5 rad, jak notką prasową przyciągnąć uwagę dziennikarza

Notka prasowa to jeden z podstawowych formatów w pracy PR-owca. Od tego, jak będzie sporządzona, w znacznej mierze zależy sukces w dotarciu do kluczowych mediów. Warto przyjrzeć się bliżej dobrym praktykom, pozwalającym na skuteczniejszą współpracę z dziennikarzami.

Obecność w różnego rodzaju mediach (nie tylko tych tradycyjnych, ale również elektronicznych) to jeden z podstawowych celów każdej skutecznej kampanii promocyjnej. Z perspektywy firmy, niezależnie od jej rozmiaru  i profilu działalności, jest przy tym szansą na dotarcie do nowych grup odbiorców i budowanie odpowiedniego wizerunku. W tym skomplikowanym procesie szczególne miejsce zajmują notki prasowe, których sporządzanie jest w większości przypadków zadaniem PR-owców lub marketingowców. Relacja łącząca ich z dziennikarzami zatrudnionymi w mediach bywa często określana mianem trudnej, co zresztą znajduje odzwierciedlenie w krążących w kuluarach dowcipach. Wcale nie musi tak jednak być. Wręcz przeciwnie: powinna przypominać symbiozę, w ramach której obie strony mogą osiągać bardzo wymierne korzyści, nie tylko o charakterze biznesowym. Sporządzanie dobrych notek prasowych to wobec tego ważna umiejętność, która może stać się kluczowym czynnikiem zarówno w docieraniu do mediów, jak i cementowaniu tej relacji.

Freepik / pch.vector
Freepik / pch.vector

Notka prasowa to szansa, nie utrudnienie

W większości przypadków od adeptów sztuki public relations wymaga się sporządzania notek prasowych i utrzymywania relacji z przedstawicielami świata mediów. Oczywiście znajduje to przełożenie nie tylko na treści ogłoszeń o pracę, ale również codzienne obowiązki pracowników niemal wszystkich szczebli. Z drugiej strony to narzędzie (do notek prasowych, nazywanych również notatkami prasowymi lub informacjami prasowymi należy podchodzić właśnie w taki sposób) wzbudza często niemałą frustrację wśród osób odpowiedzialnych za kreowanie wizerunku organizacji. Często nawet bardzo dopracowane komunikaty spotykają się z brakiem odzewu ze strony dziennikarzy, którzy potencjalnie mogliby być zainteresowani tematem. Rzadziej można spotkać się także z negatywnymi feedbackami. W takim scenariuszu warto zastanowić się jednak, jak dopracować notkę prasową w taki sposób, aby po pierwsze była atrakcyjna z perspektywy mediów, a po drugie umożliwiała osiągnięcie oczekiwanego celu, jakim jest dotarcie z komunikatem do szerokiego grona odbiorców.

Warsztat PR-owca jest kluczowy

Tworzenie skutecznych notatek prasowych to – wbrew oczekiwaniom wielu osób – nie rezultat wrodzonego talentu. Wręcz przeciwnie: to wynik pracy, treningu, wiedzy, doświadczenia i świadomego podejścia do wykorzystywania tego narzędzia w codziennej pracy PR-owca. Spojrzenie na informacje prasowe jak na szansę, a nie jedynie kolejny punkt do odhaczenia w zakładanym planie, pozwoli na osiągnięcie zdecydowanie lepszych rezultatów. Ważne jest przy tym ciągłe rozwijanie kompetencji i korzystanie z doświadczeń innych. Świetną szansą na udoskonalenie warsztatu będzie konferencja Media Relations. Praktycy podzielą się w jej trakcie sprawdzonymi sposobami na tworzenie skutecznych notatek prasowych oraz nawiązywanie i utrzymywanie odpowiednich relacji z mediami. Dzięki temu zdecydowanie szybciej uda się osiągnąć oczekiwane cele i wdrożyć zestaw dobrych praktyk niezbędnych w pracy PR-owca. Warto także zapoznać się z 5 radami, które pozwolą tworzyć skuteczniejsze treści już teraz.

1. Informacje są ważniejsze od efektowności 

Osławione „lekkie pióro” to często pojawiające się wymaganie w ofertach pracy dotyczących stanowisk w działach PR. Bardzo często talent do przedstawiania w postaci pisemnej informacji bywa jednak mylony z ambicjami literackimi. Te mogą wprawdzie okazać się pomocne, jednak równie często bywają przeszkodą w formułowaniu notek prasowych, które okażą się praktycznym wsparciem pracy dziennikarza. Należy przede wszystkim właściwie zdefiniować cele, które przyświecają temu formatowi. W pierwszej kolejności jest to funkcja informacyjna, która pozwoli na szybkie określenie podstawowych danych. Ta oczywiście musi wiązać się również z odpowiednim poziomem redakcyjnym i umiejętnością zainteresowania odbiorcy (dziennikarza) przekazem, jednak zawartość merytoryczna powinna przeważać nad wykorzystywanymi zabiegami literackimi, które nie zawsze sprzyjają przejrzystości. To z kolei częsty powód rezygnacji z korzystania z nadsyłanych notek prasowych.

2. Przejrzysta struktura dokumentu

Notka prasowa to dosyć sformalizowany dokument, który powinien być przede wszystkim użyteczny z punktu widzenia odbiorcy, a więc dziennikarza. Warto wobec tego wprowadzić usystematyzowane reguły jej redagowania. Dobrą zasadą jest uwzględnienie – podobnie jak w materiałach przeznaczonych do publikacji – określonych elementów pozwalających na łatwe określanie celu i tematyki tekstu. Warto wyróżnić wobec tego konkretny temat, skupiony na wydarzeniu czy problemie, krótki lead, zarysowujący wybrane zagadnienie, a następnie nagłówki definiujące poszczególne akapity. Aby zagwarantować jeszcze większą przejrzystość, dobrą praktyką jest również korzystanie z wyliczeń i list, dzięki którym dziennikarz będzie w stanie szybko trafić na interesujące go informacje i zrozumieć zakres tematyczny notki prasowej. Warto zadbać również o odpowiednie formatowanie, uwzględniające także boldowanie i wyróżnianie graficzne najważniejszych partii tekstu.

3. Odwrócona piramida

Notka prasowa powinna umożliwiać szybkie określenie najistotniejszych z punktu widzenia odbiorcy informacji. Osoba, która ją sporządza, powinna więc bazować na zasadzie odwróconej piramidy: najważniejsze dane powinny rzucać się w oczy jako pierwsze i znajdować się w początkowych fragmentach, uszczegółowienie może znaleźć się natomiast niżej i być mniej eksponowane. W znacznej mierze to właśnie od konstrukcji zależeć będzie to, czy uda się zainteresować tematem notki prasowej, a co za tym idzie przekonać odbiorcę do podjęcia dalszych działań.

4. Multimedialna forma

W dzisiejszych czasach coraz większe znaczenie – także na rynku wydawniczym – zyskują formy multimedialne. Notkę prasową warto wzbogacić więc np. o wykresy, infografiki czy materiały wideo dodatkowo rozbudowujące temat i wskazujące na zaangażowanie twórcy w przygotowanie dokumentu. „Gotowe” materiały są także istotne z punktu widzenia tworzenia przez dziennikarza własnego tekstu. Jeżeli będzie mógł posiłkować się wartościową i unikalną treścią, zdecydowanie chętniej podejmie temat. Im więcej wkładu pracy zostanie włożone w przygotowanie notki prasowej i im większa jej merytoryczna wartość, tym większe szanse na powodzenie całego projektu i osiągnięcie oczekiwanych rezultatów.

5. Obiektywne podejście

Częstym błędem popełnianym przez – zwłaszcza początkujących – adeptów PR jest złe określenie profilu notki prasowej. Choć ta, co oczywiste, ma olbrzymi potencjał promocyjny, sama w sobie nie może mieć wyłącznie propagandowego wydźwięku. Zachowanie podstawowych zasad obiektywnego spojrzenia na zagadnienia opisywane w notce znacznie podwyższy jej wartość. Pozwoli także na zdecydowanie lepsze wykorzystanie zwartości merytorycznej, na której ta powinna bazować. Oczywiście w dalszym ciągu notka prasowa powinna skupiać się na ideach czy inicjatywach podejmowanych przez organizację i w odpowiedni sposób je promować. Warto zastanowić się jednak, gdzie przebiega granica między obiektywnym spojrzeniem a zbyt daleko idącym subiektywizmem i wybrać złoty środek. Z takich materiałów dziennikarze – którzy zazwyczaj starają się przedstawiać tematy w mniej promocyjnym świetle – będą korzystać zdecydowanie chętniej. Pozwoli im to także na obdarzenie organizacji zaufaniem i nawiązanie głębszej relacji.

Autor: Paweł Łaniewski

Newsletter konferencje.pb.pl
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
×
Newsletter konferencje.pb.pl
autor: Mateusz Stempak
Ostatnia środa miesiąca
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: [email protected] W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: [email protected] Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.