5 rad, jak notką prasową przyciągnąć uwagę dziennikarza

Notka prasowa to jeden z podstawowych formatów w pracy PR-owca. Od tego, jak będzie sporządzona, w znacznej mierze zależy sukces w dotarciu do kluczowych mediów. Warto przyjrzeć się bliżej dobrym praktykom, pozwalającym na skuteczniejszą współpracę z dziennikarzami.

Freepik / pch.vector

Obecność w różnego rodzaju mediach (nie tylko tych tradycyjnych, ale również elektronicznych) to jeden z podstawowych celów każdej skutecznej kampanii promocyjnej. Z perspektywy firmy, niezależnie od jej rozmiaru  i profilu działalności, jest przy tym szansą na dotarcie do nowych grup odbiorców i budowanie odpowiedniego wizerunku. W tym skomplikowanym procesie szczególne miejsce zajmują notki prasowe, których sporządzanie jest w większości przypadków zadaniem PR-owców lub marketingowców. Relacja łącząca ich z dziennikarzami zatrudnionymi w mediach bywa często określana mianem trudnej, co zresztą znajduje odzwierciedlenie w krążących w kuluarach dowcipach. Wcale nie musi tak jednak być. Wręcz przeciwnie: powinna przypominać symbiozę, w ramach której obie strony mogą osiągać bardzo wymierne korzyści, nie tylko o charakterze biznesowym. Sporządzanie dobrych notek prasowych to wobec tego ważna umiejętność, która może stać się kluczowym czynnikiem zarówno w docieraniu do mediów, jak i cementowaniu tej relacji.

Notka prasowa to szansa, nie utrudnienie

W większości przypadków od adeptów sztuki public relations wymaga się sporządzania notek prasowych i utrzymywania relacji z przedstawicielami świata mediów. Oczywiście znajduje to przełożenie nie tylko na treści ogłoszeń o pracę, ale również codzienne obowiązki pracowników niemal wszystkich szczebli. Z drugiej strony to narzędzie (do notek prasowych, nazywanych również notatkami prasowymi lub informacjami prasowymi należy podchodzić właśnie w taki sposób) wzbudza często niemałą frustrację wśród osób odpowiedzialnych za kreowanie wizerunku organizacji. Często nawet bardzo dopracowane komunikaty spotykają się z brakiem odzewu ze strony dziennikarzy, którzy potencjalnie mogliby być zainteresowani tematem. Rzadziej można spotkać się także z negatywnymi feedbackami. W takim scenariuszu warto zastanowić się jednak, jak dopracować notkę prasową w taki sposób, aby po pierwsze była atrakcyjna z perspektywy mediów, a po drugie umożliwiała osiągnięcie oczekiwanego celu, jakim jest dotarcie z komunikatem do szerokiego grona odbiorców.

Warsztat PR-owca jest kluczowy

Tworzenie skutecznych notatek prasowych to – wbrew oczekiwaniom wielu osób – nie rezultat wrodzonego talentu. Wręcz przeciwnie: to wynik pracy, treningu, wiedzy, doświadczenia i świadomego podejścia do wykorzystywania tego narzędzia w codziennej pracy PR-owca. Spojrzenie na informacje prasowe jak na szansę, a nie jedynie kolejny punkt do odhaczenia w zakładanym planie, pozwoli na osiągnięcie zdecydowanie lepszych rezultatów. Ważne jest przy tym ciągłe rozwijanie kompetencji i korzystanie z doświadczeń innych. Świetną szansą na udoskonalenie warsztatu będzie konferencja Media Relations. Praktycy podzielą się w jej trakcie sprawdzonymi sposobami na tworzenie skutecznych notatek prasowych oraz nawiązywanie i utrzymywanie odpowiednich relacji z mediami. Dzięki temu zdecydowanie szybciej uda się osiągnąć oczekiwane cele i wdrożyć zestaw dobrych praktyk niezbędnych w pracy PR-owca. Warto także zapoznać się z 5 radami, które pozwolą tworzyć skuteczniejsze treści już teraz.

1. Informacje są ważniejsze od efektowności 

Osławione „lekkie pióro” to często pojawiające się wymaganie w ofertach pracy dotyczących stanowisk w działach PR. Bardzo często talent do przedstawiania w postaci pisemnej informacji bywa jednak mylony z ambicjami literackimi. Te mogą wprawdzie okazać się pomocne, jednak równie często bywają przeszkodą w formułowaniu notek prasowych, które okażą się praktycznym wsparciem pracy dziennikarza. Należy przede wszystkim właściwie zdefiniować cele, które przyświecają temu formatowi. W pierwszej kolejności jest to funkcja informacyjna, która pozwoli na szybkie określenie podstawowych danych. Ta oczywiście musi wiązać się również z odpowiednim poziomem redakcyjnym i umiejętnością zainteresowania odbiorcy (dziennikarza) przekazem, jednak zawartość merytoryczna powinna przeważać nad wykorzystywanymi zabiegami literackimi, które nie zawsze sprzyjają przejrzystości. To z kolei częsty powód rezygnacji z korzystania z nadsyłanych notek prasowych.

2. Przejrzysta struktura dokumentu

Notka prasowa to dosyć sformalizowany dokument, który powinien być przede wszystkim użyteczny z punktu widzenia odbiorcy, a więc dziennikarza. Warto wobec tego wprowadzić usystematyzowane reguły jej redagowania. Dobrą zasadą jest uwzględnienie – podobnie jak w materiałach przeznaczonych do publikacji – określonych elementów pozwalających na łatwe określanie celu i tematyki tekstu. Warto wyróżnić wobec tego konkretny temat, skupiony na wydarzeniu czy problemie, krótki lead, zarysowujący wybrane zagadnienie, a następnie nagłówki definiujące poszczególne akapity. Aby zagwarantować jeszcze większą przejrzystość, dobrą praktyką jest również korzystanie z wyliczeń i list, dzięki którym dziennikarz będzie w stanie szybko trafić na interesujące go informacje i zrozumieć zakres tematyczny notki prasowej. Warto zadbać również o odpowiednie formatowanie, uwzględniające także boldowanie i wyróżnianie graficzne najważniejszych partii tekstu.

3. Odwrócona piramida

Notka prasowa powinna umożliwiać szybkie określenie najistotniejszych z punktu widzenia odbiorcy informacji. Osoba, która ją sporządza, powinna więc bazować na zasadzie odwróconej piramidy: najważniejsze dane powinny rzucać się w oczy jako pierwsze i znajdować się w początkowych fragmentach, uszczegółowienie może znaleźć się natomiast niżej i być mniej eksponowane. W znacznej mierze to właśnie od konstrukcji zależeć będzie to, czy uda się zainteresować tematem notki prasowej, a co za tym idzie przekonać odbiorcę do podjęcia dalszych działań.

4. Multimedialna forma

W dzisiejszych czasach coraz większe znaczenie – także na rynku wydawniczym – zyskują formy multimedialne. Notkę prasową warto wzbogacić więc np. o wykresy, infografiki czy materiały wideo dodatkowo rozbudowujące temat i wskazujące na zaangażowanie twórcy w przygotowanie dokumentu. „Gotowe” materiały są także istotne z punktu widzenia tworzenia przez dziennikarza własnego tekstu. Jeżeli będzie mógł posiłkować się wartościową i unikalną treścią, zdecydowanie chętniej podejmie temat. Im więcej wkładu pracy zostanie włożone w przygotowanie notki prasowej i im większa jej merytoryczna wartość, tym większe szanse na powodzenie całego projektu i osiągnięcie oczekiwanych rezultatów.

5. Obiektywne podejście

Częstym błędem popełnianym przez – zwłaszcza początkujących – adeptów PR jest złe określenie profilu notki prasowej. Choć ta, co oczywiste, ma olbrzymi potencjał promocyjny, sama w sobie nie może mieć wyłącznie propagandowego wydźwięku. Zachowanie podstawowych zasad obiektywnego spojrzenia na zagadnienia opisywane w notce znacznie podwyższy jej wartość. Pozwoli także na zdecydowanie lepsze wykorzystanie zwartości merytorycznej, na której ta powinna bazować. Oczywiście w dalszym ciągu notka prasowa powinna skupiać się na ideach czy inicjatywach podejmowanych przez organizację i w odpowiedni sposób je promować. Warto zastanowić się jednak, gdzie przebiega granica między obiektywnym spojrzeniem a zbyt daleko idącym subiektywizmem i wybrać złoty środek. Z takich materiałów dziennikarze – którzy zazwyczaj starają się przedstawiać tematy w mniej promocyjnym świetle – będą korzystać zdecydowanie chętniej. Pozwoli im to także na obdarzenie organizacji zaufaniem i nawiązanie głębszej relacji.

Autor: Paweł Łaniewski

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.