Ochrona sygnalistów - 5 dobrych praktyk

Ochrona sygnalistów pozostaje jednym z najważniejszych wyzwań we współczesnym biznesie i sektorze publicznym. Wiele pod tym względem zmienia również dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE.

Pozycja sygnalistów jest szczególnie trudna: z jednej strony dzięki podejmowanym przez nich działaniom udaje się wykrywać wiele nielegalnych zachowań, które wpływają na funkcjonowanie prywatnych i publicznych jednostek, a nawet na życie całego społeczeństwa czy środowiska. Z drugiej – co oczywiste – zawsze wiążą się z koniecznością podjęcia dużego ryzyka i wystąpienia przeciwko swoim przełożonym lub współpracownikom. Ten przejaw pozornej nielojalności jest często powodem różnego typu represji, którym poddawany jest pracownik. Sygnaliści pełnią jednak niezwykle ważną funkcję w szerokim kontekście społecznym. Dzięki ich odwadze wiele spraw ujrzało światło dzienne, a nielegalne i nieetyczne praktyki spotkały się z odpowiednimi reakcjami instytucji. Ochrona sygnalistów staje się wobec tego coraz ważniejszym aspektem funkcjonowania sektora publicznego i prywatnego, a znaczny wpływ na ten aspekt mają również inicjatywy podejmowane przez organy Unii Europejskiej.

Sygnalista potrzebuje ochrony

Zgłaszanie nieprawidłowości w funkcjonowaniu firm, instytucji publicznych czy służb państwowych spotyka się często z przejawami szeroko rozumianej dyskryminacji sygnalistów. Ta może przejawiać się w różny sposób, rozpoczynając na zniechęcaniu do wyjawiania niewygodnych faktów, kończąc na wykorzystywaniu środków dyscyplinarnych a nawet działań, które w otwarty sposób łamią obowiązujące prawo. Ochrona sygnalistów jest jednak niezwykle trudna ze względu na istnieje wielu potencjalnych punktów nacisku. Zasadniczo rzecz biorąc, jest także praktycznie niemożliwa w szerszym ujęciu bez podjęcia daleko idących regulacji prawnych. Bez wątpienia próbą, która w znaczący sposób wpłynie na zastaną sytuację, jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Zgodnie z nią państwa członkowskie powinny przygotować odpowiednie przepisy do 17 grudnia 2021 r.

Ochrona sygnalistów w firmie

Wdrożenie odpowiedniej ochrony sygnalistów to również jedno z najważniejszych zadań stojących przed dyrektorami zarządzającymi, managerami ds. polityki Compliance, Compliance Officerami i działami prawnymi firm i instytucji. Ta delikatna materia wymaga szczególnego podejścia i wdrożenia odpowiednich rozwiązań na poziomie zarówno poszczególnych działów, jak i całych firm. Warto postawić przede wszystkim na wiedzę ekspertów. Świetną okazją stanie się VI Forum Compliance Officer zrzeszające praktyków tego zagadnienia. Odpowiednio szybkie reagowanie na zmiany i dobre przystosowanie organizacji do zmieniających się uwarunkowań pozwoli na zdecydowanie efektywniejsze działanie. Warto zastosować się również do 5 rad dotyczących kształtowania ochrony sygnalistów.

1. Utworzenie wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Możliwość zgłaszania niepokojących działań powinna być wpisana w kulturę organizacyjną firmy. Zgodnie z Dyrektywą obowiązek posiadania wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości nakładany jest na firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników oraz gminy zamieszkiwane przez ponad 10 000 osób. Przepisy dotyczą przy tym określonych sektorów, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa jądrowego, usług finansowych, zamówień publicznych, ochrony konsumentów oraz ich danych, a także prania pieniędzy. Co oczywiste: zagrożenia powstają również poza nimi, a dobrą praktyką jest utworzenie jak najbardziej efektywnych, transparentnych i bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Co ważne: kanały wewnętrzne mają być pierwszym wyborem w przypadku zgłaszania nieprawidłowości, choć sygnaliści nie mogą podlegać jakimkolwiek represjom za skorzystanie z kanałów zewnętrznych z ich pominięciem. Ich prawidłowe działanie leży jednak w interesie firmy.

2. Ochrona tożsamości sygnalisty

Podstawowym zadaniem osób odpowiedzialnych za wdrażanie systemu ochrony sygnalistów jest uwzględnienie w systemie mechanizmów pomagających zabezpieczyć sygnalistę przed możliwymi działaniami odwetowymi. Należy do nich między innymi, jeżeli to możliwe, zapewnienie mu anonimowości oraz dostosowanie środowiska pracy do nowych warunków. Wdrażanie zmian organizacyjnych jest trudne, jednak jest również praktycznym obowiązkiem, niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania w rzeczywistości, w której sygnaliści odgrywają coraz większą rolę.

3. Budowa szerszego systemu komunikacji i kontroli

Wielu sytuacji krytycznych można uniknąć, jeżeli organizacja zadba o szerszy system komunikacji wewnętrznej, uwzględniający również raportowanie potencjalnych zastrzeżeń i wątpliwości dotyczących kwestii natury prawnej. Częstym problemem jest natomiast fasadowość procedur i brak transparentności, co przekłada się bezpośrednio na brak zaufania i faktycznego wykorzystywania możliwości takiego systemu przez pracowników. Równolegle należy również skupiać się na rozwoju zespołów odpowiedzialnych za kontrole i audyty. Szybkie diagnozowanie punktów krytycznych i działań niezgodnych z polityką compliance stanowi najlepszy środek ochronny przed kryzysowymi sytuacjami. Tym większe znaczenie zyskuje także właściwe podejście do kwestii zgodności i wykorzystania w ramach organizacji kompetencji osób zatrudnionych na stanowiskach Dyrektorów i Managerów ds. Compliance czy Compliance Officerów.

4. Właściwy schemat reagowania

Kluczowe znaczenie odgrywa również to, w jaki sposób organizacja zareaguje na zgłoszenie dokonane przez sygnalistę. Z jednej strony odnosi się to do obowiązku zapewnienia informacji zwrotnej, z drugiej podjęcia współpracy z jednostkami zewnętrznymi, w tym stosownymi służbami, z trzeciej natomiast faktycznej analizy sytuacji i wdrożonych w związku z nią działań. Nie bez znaczenia pozostają również kwestie wizerunkowe, które – choć często drugorzędne – odgrywają ważną rolę w funkcjonowaniu organizacji na rynku. W związku z tym w utworzenie systemu ochrony sygnalistów musi być zaangażowana niemal cała firma, a w obliczu kryzysu powinna działać zgodnie z ustalonymi procedurami, które przede wszystkim powinny skupić się na bezpieczeństwie zgłaszającego.

5. Właściwa mentalność

Specjalna ochrona prawna sygnalistów jest związana przede wszystkim z niewłaściwym pojmowaniem ich roli oraz motywacji. Wciąż w wielu organizacjach dominuje przeświadczenie, że ich działania są przejawem braku lojalności i nieodpowiedzialności. Warto spojrzeć na tę kwestię inaczej i dostrzec pozytywny wpływ sygnalistów na zachodzące przemiany. Kwestia ich ochrony i poszanowania powinna stać się przy tym podstawowym elementem kultury korporacyjnej oraz ważnym aspektem kształtowanego systemu komunikacji wewnętrznej.

Obecna ochrona sygnalistów

Istnienie sygnalistów (ang. whistleblowers) nie jest oczywiście niczym nowym. Wraz z rosnącymi zagrożeniami oraz rozwijającym się rynkiem coraz ważniejsza i bardziej dostrzegalna staje się natomiast ich rola. Co ważne: coraz częściej organizacje samodzielnie dbają również o zapewnienie ochrony sygnalistów. Według przygotowanego przez eqs group raportu Whistleblowing Report 2019, w którym udział wzięły 1392 europejskie firmy, oskarżenia dotknęły aż 39% z nich, natomiast 59% posiada własne systemy pozwalające na zgłaszanie nieprawidłowości. Średnio w ciągu roku trafiały do nich 52 raporty, z których połowa okazywała się istotna. Stworzenie kanałów komunikacji z sygnalistami ma nie tylko znaczenie prawne, ale również wymierne przełożenie ekonomiczne: aż 1/3 badanych firm była w stanie odzyskać powyżej 60% notowanych strat finansowych dzięki komunikatom przesłanym do systemu.

Autor: Paweł Łaniewski

Poznaj program "VI Forum Compliance Officer", 23-24 lutego 2021, Online >>