Jak oszczędzać dzięki zakupom w firmie? Sprawny proces zakupowy

Odpowiednie zarządzanie zakupami pełni ważną funkcję w każdym przedsiębiorstwie. Optymalny proces zakupowy może być źródłem sporych oszczędności i dawać przewagę nad konkurencją.

Wszystkie osoby zarządzające biznesem doskonale zdają sobie sprawę z tego, że decyzje podejmowane w dziale zakupowym w znacznej mierze przekładają się nie tylko na koszty prowadzenia działalności, ale również osiągane rezultaty biznesowe. Sam proces zakupowy, choć ważny i – co oczywiste – kosztowny, bywa jednak często pomijany podczas opracowywania planów optymalizacji działań przedsiębiorstwa. Tymczasem przynoszące oszczędności zarządzanie zakupami jest jak najbardziej możliwe, a co najważniejsze: wdrożenie zmian nie musi być kosztowne i czasochłonne. Usprawniony proces zakupowy oznacza oszczędność nie tylko pieniędzy, ale również czasu niezbędnego na realizację działań. Warto poznać opinie ekspertów i ciągle go udoskonalać.

Optymalne zarządzanie zakupami w firmie

Proces zakupowy, choć z zewnątrz wydaje się stosunkowo mało skomplikowany, w rzeczywistości składa się z wielu elementów, a wpływ na jego efektywność mają czynniki zarówno o wewnętrznym, jak i zewnętrznym charakterze. Zarządzanie zakupami obejmuje szeroki zakres działań od tworzenia odpowiedniej strategii przez dobór kontrahentów i utrzymywanie z nimi odpowiednich relacji aż po realizację bieżących zadań. W ramach tego procesu pojawia się więc wiele miejsc, w których mogą wystąpić problemy. Słabe punkty można jednak wyeliminować, a rezultaty, w postaci usprawnienia działań i wymiernych oszczędności, będą widoczne niemal z dnia na dzień.

Proces zakupowy krok po kroku: rady ekspertów

W celu stworzenia odpowiedniej strategii zakupowej warto polegać przede wszystkim na wiedzy i doświadczeniu osób, które na co dzień zajmują się układaniem planów zakupowych i ich realizacją. Olbrzymią dawkę wiedzy zapewnia udział w konferencji online Forum Zakupy. W jej trakcie specjaliści różnych dziedzin – od kwestii logistycznych po zarządzanie relacjami z dostawcami – podzielą się swoimi doświadczeniami i sprawdzonymi sposobami na optymalizację procesu zakupowego. Ważną częścią wydarzenia będzie również działanie w realiach kryzysu gospodarczego i pandemii koronawirusa, a także dostosowanie działań do rosnących wymogów związanych z dbałością o środowisko naturalne.

Uporządkowanie terminów

Do kwestii zarządzania zakupami w firmie należy podchodzić jak najbardziej kompleksowo. Najpierw trzeba jednak uporządkować pewne pojęcia, które zajmują centralne miejsce w tym procesie, jednak często bywają ze sobą mylone. 

• Procurement odnosi się do szerokiego zestawu pojęć dotyczących procesu zakupowego, obejmuje przy tym procesy, które mają miejsce przed transakcją (takie jak zdefiniowanie zapotrzebowania, znalezienie dostawców, selekcja dobór i podpisanie umów), w jej trakcie (fizyczne dokonanie transakcji, koordynacja logistyczna) oraz po niej (zadbanie o płatność, utrzymanie dobrego kontaktu z kontrahentami, działania kontrolne). 
• Sourcing odnosi się kompleksowo do kwestii dostaw: z jednej strony skupia się na kwestii realizacji bieżących projektów, w tym m.in. wybierania odpowiednich dostawców, negocjowania stawek, składania zapytań ofertowych, ale zakłada również znacznie szerszy zakres działań, uwzględniających chociażby badanie rynku i poszukiwanie alternatywnych rozwiązań.
• Purchasing skupia się natomiast bezpośrednio na samej kwestii zakupowej, często wiąże się jednak przy tym z rozbudowanymi zadaniami logistycznymi.

Jak widać, zasadniczo rzecz biorąc procurement odnosi się do zarządzania zakupami holistycznie i niejako spaja w sobie pozostałe elementy niezbędne do realizacji procesu zakupowego. Aby działania były skuteczne, należy także spoglądać na nie w sposób kompleksowy i w ten sposób szukać usprawnień.

Procurement potrzebuje wsparcia

Realizacja tak szeroko zakrojonych działań, jakie zakłada procurement, w obecnych czasach nie jest możliwa bez odpowiedniej informatyzacji i automatyzacji. Kluczową rolę odgrywa dobór odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli na połączenie wszystkich aspektów procesów. W tym kontekście znakomicie sprawdzają się systemy ERP (Enterprise Resource Planning), które wyróżniają się modułową budową. Każdy obszar działań jest więc w pewnym stopniu autonomiczny, z drugiej strony jednak jest ulokowany w ramach całego procesu zakupowego, a zsynchronizowana baza danych pozwala nie tylko na znaczne ułatwienie wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników, ale daje przede wszystkim możliwość znacznego podniesienia efektywności i lepszej selekcji informacji, co przekłada się na rezultaty osiągane zarówno przez dział zakupów, jak i – finalnie – przez całe przedsiębiorstwo.

Coraz większą rolę w zarządzaniu zakupami odgrywają również najnowocześniejsze rozwiązania, takie jak narzędzie Business Intelligence, odpowiedzialne za akumulowanie i przetwarzanie informacji, oraz sztuczna inteligencja. Dzięki nim możliwe staje się zautomatyzowanie wielu procesów, które mają decydujący wpływ na procesy decyzyjne, dotyczące zarówno ściśle określonych zagadnień, jak i funkcjonowania całej firmy. Inwestycja w nowoczesne technologie jest natomiast najlepszym sposobem na zwiększenie potencjału przedsiębiorstwa i udoskonalenie procesu zakupu.

Plan jest najważniejszy

Największe ryzyko wiąże się przede wszystkim z ograniczeniem zarządzania zakupami do realizacji bieżących potrzeb i niewystarczającym skupieniu na średnio- i długoterminowym planowaniu. Procurement zakłada natomiast, obok podejmowania działań bezpośrednio powiązanych z aktualnymi procesami zakupowymi, wiele czynności kontrolnych i analitycznych. Aby zarządzanie zakupami przynosiło oczekiwane rezultaty, a więc pozwalało nie tylko na sprawne operowanie, ale również osiąganie wymiernych oszczędności i podnoszenie jakości, musi być oparte na dobrze opracowanej strategii, uwzględniającej przy tym różnorodne czynniki ryzyka oraz właściwie zdiagnozowane szanse. Warto myśleć o rozbudowie pionu analitycznego, skupionego zarówno na aktualnie wykorzystywanych metodach, jak i potencjale drzemiącym w innych rozwiązaniach.

Green Procurement: działanie w trybie eko

Dbanie o środowisko już dawno przestało być domeną jedynie aktywistów ekologicznych, jest również niezbędne w funkcjonowaniu współczesnego, odpowiedzialnego biznesu. Do tych zagadnień odnosi się tzw. Green Procurement. Analiza wpływu procesu zakupowego na środowisko naturalne powinna być wpisana w DNA przedsiębiorstwa. Oprócz oczywistych zalet, wynikających z zachowania równowagi ekologicznej, ma to oczywiście również olbrzymi wpływ na kwestie kształtowania odpowiedniego wizerunku przedsiębiorstwa i podejmowania jeszcze efektywniejszych działań marketingowych. Z drugiej strony warto mieć jednak świadomość, że jest to także poważne zobowiązanie, które wymaga dobrego przygotowania i jeszcze lepszej analizy zarówno działań własnych, jak i dostawców. Aby proces zakupowy był zgodny z ideą Green Procurement, należy w odpowiedni sposób dostosować m.in. łańcuch dostaw, relacje z kontrahentami, opakowania produktów czy systemy zamówień. Bez wątpienia staje się to jednak standardem we współczesnym świecie biznesu.

Proces zakupowy w realiach kryzysu i pandemii

Oczywiście na to, jak prezentuje się zarządzanie zakupami, olbrzymi wpływ ma również obecna sytuacja gospodarcza. W dobie pandemii koronawirusa w procesie zakupowym należy uwzględnić dodatkowy czynnik, jakim są wprowadzane przez rząd obostrzenia i inne kwestie sanitarne, pozwalające na obniżenie ryzyka zakażenia. Działanie w tak trudnych realiach jest zdecydowanie trudniejsze. Z drugiej strony wcale nie oznacza to, że plany związane z udoskonalaniem procesu zakupowego należy odłożyć na późniejszy termin albo że osiągnięcie oszczędności w tym okresie jest niemożliwe. Czas zawirowań gospodarczych kryje w sobie wiele możliwości, wymaga jednak zdecydowanie większej elastyczności oraz wiedzy.

Poznaj program wydarzenia "Forum Zakupy", 23 marca 2021, Online >>

Autor: Paweł Łaniewski