie sukcesu, coraz więcej firm decyduje się eksperymentować i stosować hybrydowy model zarządzania projektami. Takie podejście pozwala wykorzystać najlepsze cechy wybranych metodyk, jednocześnie odsuwając nieco na bok ich ograniczenia.
Co zatem stanowi o potencjale takiego podejścia?
Jedną z głównych zalet podejścia hybrydowego jest elastyczność i podatność na zmiany. Pozwala na szybką reakcję i dostosowanie się do zmieniających się wymagań projektu. Model ten świetnie sprawdzi się w projektach, gdzie mamy dobrze zdefiniowane wymagania – musimy zachować zgodność np. z wymaganiami regulatora rynku czy normami dotyczącymi bezpieczeństwa, jednocześnie tworząc produkt unikatowy dla konkretnego odbiorcy.
Miarą sukcesu każdego projektu jest zadowolenie klienta. Domeną podejścia zwinnego jest wczesne zaangażowanie i częsta informacja zwrotna, co pozwala mieć większą pewność, że produkt końcowy spełnia ich wymagania i potrzeby. Łącząc to z przewidywalnością metodyki kaskadowej, otrzymujemy większą kontrolę nad harmonogramem i budżetem.
Model hybrydowy to także kwestia kultury samej organizacji, co ma swoje odzwierciedlenie w optymalizacji podejścia do samego planowania i kontroli nad realizacją projektu. Myśląc o koherencji i spójności całego projektu wykorzystamy raczej podejście tradycyjne, ale już rozwijając i ulepszając poszczególne jego komponenty wybierzemy zapewne drogą zwinną.
To również doskonały sposób na zarządzanie ryzykiem. Być może części z zaplanowanych funkcjonalności nie uda nam się wdrożyć i dodamy ją wraz z kolejną aktualizacją oprogramowania, ale nasz produkt ujrzy światło dzienne zgodnie z pierwotnym planem.
Zasoby ludzkie są kluczowym elementem stanowiącym o sile każdej organizacji. Jednoczesne wykorzystanie podejścia zwinnego do szybkiego prototypowania, testowania koncepcji i iteracyjnego doskonalenia produktu oraz tradycyjnego do implementacji i wdrożenia np. nowego systemu na kilku rynkach jednocześnie, pozwala firmom optymalnie i długofalowo dysponować zasobami, a co za tym idzie, uzyskać przewagę nad konkurencją.
Fakt, jak model hybrydowy zyskuje na popularności i jest stosowany w organizacjach, pokazuje najnowszy raport[1] opracowany przez Project Management Institute.
Na przestrzeni ostatnich trzech lat możemy zaobserwować stały wzrost stosowania modelu hybrydowego – z 20% w roku 2020 do 31,5% 2023 roku. Mimo iż model tradycyjny jest w dalszym ciągu najbardziej popularny, to widać wyraźny spadek do poziomu ok. 44%. W tym samym okresie, podejście zwinne utrzymuje się mniej więcej na stałym poziomie.
Z bardzo dużym prawdopodobieństwem możemy stwierdzić, iż trend wzrostowy dla modelu hybrydowego zostanie utrzymany. Jak wynika z dalszej treści raportu, ponad 70% badanych wskazuje na dalszy rozwój i stosowanie tego właśnie modelu; jednocześnie niecałe 35% badanych sugeruje całkowite wycofanie się ze stosowania modelu kaskadowego.
Co zatem powinno determinować wybór konkretnego modelu realizacji projektu? Tak naprawdę każdy projekt należy rozpatrywać indywidualnie.
Na ile jesteśmy w stanie określić jego wymagania? Na ile nasz klient tak naprawdę wie, czego chce i w jakim stopniu jesteśmy w stanie tym wymaganiom sprostać? Ilu zmian spodziewamy się toku jego realizacji? Na ile umiemy zdefiniować ryzyka i nimi zarządzać? Jakie mamy ograniczenia terminowe czy budżetowe? Jaka jest i jak zmienia się kultura naszych organizacji?
Osobiście jestem zdania, że powinniśmy mówić o zarządzaniu projektami. Po prostu. Bez definiowania konkretnych modeli, sposobów czy dróg do realizacji celu. Oczywiście ważne jest, żebyśmy znali mocne i słabe strony każdej z metodyk, bo tylko tak będziemy w stanie umiejętnie i racjonalnie wybierać ich poszczególne elementy. Ale świadomy Project Manager powinien umieć dostosować się do realiów każdego projektu i zaproponować szyte na miarę rozwiązanie, które pozwoli osiągnąć cel. Bo przecież po to realizuje się projekty!
[1] Pulse of the Profession 2024. The Future of Project Work: Moving Past Office-Centric Models. 15th Edition, Project Management Institute.
Autor: Tomasz Kaczor, Senior Project Manager, Aptiv Connected Services, wolontariusz PMI Poland Chapter
