5 dobrych praktyk w zarządzaniu ryzykiem w projekcie budowlanym

Umiejętne zarządzanie ryzykiem odgrywa kluczową rolę w nowoczesnym biznesie. Jego znaczenie jest jeszcze większe w przypadku firm realizujących projekty budowlane. Duża liczba czynników ryzyka, odnoszących się nie tylko do renomy marki, ale również bezpieczeństwa osób, sprawia, że rozwój wiedzy dotyczącej tego zagadnienia staje się absolutną podstawą w przypadku zarówno zarządów, jak i osób bezpośrednio odpowiedzialnych za realizację działań.

Rynek usług budowlanych rozwija się w bardzo szybkim tempie. Nowe inwestycje oznaczają rosnące zapotrzebowanie i zupełnie nowe perspektywy dla tej branży. Do rąk deweloperów i firm budowlanych trafiają także nowe narzędzia, jednak przekłada się to również na rosnącą liczbę zagrożeń o różnym profilu. Te dotyczą z jednej strony kwestii prawnych, finansowych i organizacyjnych – szczególnie ważnych w obliczu nowych wyzwań i nowoczesnego rynku, którego wymagania ciągle rosną. Z drugiej strony zarządzanie ryzykiem w branży budowlanej wciąż odnosi się do ryzyka bezpośrednio związanego z realizacją projektów, a więc uwzględniającego zapewnienie odpowiednich warunków pracy i spełnienie restrykcyjnych norm w tym zakresie Zakres ryzyka jest wobec tego niezwykle szeroki, a umiejętne zarządzanie ryzykiem w projektach budowlanych odgrywa rolę kluczową dla całej marki.

Zarządzanie ryzykiem w projektach budowlanych: najważniejsze obszary

Zarządzanie ryzykiem (risk management) zyskuje coraz większe znaczenie w funkcjonowaniu przedsiębiorstw różnego typu. Odnosi się przy tym do zróżnicowanych aspektów działania, a szczególną rolę odgrywa w przypadku projektów budowlanych. Do najważniejszych obszarów w tym zakresie należy:

• Ryzyko wystąpienia wypadków w pracy,
• Problemy z pozyskiwaniem pracowników i niską retencją,
• Nieprzewidziane zdarzenia, uzależnione np. od warunków atmosferycznych,
• Uszkodzenia lub utrata sprzętu budowlanego,
• Problemy projektowe i dokumentacyjne,
• Błędne założenia niepokrywające się ze stanem faktycznym,
• Zmiany cen materiałów i usług budowlanych,
• Problemy z dostawami,
• Problemy z kontrahentami,
• Źle skonstruowane umowy,
• Niewydajne zarządzanie projektem.

Dowiedz się, jak zarządzać ryzykiem

Jak widać, wiele zagadnień dotyczących zarządzania ryzykiem w projektach budowlanych, odnosi się bezpośrednio do kwestii biznesowych, prawnych i organizacyjnych. Wdrożenie sprawdzonych rozwiązań, zakładających rozpoznanie ryzyka i przygotowanie odpowiednich procedur oraz zapisów umownych, odgrywa więc kluczową rolę w realizacji projektów budowlanych. Doskonałym źródłem wiedzy na ten temat stanie się konferencja online Zarządzanie projektami w budownictwie. W jej ramach doświadczeni praktycy i eksperci branży podzielą się m.in. sprawdzonymi sposobami na zarządzanie ryzykiem w projektach budowlanych.

1. Rozpoznanie czynników ryzyka

Podstawą odpowiedzialnego zarządzania ryzykiem jest oczywiście właściwe określenie czynników ryzyka i ich poprawne scharakteryzowanie. Wymieniona lista nie uwzględnia wszystkich z nich, zwłaszcza że te są w znacznej mierze uzależnione od charakterystyki konkretnego podmiotu, zakresu realizowanych przez niego działań oraz charakterystyki rynku, na jakim operuje, a także relacji zbudowanych z kontrahentami, dostawcami, klientami czy pracownikami. Sprofilowanie ryzyka nie ogranicza się jednak wyłącznie do określenia sytuacji, które mogłyby przyczynić się do powstania uszczerbku. Wymaga również przeanalizowania prawdopodobieństwa ich wystąpienia, potencjalnych konsekwencji, priorytetyzacji czynników oraz działań, które mają im zapobiegać.

Oczywiście do rozpoznania czynników ryzyka powinno dojść jeszcze na etapie poprzedzającym przyjęcie projektu. Warto je rozpatrywać przy tym w różnych skalach: zarówno w odniesieniu do konkretnych zadań, jak i w całościowym ujęciu.

2. Budowa zespołu oceny ryzyka

Ze względu na wieloprofilowe ryzyko w projektach budowlanych warto zbudować zespół odpowiedzialny za jego ocenę (zarówno w skali całego podmiotu, jak i konkretnego projektu). Powinien zrzeszać ekspertów zajmujących się poszczególnymi rodzajami ryzyka, a zakładany efekt jego prac to całościowe spojrzenie na różne aspekty projektu. Skrupulatna analiza uwarunkowań powinna być oczywiście wykonana jak najwcześniej, jeszcze przed etapem przyjęcia projektu, a szczególnie przed podpisaniem wiążących umów. Zespół zajmujący się zarządzaniem ryzykiem projektów budowlanych powinien również ciągle się rozwijać, być w kontakcie zarówno z zarządem firmy, jak i reprezentantami klienta, a w razie takiej potrzeby móc konsultować się również z zewnętrznymi ekspertami. Dzięki temu podejmowane decyzje będą przemyślane i pomogą uchronić przedsiębiorstwo przed zbędnym ryzykiem oraz przygotować strategię radzenia sobie z zagrożeniami na jak najwcześniejszym etapie.

3. Wydajne narzędzia oceny ryzyka

Oczywiście zdefiniowanie czynników ryzyka i ich faktycznego wpływu na projekt i funkcjonowanie podmiotu to złożone zagadnienia, które wymagają nie tylko specjalistów dysponujących odpowiednią wiedzą i umiejętnościami, ale również narzędzi. Korzystanie z nich umożliwi realne zdiagnozowanie czynników ryzyka oraz miarodajne określenie ich potencjalnego wpływu zarówno na projekt, jak i firmę, zarówno w ujęciu finansowym, jak i w zakresie pozafinansowej odpowiedzialności. Z tego powodu tak ważnym zagadnieniem jest również inwestycja w szkolenia. Dzięki nim specjaliści skupieni na zarządzaniu ryzykiem zyskają możliwość efektywnego działania i wdrażania innowacji pozwalających na zdecydowanie efektywniejsze działanie.

4. Podejmowanie decyzji

Zarządzanie ryzykiem w projektach budowlanych wiąże się bezpośrednio z kwestią podejmowania decyzji. Określenie potencjalnych czynników ryzyka i ich wpływu na sytuację firmy to zaledwie wstęp do efektywnego działania w tym zakresie. Następnie konieczne staje się wyciąganie wniosków i podejmowanie – często bardzo trudnych – decyzji. Te odnoszą się w pierwszej kolejności do pogrupowania ryzyka i próby znalezienia sposobu na jego niwelację lub transfer na inne podmioty (np. zleceniodawcę). Trudnym procesem jest również określenie akceptowalnego poziomu ryzyka i stworzenie procedur, które pozwolą na radzenie sobie z jego konsekwencjami. 

Finalnie – w przypadku projektów budowlanych – decyzja będzie dotyczyć jednak akceptacji lub rezygnacji z podjęcia konkretnego projektu. W przypadku stwierdzenia zbyt wysokiego ryzyka i braku możliwości jego minimalizacji, warto rozważyć rezygnację z jego podjęcia. Choć taki krok jest wymagający – zwłaszcza z krótkoterminowej perspektywy ekonomicznej – w wielu przypadkach okazuje się, że umożliwia uchronienie podmiotu przed zdecydowanie większymi stratami i problemami innej natury. Proces decyzyjny powinien być wobec tego jasno określony i uwzględniać zróżnicowane scenariusze. Także takie, w których ocena ryzyka projektu budowlanego wyklucza możliwość zawarcia umowy.

5. Budowanie zróżnicowanych strategii

Zarządzanie ryzykiem to długofalowe działania, za którymi powinna stać określona strategia, a nie doraźnie podejmowane przedsięwzięcie skupione wyłącznie na ściśle określonym projekcie. Warto więc wypracować mechanizmy i procedury, które będą działały nie tylko w konkretnym przypadku, ale również zdecydowanie szerszym ujęciu. Pozwoli to na wydajniejsze zarządzanie ryzykiem w przyszłości i akumulowanie wiedzy, co znacznie ułatwi przyszłe procesy. Stworzenie optymalnego środowiska pracy dla ekspertów zajmujących się zarządzaniem ryzykiem umożliwi również wypracowanie odpowiednich procedur pozwalających na efektywne ograniczanie ryzyka i wypracowywanie rozwiązań korzystnych z punktu widzenia podmiotu.

Autor: Paweł Łaniewski, Redaktor, Puls Biznesu