Dyrektor Administracyjny: Od Operacyjnego Koordynatora do Strategicznego Partnera Zarządu

W ostatnich latach rola Dyrektora Administracyjnego znacząco ewoluowała w ramach funkcji pełnionych w organizacji. Z roli skupionej na zarządzaniu biurem i logistyką, przekształciła się w strategicznego doradcę zarządu. Dyrektorzy Administracyjni odpowiadają za szereg zadań, od zarządzania zasobami biurowymi, flotą pojazdów, IT, aż po płatności i oczywiste zarządzanie pionem administracyjnym organizacji, jak też doradzają w tych kwestiach zarządowi.

Dyrektor Administracyjny, poza standardowymi obowiązkami na tym stanowisku, bardzo często angażuje się w zadania, które zbliżają go do funkcji partnera i doradcy zarządu, poprzez dbanie o takie zadania, jak m.in.:

• zarządzanie kosztami, które organizacja na bieżąco ponosi m.in. poprzez optymalizację budżetów/ poszukiwanie oszczędności,

• koordynacja i dobór kluczowych kontrahentów,

• dbanie o wizerunek organizacji w relacjach zewnętrznych i wewnętrznych,

• kreowanie kultury organizacyjnej poprzez tworzenie przyjaznych i zgodnych z potrzebami danej firmy miejsc pracy, jak też przez bieżącą komunikację z pracownikami,

• wspieranie polityki zarządzania benefitami poprzez odpowiednie zaopatrzenie biura i ankietowanie potrzeb pracowników,

• proaktywna realizacja działań związanych z polityką ESG organizacji (analiza zamawianych produktów/ dostawców/ weryfikacja kosztów zużycia energii),

• zaangażowanie w organizację różnych inicjatyw wewnątrzfirmowych, w tym m.in. integracje/ działania CSR/ czy spotkania komunikacyjne.

Rozwój infrastruktury i dynamiczny wzrost firm zwiększają zapotrzebowanie na profesjonalne zarządzanie administracją. Aby sprostać tym wyzwaniom, Dyrektor Administracyjny powinien posiadać szeroki zakres umiejętności, w tym kreatywne myślenie, kompetencje komunikacyjne, organizacyjne, negocjacyjne, zarządcze oraz analityczne.

W pracy tej kluczowe jest również uczciwość i transparentność, zwłaszcza w relacjach z dostawcami i w przestrzeganiu zasad compliance. Funkcja ta obejmuje zarządzanie projektami, strategie usprawnień i innowacji, śledzenie trendów oraz proponowanie nowych rozwiązań.

Od tej funkcji oczekuje się wielozadaniowości – w pełnym tego słowa znaczeniu. Dlatego nie jest to rola dla każdego i nie każdy w takiej roli się odnajdzie. Wymagania są wysokie, tempo pracy jak na torze wyścigowym, decyzje często trzeba podejmować bez posiadania wszystkich niezbędnych danych. Na rękach Dyrektora Administracyjnego spoczywa duża odpowiedzialność, ale też ryzyko związane z ciągłością procesów, za które odpowiada na co dzień.

Podsumowując, rola Dyrektora Administracyjnego zależy w dużej mierze od wielkości organizacji, branży, specyficznych potrzeb danej firmy i w efekcie od opisu stanowiska. Niemniej przekształciła się ona z operacyjnej na strategiczną, stając się kluczową dla efektywnego funkcjonowania i rozwoju współczesnych organizacji.

Poznaj różnice i podobieństwa w roli Dyrektora Administracyjnego w różnych organizacjach >>

Autorka: Emilia Arciszewska, członkini zarządu i dyrektorka działu HR i zarządzania talentami w Savills