Wyzwania i wynikające z nich nowe obszary kompetencyjne w controllingu finansowym

Żyjemy w świecie pełnym niepewności, zmienności, złożoności oraz niejednoznaczności, czyli tzw. świecie VUCA. Wymaga on od nas elastyczności w działaniu oraz umiejętności dostosowania się do zmieniającego się otoczenia. Dotyczy to zwłaszcza świata finansów, w którym rola kontrolera finansowego oraz wymogi wobec tego stanowiska zmieniają się niezwykle dynamicznie. Niniejszy artykuł porusza kwestię głównych wyzwań jakim obecnie stawiają czoła kontrolerzy oraz nowych obszarów kompetencji, których oczekuje się od kontrolera.

Controlling finansowy – kluczowe wyzwania

Kontrolerzy finansowi muszą w codziennej pracy stawiać czoła wielu wyzwaniom. Poniżej kilka kluczowych wyzwań wskazanych w ankiecie przez pracowników działów controllingowych:

• brak automatyzacji procesów – standardem stają się sytuacje, gdy kontroler finansowy pod presją czasu i natłokiem innych zadań lub po prostu z braku chęci czy umiejętności tworzy raport, który jest chaotyczny, nieuporządkowany i z którego z trudem można wyciągnąć wnioski. Problem nasila się zwłaszcza, jeśli mówimy o standardowym raporcie miesięcznym, a nie raporcie ad hoc oraz w sytuacji gdy taki raport trafia w ręce nowego, nie wdrożonego jeszcze pracownika. Comiesięczne odświeżanie takiego raportu stanowi nie lada wyzwanie. To tylko jeden z przykładów pokazujący jak ważna staje się automatyzacja procesów w celu uniknięcia błędów, ale także zaoszczędzenia czasu,

Weź udział w konferencji “Controlling finansowy 2024” >>

• łączenie danych z różnych obszarów i źródeł - aż 32% badanych osób uznało, że ich głównym problemem jest konsolidacja wielu danych (głównie podczas budżetu). Jest to dla nich bardzo czasochłonny proces, jednocześnie narażony na błędy, które trzeba wyszukać i skorygować. Skorzystanie nowoczesnych narzędzi czy programów pozwoliłoby sprostać temu wyzwaniu i zaoszczędzić czas przy jednoczesnej minimalizacji błędów,
• niespójność i słaba jakość danych – tu przyczyn problemów należy według ankietowanych upatrywać w niezrozumieniu ze strony biznesu oraz niepoważnym podejście do procesu budżetowania. Budżet w wielu organizacjach jest traktowany jako zło konieczne (przez managerów funkcyjnych, nie związanych z finansami). Prowadzi to w konsekwencji nie tylko do wydłużenia procesu budżetowania, ale także naraża organizację na błędy i niepoprawne założenia. W konsekwencji analiza wykonania budżetu w kolejnym roku staje się utrudniona z racji budżetu niewykonanego z należytą starannością,
• brak czasu i tzw. tight deadlines – powyższe punkty jak i inne, bieżące zadania prowadzą do brak czasu i frustracji pracowników co z kolei przekłada się na obniżoną jakość wykonywanych zadań. Kontroler finansowy to osoba zajmująca się analizami raportów, które przygotowuje. Tak to powinno wyglądać w idealnym świecie. Niestety w realiach często kontroler nie ma wystarczająco czasu na analizy i skompletowanie wniosków. Dzieje się tak m.in. przez nadmiar obowiązków, brak automatyzacji, zbyt małe zasoby ludzkie (za dużo obowiązków, za mało osób w controllingu) czy brak odpowiednich narzędzi.

• zarządzanie zmianami, wersjami danych i scenariuszami – mamy niepewne i bardzo zmienne czasy. To determinuje coraz częstszą implementację comiesięcznych prognoz (forecastów). Mnożące się scenariusze i wersje wymagają umiejętnego zarządzania i czasu.

• odpowiedzi na dodatkowe pytania wraz z regularnym raportowaniem – bardzo często menedżerowie różnych funkcji mają spersonalizowane potrzeby, nieadekwatne do innych funkcji i zgłaszają potrzebę na raport uwzględniający tylko ich konkretne wymogi. Konieczność personalizowania raportów oraz formatek skutkuje generowaniem coraz większej liczby standardowych raportów. Nakład pracy i czas potrzebny na pozyskanie danych jest często nieadekwatny do uzyskanych efektów.

Nowe obszary kompetencyjne w controllingu finansowym

Wskazane wyżej wyzwania determinują nowe obszary kompetencyjne w controllingu finansowym. Są to umiejętności niezbędne w opinii autora do skutecznego przeciwstawienia się wyzwaniom oraz zminimalizowania wynikających z nich zagrożeń (m.in. ryzyko błędów, nierzetelnych danych).

Pierwszy z takich obszarów to tzw. business partnering. Coraz częściej przeglądając oferty pracy możemy zauważyć, że organizacje poszukują Finance Business Partnera. Jest to stanowisko przez jedne firmy stawiane powyżej kontrolera finansowego, a przez inne stawiane na równi z kontrolerem finansowym. Hierarchia nie jest w tym momencie istotna. Warto skupić się na samej nazwie, która jasno wskazuje, że kontroler ma być w obecnych czasach partnerem biznesowym. Osobą, która nie tylko świetnie potrafi współpracować z przełożonymi i współpracownikami (czyli osobami związanymi z finansami), ale przede wszystkim jest cennym wsparciem dla menedżerów funkcyjnych, którzy nie mają pojęcia o finansach.

Poznaj program konferencji “Controlling finansowy 2024” >>

Finance Business Partner z założenia jest wsparciem dla biznesu i osobą, która w prosty sposób potrafi wyjaśnić skomplikowane pojęcia, a ponadto służy radą i udziela rekomendacji. Nazwa stanowiska ma jasno podkreślić oczekiwania. Kontroler nie ma tylko skupiać się na analizach i technicznych aspektach, ale ma także umieć z tych analiz korzystać i w zwięzły sposób przedstawiać wnioski. Powstanie tego stanowiska jest oczywistą odpowiedzią na wyzwanie wyżej prezentowane.

Nie da się ukryć, że częstym zjawiskiem jest sytuacja gdy biznes niechętnie bierze udział w budżecie. Nie należy jednak obwiniać za to tylko osoby z biznesu. Brak zaangażowania i przygotowywanie nierzetelnych danych nie jest skutkiem celowego działania, lecz niewiedzy. Finance Business Partner ma za zadanie tak wspomóc biznes swoją wiedzą by menedżer każdej funkcji wiedział co ma robić. Jest to działanie korzystne dla obu stron jako, że biznes jest rozliczany z budżetu, a controlling ma ten budżet spiąć i sfinalizować. Rzetelne dane i założenia pozwolą uniknąć stresu i błędów.

Drugi obszar kompetencji to szeroko pojęte nowe technologie i umiejętności korzystania z nich. Wyniki ankiety idealnie wpisują się w trendy i oczekiwania biznesowe. Większości z wyżej wymienionych wyzwań można sprostać dzięki nowym technologiom i poszerzeniu umiejętności stricte technicznych. Mowa tu przede wszystkim o Excelu, ale również SQL, VBA, Power Query, Power Pivot, Power BI oraz oprogramowaniu tworzonym przez firmy zewnętrzne (np. Anaplan – narzędzie do budżetowania).

Jeszcze kilka lat temu można było założyć, że kontrolerowi do szczęścia wystarczy wiedza finansowa oraz umiejętność pracy z Excelem. Obecnie oczekiwania są o wiele większe. Determinują je zresztą również wyzwania, które zauważają sami kontrolerzy. Power Query, Power Pivot, czy SQL to narzędzia, które są coraz częściej wymagane przez pracodawcę, ponieważ pozwalają one zautomatyzować procesy, przygotować raporty szybciej, dokładniej i z mniejszym ryzykiem błędu. Z drugiej strony Power BI jest używany w coraz większej liczbie organizacji i staje się podstawowym narzędziem do wizualizacji danych.

Podsumowanie

Zmienność otoczenia i niepewność w połączeniu z obecnymi wyzwaniami zdeterminowały nowe obszary kompetencji. Bazując na powyższych rozważaniach można podsumować, że kontroler przyszłości to osoba, która z jednej strony posiada wysokie umiejętności analityczne, potrafi optymalizować procesy z wykorzystaniem narzędzi takich jak Excel, VBA czy Power Query oraz wizualizować dane (np. w Power BI), a z drugiej strony cechuje się rozwiniętymi umiejętnościami miękkimi i umie w prosty sposób przekazać najważniejsze wnioski, a także objaśnić kluczowe metryki tak by wesprzeć menedżera w procesie decyzyjnym.

Autor: Mateusz Cybulski, ACMA, CGMA, FMVA, Finance Business Partner, EWL Group