Jak sztuczna inteligencja (AI) i digitalizacja wpłyną na zarządzanie projektami?
Trudno zaprzeczyć, że rok 2023 jest rokiem sztucznej inteligencji (AI). Nie dlatego, że została stworzona właśnie w tym roku, lecz dlatego, że na przełomie roku zaczęła być powszechnie wykorzystywana. Tak samo jak początki internetu sięgają lat 60., jednak ten prawdziwą zmianę zaczął przynosić dopiero 30 lat później. Większość osób traktuje wciąż AI jako zabawkę, ale coraz więcej firm zaczyna na nią patrzeć poważnie. Przyjrzyjmy się, jak sztuczna inteligencja wpłynie na samą branżę zarządzania projektami.
W marcu 2023 roku w mieście Montpellier na południu Francji wprowadzono zakaz korzystania z Chat GPT. Chat GPT to sztuczna inteligencja, która generuje odpowiedzi na podstawie wprowadzonego tekstu lub zapytania. Decyzję tłumaczy się względami "niepewności dotyczącej naruszeń bezpieczeństwa oraz poufności". Władze miasta twierdzą, że Chat GPT jest niedokładny, a używanie go w pracy urzędników stanowi ryzyko. Zakaz obowiązuje pracowników instytucji publicznych oraz zewnętrznych współpracowników, a naruszenie go grozi karą, choć jej rodzaj nie jest jeszcze znany.
Według analizy z 2023 roku przeprowadzonej przez Goldman Sachs, zastosowanie sztucznej inteligencji w pracy umysłowej i twórczej, takiej jak pisanie tekstów czy tworzenie obrazów, może skutkować zastąpieniem około 300 milionów etatów na całym świecie i wpłynąć na globalny rynek pracy. Jednakże, raport sugeruje, że AI może również pozytywnie wpłynąć na światową gospodarkę, zwiększając wydajność o 7% oraz tworząc nowe miejsca pracy. Badania wskazują, że AI może zastąpić nawet jedną czwartą obecnej pracy ludzi, zwłaszcza w sektorach biurowym, administracyjnym i prawniczym, ale także w dziedzinach takich jak architektura, inżynieria, fizyka czy finanse.
Poznaj program “Project Management Forum”, 25-26 kwietnia 2023, Warszawa >>
Firma McKinsey z kolei od 2017 roku bada stopień wykorzystania AI w firmach. W raporcie za rok 2022 wskazuje, że 52% firm wdrożyło sztuczną inteligencję w co najmniej jednym obszarze biznesowym, choć szczytowy rok był 2019, gdy procent ten wyniósł 58%.
Dodatkowo, pięć lat temu, 40 procent respondentów w organizacjach korzystających ze sztucznej inteligencji twierdziło, że ponad 5 procent ich budżetów cyfrowych było przeznaczanych na sztuczną inteligencję. Obecnie ponad połowa respondentów deklaruje taki poziom inwestycji. Idąc dalej, 63 procent respondentów spodziewa się wzrostu inwestycji ich organizacji w ciągu najbliższych trzech lat.
Co to jest sztuczna inteligencja?
Andreas Kaplan i Michael Haenlein, profesorowie marketingu i specjaliści od transformacji cyfrowej, definiują sztuczną inteligencję jako zdolność systemu do prawidłowego interpretowania danych pochodzących z zewnętrznych źródeł, uczenia się na ich podstawie oraz wykorzystywania tej wiedzy do wykonywania określonych zadań i osiągania celów poprzez dostosowanie się do okoliczności.
Wbrew pozorom, fakt, że influencerzy na całym świecie nagle zaczęli mówić o sztucznej inteligencji, nie oznacza, że pierwszy raz się z nią zetknęliśmy w zeszłym roku. Od lat na co dzień mamy styczność z AI w przypadku:
- Rekomendacji: AI jest wykorzystywane do generowania rekomendacji w serwisach takich jak Netflix, Spotify czy Allegro, analizując preferencje użytkowników i sugerując filmy, muzykę czy produkty, które mogą się im spodobać.
- Bankowości i finansów: AI jest używane do wykrywania oszustw, oceny ryzyka kredytowego oraz automatyzacji transakcji.
- Gier: AI jest stosowana w grach komputerowych do tworzenia inteligentnych przeciwników, generowania proceduralnego świata oraz adaptacji poziomu trudności.
- Zabezpieczeń: AI jest elementem choćby systemów rozpoznawania twarzy, nie tylko używanych w monitoringu publicznym, ale także przy odblokowywania naszych telefonów.
- E-commerce: AI pomaga w prognozowaniu popytu na produkty, optymalizacji cen, zarządzaniu łańcuchami dostaw oraz świadczeniu usług posprzedażowych.
Czy AI zastąpi Project Managerów?
Głównym i powracającym pytaniem osób, które po raz pierwszy stykają się z tematem sztucznej inteligencji w praktyce jest - czy ona pozbawi mnie pracy?
Nie inaczej jest w tym przypadku. W chwili obecnej nie widać nawet perspektywy na to, by AI w jakikolwiek sposób miało zagrozić osobom zajmującym się zarządzaniem projektami. Widać natomiast całkiem sporo zagrożeń w stosunku do tych PM-ów, którzy nie opanują współczesnych narzędzi ułatwiających życie zawodowe. Należałoby raczej główną obawę przekształcić w inne pytanie: Jak mogę nauczyć się współpracować z AI, by osiągać lepsze wyniki na rynku pracy niż konkurencja?
Jak i gdzie można zastosować AI w zarządzaniu projektami?
Po rozwianiu niepotrzebnych obaw, przechodzimy w końcu do zasadniczego pytania: do czego może nam się przysłużyć AI w kontekście zawodowym?
Odpowiedź na to pytanie nie jest ani łatwa ani krótka. Dodatkowo jeszcze jest obarczona chwilą, w której jej udzielamy. Uściślijmy wobec tego, że obecny tekst jest publikowany w pierwszej połowie 2023 roku. Sytuacja za kilka, kilkanaście miesięcy może ulec zasadniczej zmianie.
Wprowadzeniem do tematu niech będą badania Standish Group, międzynarodowej firmy doradczej zajmującej się badaniami IT, która stwierdziła, że tylko 35% zakończonych projektów w tej branży uważa się za udane.
Najczęstsze zarzuty dotyczą takich kwestii jak:
1. Przekroczenie budżetu: niewłaściwe zarządzanie kosztami często prowadzi do tego, że znacznie przekraczają one pierwotne szacunki.
2. Opóźnienia w harmonogramie: opóźnienia mogą być spowodowane różnymi czynnikami, takimi jak nieprzewidziane problemy techniczne, brak dostępnych zasobów, zmiany w zakresie projektu lub słabe zarządzanie czasem.
3. Niewłaściwy zakres: niejasny lub nieprecyzyjnie zdefiniowany zakres. Jeśli cele i oczekiwania nie są właściwie określone na początku projektu, może to prowadzić do konfliktów, nieporozumień i ostatecznie niepowodzenia.
4. Słabe zarządzanie projektem: brak kompetentnego zarządzania projektem prowadzi do nieefektywnego wykorzystania zasobów, niewłaściwych priorytetów i braku komunikacji.
5. Brak zaangażowania interesariuszy: nieudane projekty często cierpią na brak zaangażowania kluczowych interesariuszy, takich jak zespoły projektowe, zarząd, klientów czy dostawców.
6. Problemy z jakością: jeśli projekt nie spełnia oczekiwań co do jakości, może być uznany za nieudany. Wymagania jakościowe powinny być jasno określone, a zespoły projektowe muszą być odpowiednio przygotowane i zdolne do realizacji tych standardów.
7. Niewłaściwe zarządzanie ryzykiem: każdy projekt niesie ze sobą ryzyko, ale nieudane projekty nie radzą sobie z tymi ryzykami skutecznie.
8. Brak elastyczności i adaptacji: projekty często napotykają na przeszkody, zmieniające się wymagania lub nieprzewidziane okoliczności. Nieudane projekty mają tendencję do braku elastyczności i adaptacji do zmian, co może prowadzić np. do utknięcia w martwym punkcie.
9. Słaba komunikacja: wiele nieudanych projektów można przypisać słabej komunikacji między zespołami, zarządem i innymi interesariuszami.
10. Brak odpowiednich umiejętności lub zasobów: odpowiedni dostęp do wiedzy i zasoby to wielki kończący naszą wyliczankę.
AI nie rozwiąże wszystkich problemów, ale może próbować dążyć do optymalizacji części z nich. Zarządzanie projektami to zestaw procesów, które można i trzeba usprawniać oraz automatyzować. Sztuczną inteligencję możemy zastosować na trzech płaszczyznach, łącząc przeszłość i przyszłość z teraźniejszością:
- Analiza dotychczasowych danych (przeszłość) - różne rozwiązania z zakresu AI sprawdzają się świetnie przy przygotowywaniu wszelkiego rodzaju raportów i jednoczesnym wyciąganiu wniosków z wprowadzonych danych. Należy pamiętać, że im więcej informacji damy do dyspozycji sztucznej inteligencji, tym łatwiej będzie ona wyciągnąć odpowiednie wnioski. Wiele osób ogranicza się do prostych zapytań kierowanych np. do chata GPT dziwiąc się, że potem dostają ogólne odpowiedzi.
- Prognozy i planowanie (przyszłość) - gdy już "nakarmimy" sztuczną inteligencję odpowiednią ilością danych, możemy zlecać jej prognozowanie, budowanie planów projektów czy potrzebnych harmonogramów. Narzędzia AI pozwalają uprościć np. przygotowywanie wszelkich materiałów na spotkania grupowe.
- Automatyzacja procesów bieżących (teraźniejszość) - w tej kategorii trwa najzacieklejszy wyścig twórców nowego oprogramowania bazującego na AI. Kilka rozwiązań przedstawimy poniżej.
Jak zaznaczył Antonio Nieto-Rodriguez, autor pozycji "HBR Project Management Handbook", w artykule "How AI Will Transform Project Management", kluczowe aspekty zarządzania projektami, które ulegną zmianom przez AI w najbliższym czasie, to:
- Selekcja i priorytetyzacja zadań
- Wsparcie dla biura zarządzania projektami
- Ulepszone i szybsze definiowanie, planowanie i raportowanie projektów
- Wirtualne asystentki projektowe
- Zaawansowane systemy i oprogramowanie testowe
Organizacje i liderzy projektów, którzy są najlepiej przygotowani na ten moment zakłóceń, odniosą najwięcej korzyści. Prawie każdy aspekt zarządzania projektem, od planowania, przez procesy, po ludzi, zostanie nimi dotknięty - podkreślił Antonio Nieto-Rodriguez.
Przyjrzyjmy się kilku narzędziom, które są obecnie dostępne na rynku i wpisują się w powyższe kategorie:
Chat GPT - podstawowe narzędzie, z którym trzeba się zaprzyjaźnić. Jest to czat, od którego zaczęła się cała burza dot. sztucznej inteligencji w listopadzie zeszłego roku. Pomoże stworzyć nam opisy do produktów, ułożyć harmonogramy zarówno spotkań, jak i całych projektów. Ułatwi ogarnięcie kreatywnej burzy mózgów podsumowując pomysły, które się podczas niej pojawiły. Może wnioski zarówno pogrupować, jak i spriorytetyzować. Następnie zaś odpisze na maile według szablonów jakimi wcześniej go poczęstujemy. W pełni dostępny i przyjazny w języku polskim.
AIPRM for ChatGPT - w powyższych zadaniach pomoże wtyczka do przeglądarki, która da nam dostęp do komend, jakimi posługujemy się w komunikacji z czatem, napisanych przez innych użytkowników. W kontekście zadań przy zarządzaniach projektami warto zwrócić uwagę na cztery kategorie:
- Plan
- Script Writing
- Spreadsheets
- Summarise
Kategoria "Script Writing" doskonale wpasowuje się w rosnący trend "no code". AI pozwala z sukcesem opracowywać reguły dla Excela, pisać odpowiednie makra, a także dobrze się odnajduje w Google Apps Script czy JavaScript. Osoby nie mające na co dzień większej styczności z językami programowania mogą w ten sposób spróbować automatyzować pewne części swojej pracy.
Merlin AI - osobisty asystent wyszukiwania w formie wtyczki do przeglądarki Chrome. Jedną z jego funkcjonalności jest podsumowywanie filmów na YouTube, jeżeli ten ma włączoną opcję napisów.
Gist albo Claude - to są z kolei dodatki do Slacka piszące notatki ze spotkań oraz rozbudowane podsumowania. Jest to funkcjonalność użyteczna zarówno dla samych uczestników spotkań, jak i dla osób, które wracają do pracy po urlopie.
Otter AI - dodatek tym razem do oprogramowania Microsoft Teams, przygotowujący transkrypcję nagrań i podsumowujący spotkania. Jak większość narzędzi AI w chwili obecnej tylko w wersji angielskiej.
Browse AI - usługa umożliwiająca zaprogramowanie robota zbierającego dowolny zestaw danych ze zdefiniowanych stron internetowych. Jednocześnie narzędzie monitoruje, czy na zadanych stronach zaszły jakiekolwiek zmiany. Konfiguracja nie wymaga umiejętności programowania.
Tome - raczkujące jeszcze narzędzie do półautomatycznego tworzenia prezentacji.
Eye contact - posługiwanie się umiejętnościami miękkimi jest powtarzanym argumentem na rzecz żywych project managerów nad maszynami. Jest to prawda, ale i w tym sztuczna inteligencja może pomóc. Znana z kart graficznych firma NVIDIA opracowała rozwiązanie, które przetwarza w locie obraz z kamery internetowej w ten sposób, by stworzyć wrażenie, że zawsze patrzymy się w obiektyw, a nie w ekran swojego monitora. Powoduje to u odbiorcy efekt, że cały czas jest w centrum uwagi rozmówcy.
Rewind - ten przykład zachowałem na koniec, bo najlepiej oddaje potencjalne możliwości, które w najbliższym czasie da nam rozwój sztucznej inteligencji. Program jest na razie dostępny tylko na komputerach Mac w języku angielskim. Nagrywa on na bieżąco wszystko, co dzieje się w naszym komputerze. To co piszemy, mówimy, oglądamy… i zamienia na stenogramy. W ten sposób mamy dostęp do wszelkiej wiedzy, która została zapisana, obejrzana lub wypowiedziana za pośrednictwem naszego komputera. Intencją autorów jest zapewnienie nam "pamięci doskonałej".
To tylko garść przykładów.
W najbliższym czasie zetkniemy się z wysypem nowych narzędzi i nowych funkcjonalności w starych narzędziach, które będą powoływały się na AI. Możemy widzieć w tym zjawisku zagrożenia, ale zauważajmy przede wszystkim szanse.
Autor: Marcin Kosiński, Redaktor, Bankier.pl
