5 argumentów za wprowadzeniem Agile Project Management w firmie

Zarządzanie projektami to spore wyzwanie dla każdej organizacji. Warto korzystać z doświadczeń innych i przestawić się na elastyczne metody, takie jak Agile Project Management.

Współczesny rynek wymaga nowoczesnych rozwiązań. Nawet wykorzystywanie najbardziej zaawansowanych narzędzi nie pozwoli jednak na osiągnięcie sukcesów, jeżeli motorem napędowym całego procesu nie będzie właściwe zarządzanie projektami. Jakiekolwiek ograniczenia w tej materii błyskawicznie wpływają na perspektywy rozwoju i efektywność podejmowanych działań. Z myślą o uwolnieniu pełni potencjału powstały metody Agile Project Management. Zwinność, obecna już w nazwie potężnego systemu zarządzania, staje się podstawowym wyznacznikiem tego, w jakim kierunku powinno zmierzać przedsiębiorstwo i jak należy podchodzić do realizowanych przez nie projektów. Ideały manifestu Agile pomimo upływu lat wciąż są aktualne, a o ich skuteczności najlepiej świadczą kolejne osiągane dzięki nim sukcesy.

Agile Project Management: krótka długa historia

Chociaż Agile Project Management jest chętnie wykorzystywany przez współczesne firmy, bazujące na najnowocześniejszych rozwiązaniach, może się poszczycić stosunkowo długą historią, sięgającą lat 80. Czerpie wiele przede wszystkim ze środowiska IT i takich metod zarządzania projektami, jak Joint Application Design, Rapid Application Development, Total Quality Management czy Agile Leadership. W 1986 roku na łamach „Harvard Business Review” po raz pierwszy zdefiniowano również ramy metody Scrum, która do dzisiaj cieszy się dużą popularnością i – co najważniejsze – niebywałą skutecznością. Chociaż naturalnym środowiskiem Agile Project Management jest rynek IT, samo podejście do zarządzania projektami, zdefiniowane w manifeście Agile, można implementować również w innych sektorach.

Manifest Agile: 4 proste rady

Przełom w rozwoju Agile Project Management przyniósł rok 2001. Właśnie wtedy podczas spotkania w Snowbird w stanie Utah powstał Manifest agile, formułujący podstawowe zasady wykorzystywane w Agile Project Management. Cztery złote wytyczne – choć w różny sposób interpretowane – do dziś stanowią fundament zwinnego zarządzania projektami:

• jednostki i interakcje są ważniejsze od procesów i narzędzi
• działanie oprogramowania jest ważniejsze od rozbudowanej dokumentacji
• współpraca z klientem jest ważniejsza od negocjowania kontraktów
• reagowanie na zmiany jest ważniejsze od skrupulatnej realizacji założonego planu.

Tak pojmowany Agile Project Management stanął więc w kontrze do tradycyjnych modeli zarządzania, w tym modelu kaskadowego (waterfall model). Ściśle zdefiniowane na samym początku założenia – dotyczące zarówno kwestii technicznych, jak i formalnych – zastąpiło podejście zdecydowanie bardziej elastyczne, stawiające na odpowiednie reagowanie na zmiany i kontakt – zarówno z klientem, jak i wewnątrz zespołu. Zapisy Manifestu Agile pozostają aktualne i warto rozważyć ich zastosowanie w organizacji, niezależnie od branży, w której operuje. Nie jest to jednak możliwe bez odpowiedniego przygotowania i narzędzi. Doskonałym sposobem na ich zdobycie będzie udział w "Project Management Forum". Bezpośrednie zetknięcie z praktykami i ich doświadczeniami pozwoli na skuteczną implementację zasad Agile Project Management.

Argumenty na korzyść Agile Project Management

Lista korzyści, które osiągają organizacje wykorzystujące potencjał Manifestu agile, jest bardzo długa – część z nich ma jak najbardziej wymierny charakter, inne są na stałe wpisane w kulturę organizacyjną podmiotu, a ich owoce można spotkać praktycznie na każdym kroku. Warto uświadomić sobie część z nich, aby przekonać się do transformacji w stronę Agile Project Management:

• Brak stagnacji: słownik wyrazów bliskoznacznych jest wypełniony synonimami słowa „zwinny”, które znajduje się w nazwie metod Agile Project Management: raźny, bystry, pełen energii, chybki, wartki, sprawny, płynny, ruchliwy, szybki, prężny, pełen werwy, energiczny, zręczny, żywy, lekki, gibki, żwawy, skoczny to tylko niektóre z nich. Który project manager nie chciałby, aby właśnie w taki sposób określano prowadzone przez niego projekty? Manifest Agile w samym sercu stworzonej metodologii stawia elastyczność i potrzebę antycypowania i reagowania na zmiany, które są nieuniknione w środowisku biznesowym. Tradycyjne metody, skupiające się na skrupulatnym realizowaniu ustalonych na samym starcie założeń, zdecydowanie gorzej sobie z nimi radzą. Zwinność przekłada się przy tym nie tylko na osiągane rezultaty, ale również całe środowisko pracy, definiując na nowo modele zarządzania i wykonywania obowiązków w całej organizacji.
• Lepsza komunikacja: jednym z podstawowych założeń zawartych w Manifeście agile jest położenie akcentu na aspekt komunikacyjny. Agile Project Management nie istnieje bez właściwego kontaktu zarówno wewnątrz zespołu i całej organizacji, jak i w relacji z klientem. Dzięki wprowadzonym zasadom udaje się osiągnąć wyższą transparentność i zapewnić kulturę pracy, pozwalającą nie tylko na osiąganie pożądanych rezultatów, ale również zapewnienie każdemu członkowi teamu możliwości samorealizacji i wnoszenia wkładu w rozwój projektu.
• Oszczędności: sprawnie prowadzony Agile Project Management przekłada się również na kwestie czysto finansowe. Zgodna z Manifestem agile organizacja pracy umożliwia łatwe zarządzanie także tym segmentem, dzięki czemu procesy optymalizacyjne są jeszcze bardziej wydajne, cała struktura staje się przejrzysta, a potencjalne problemy są łatwe do zdiagnozowania. W ściśle ustalonych planach, wpisanych w założenia modeli kaskadowych, jest o to zdecydowanie trudniej.
• Przestrzeń dla wszystkich: jednym z czynników, na które w sposób szczególny wpływa Agile Project Managament, jest kultura pracy. Elastyczność umożliwia odnalezienie miejsca dla siebie każdemu członkowi zespołu. Właściwie skonfigurowane założenia pozwalają przy tym na aktywny udział w projekcie i testowanie swoich inicjatyw oraz pomysłów. W zwinnych systemach nie ma miejsca na skostnienie i stagnację, które są częstym czynnikiem demotywującym, przekładającym się w węższym ujęciu na obniżoną efektywność i niewykorzystywanie pełni talentu pracownika, natomiast w szerszym na obniżenie potencjału całej organizacji, niższą retencję oraz zwiększoną rotację, co wpływa w destrukcyjny sposób na działania podejmowane przez podmiot.
• Błyskawiczne reagowanie: zmiany są na stałe wpisane we współczesne środowisko biznesowe. Doskonale rozumieli to twórcy Manifestu agile, którzy w szczególny sposób skupili się na reagowaniu na zmiany, uważając je za ważniejsze od skrupulatnego trzymania się pierwotnego planu. Takie podejście samo w sobie może dać znakomite rezultaty, pozwalające nie tylko na jeszcze wydajniejszą pracę, ale również dostarczanie jeszcze lepszych produktów.

Połączone czynniki

Wszystkie pozytywy, z którymi wiąże się Agile Project Management, mogą w bardzo łatwy sposób przeobrazić się w spore problemy. Stanie się tak zwłaszcza, jeżeli ideały manifestu Agile – zamiast stać się kluczowym elementem kultury organizacyjnej podmiotu – będą jedynie pustymi frazesami. Elastyczność szybko może zastąpić chaos, a pełne skupienie na reagowaniu na zmiany wiąże się z ryzykiem totalnego zagubienia pierwotnego celu i w konsekwencji porażką projektu. Agile Project Management daje fantastyczne rezultaty tylko wtedy, kiedy osoby odpowiedzialne za prowadzenie projektów posiadają wiedzę i narzędzia niezbędne do koordynowania działań i właściwego moderowania życia wewnątrz zespołu oraz poza nim. Warto więc postawić na naukę i zdobywanie nowych doświadczeń. Dzięki temu wcielenie ideałów Manifestu agile w życie może stać się czynnikiem pozwalającym na osiągnięcie maksimum potencjału organizacji.

Weź udział w "V Project Management Forum", 14-15 września 2020, Warszawa >>

Autor: Paweł Łaniewski