3 bezpłatne narzędzia, które wyniosą Twoją komunikację wewnętrzną na wyższy poziom

Kiedy zaczęłam ogłaszać w swoich mediach społecznościowych, że wystąpię na konferencji o komunikacji wewnętrznej jako prelegentka, spotkałam się nie tylko z gratulacjami i uznaniem, ale też z trudnymi pytaniami. No bo jak wytłumaczyć cioci, co robię w pracy?

- Co to jest ta komunikacja wewnętrzna? – zapytała ciocia Bożenka. - Na czym właściwie polega Twoja praca?

No właśnie, dobre pytanie, bo gdyby się zastanowić, czym komunikacja wewnętrzna jest, to można znaleźć wiele definicji. Najczęstsze sformułowania to: komunikacja pracownicza, wewnętrzny PR, młodsza siostra marketingu. I choć każde z tych sformułowań dotyka istoty komunikacji wewnętrznej, to jednocześnie żadne nie definiuje jej w pełni. I niech tak zostanie. Na tym polega piękno komunikacji wewnętrznej – to interdyscyplinarny twór, który łączy w sobie wiele obszarów - HR, marketing, PR, nauka o zarządzaniu i teorie organizacji. Zakres komunikacji wewnętrznej ewoluuje odkąd ta dziedzina weszła w świat biznesu, a dynamicznie zmieniający się świat będzie go ciągle kształtował, dlatego na nic próba wkładania go w ramy.

Weź udział w konferencji Komunikacja wewnętrzna, 29 marca w Warszawie >>

Skupmy się na tym, co ważne i fundamentalne.

Kiedy dwie dekady temu stanowiska specjalistów komunikacji wewnętrznej zaczęły się pojawiać w organizacjach, skupiały się raczej na sferze narzędziowej. Do obowiązków specjalistów komunikacji wewnętrznej należało wydawanie gazetek pracowniczych, organizacja firmowych spotkań, czy informowanie o bieżących sprawach firmy, a główne kompetencje koncentrowały się wokół umiejętności organizacji, pisania i formułowania myśli w zrozumiały sposób i naturalnej komunikatywności. Nie bez powodu, kiedy opowiadałam o swojej pracy ciocia Bożenka skwitowała:

- To Ty jesteś takim kaowcem! Dla niewtajemniczonych przedstawicieli młodszych pokoleń wyjaśnię, za Wikipedią, że kaowiec to pracownik kulturalno-oświatowy – osoba, która na różnych imprezach dbała o odpowiedni poziom rozrywki. Dzisiaj specjaliści komunikacji wewnętrznej pracują ściśle z kadrą zarządzającą firm i są odpowiedzialni za komunikację strategii firmowej, realizację działań, które budują zaangażowanie pracowników i komunikowanie zmian. Wymaga się od nich umiejętności strategicznego myślenia i bycia partnerem w biznesie. Łączenia kropek, szybkiego reagowania na zmieniającą się rzeczywistość oraz wychodzenia z incjatywą i kreatywnością w sposobach dotarcia do pracowników. Wachlarz oczekiwań jest naprawdę szeroki.

I choć rola komunikacji wewnętrznej ewoluuje, jej narzędziowy charakter sprzed lat jest wciąż żywy. Rozmawiając z osobami pełniącymi role komunikatorów często spotykam się z opinią, że komunikacja wewnętrzna nie działa, ze względu na brak odpowiednich narzędzi. Dlatego dziś przedstawiam 3 zupełnie darmowe narzędzia, gotowe do wdrożenia od zaraz, gwarantujące sukces i przynoszące długoterminowe rezultaty. Oto one:

Zaufanie, słuchanie, mówienie prawdy.

Zaskoczeni? Już wyjaśniam.

Zaufanie to podstawa relacji. To przekonanie, że komuś – osobie lub instytucji – można zaufać, że czyjeś słowa są prawdziwe, że ktoś posiada jakieś umiejętności i potrafi je odpowiednio wykorzystać. Jak zatem wykorzystać zaufanie w komunikacji wewnętrznej? Nie milcz. Nie trzymaj informacji dla siebie. Mów. Informuj. Opowiadaj. O czym? O wszystkim! O tym, co robisz, o decyzjach, które podejmujesz. Jako firma komunikuj wizję, wyjaśniaj dokąd zmierzacie, mów o planach, celach

i projektach. Rób to regularnie bez obawy, że mówisz zbyt często. Jeśli masz dzieci, poobserwuj je podczas spacerów. Zauważ, jak wiele jest dystraktorów, które pochłaniają ich uwagę i jak często musisz powtarzać ten sam komunikat, aby przypomnieć dokąd zmierzacie. Ta analogia mówi sama za siebie, jednak dla bezdzietnych zacytuję badania, które pokazują, że komunikat, aby trafił do odbiorcy, musi być powtórzony 8 razy!

Zaufanie buduje się w relacji. Relacja buduje się w dwustronnej komunikacji, ta polega na artykuowaniu, ale przede wszystkim na słuchaniu. Słuchanie pracowników, poznawanie ich opinii, pomysłów, informacji zwrotnej na temat firmowych działań to najlepszy sposób na to, żeby zbudować dialog, a co za tym idzie mosty zamiast murów. Jak to zrobić w praktyce? Wprowadzaj narzędzia dwustronnej komunikacji przy każdej okazji komunikacyjnej i sprawdzaj, co pracownicy myślą o tym, co mówisz. Przeznacz czas podczas firmowych spotkań na sesję pytań i odpowiedzi, badaj reakcje na informacje przesyłane mejlem dodając krótkie sondy. Stwórz wirtualne skrzynki feedbackowe i wykorzystuj je na bieżąco. Ale przede wszystkim rozmawiaj z pracownikami na bieżąco. Miej otwarte drzwi. Poznawaj ich problemy i wyzwania, ale co najistotniejsze słuchaj, aby zrozumieć, nie po to, żeby udzielić odpowiedzi.

Mów prawdę. Fokus na transparentność w komunikacji to klucz do budowania zaufania. Komunikuj porażki, nie udawaj, że nic się nie stało, jeśli podjęte decyzje okazały się błędne. Normalizujmy niepowodzenia. Nie myli się ten, kto nic nie robi. Najważniejsze, żeby uczyć się na błędach i nie popełniać dwa razy tych samych. Jeśli nie masz co komunikować, bo nie ma progresu w pracach, powiedz o tym! Lepiej powiedzieć, że nie zrobiliście korku naprzód, niż nie powiedzieć nic. Wyjaśniaj powody decyzji, tłumacz intencje – jasność co do kierunku komunikowana regularnie i na bieżąco buduje spokój i bezpieczeństwo. Warto! Co się dzieje, jeśli tego wszystkiego nie ma? Spróbuj sobie wyobrazić, jak to jest zdobywać górski szczyt bez mapy, kompasu i informacji o pogodzie – lęk, frustracja, zagubienie, poczucie odcięcia, decyzyjny chaos i reaktywne działanie zamiast strategicznych decyzji opartych na danych.

Zaufanie, słuchanie i transparentność to moje trzy podstawowe fundamenty komunikacji wewnętrznej. Tak powinien brzmieć tytuł tego artukułu.

Jak je wykorzystać? Mam trzy rady:

1.Po pierwsze i najważniejsze: skup się na ludziach. Komunikacja to ludzie. Ludzie to emocje. Zrób wszystko, żeby je zrozumieć, uznać i stworzyć dialog.

2.Ukierunkuj działania w komunikacji wewnętrznej nie na twarde narzędzia, ale na miękkie,

bo to one są gwarantem sukcesu, cała reszta to brokat – ładnie wygląda i zwraca uwagę, ale nie jest kluczowy do osiągnięcia sukcesu.

3.Przestań wykorzystywać brak budżetu na narzędzia komunikacji wewnętrznej jako wytrych i wymówkę powstrzymującą Cię od działania – jeśli chcesz zacząć ćwiczyć, musisz zacząć ćwiczyć, a nie kupować masę sprzętów i sportowych ubrań.

Zamiast szukać kasy na narzędzia, rozważ współpracę z zewnętrznym ekspertem, który przygotuje dla Ciebie konkretny plan i strategię komunikacji oraz odczaruje narrację o skuteczności komunikacji pod warunkiem posiadania wielkich budżetów. Pamiętaj, komunikacja jest prosta i trudna zarazem. Jeśli zaczniesz od fundamentów i poświęcisz czas na ich uporządkowanie, kolejne kroki okażą się łatwiejsze do wykonania.

Magdalena Gębala, ekspertka komunikacji wewnętrznej, Shell