Zakupy w erze AI: szybciej i taniej ale czy również bezpieczniej?

Mówi się czasem z przymrużeniem oka, że „nie ma nic prostszego niż wydawanie cudzych pieniędzy”. Zakupy w firmach może nie elektryzują tak jak nowa kampania marketingowa czy rekordowa sprzedaż, ale to właśnie one często trzymają klucz do rentowności przedsiębiorstwa. W wielu branżach, od produkcji po handel, wydatki na surowce, komponenty, towary i usługi pochłaniają lwią część kosztów – nierzadko nawet 90%. Dziś ten krytyczny obszar przechodzi cichą rewolucję za sprawą sztucznej inteligencji. AI nie tylko automatyzuje proste zadania, ale przede wszystkim daje działom zakupów nowe narzędzia do myślenia strategicznego, mądrzejszego wybierania dostawców i usprawniania codziennych działań.

Światowy rynek na wyciągnięcie ręki, ale jak odnaleźć się w gąszczu danych?

Wszyscy w branży zakupowej wiedzą, że dobra analityka kosztów i znajomość rynku dostawców to podstawa rentowności. Pytanie brzmi: jak to robić skutecznie, gdy jesteśmy zalewani informacjami i danymi z całego świata? Ceny surowców zmieniają się codziennie, nowi dostawcy pojawiają się, a starzy bankrutują. Do tego dochodzą ryzyka geopolityczne, zjawiska pogodowe i inne informacje kluczowe dla kosztów. Jak w tym gąszczu wyłowić to, co naprawdę istotne?

Sztuczna inteligencja potrafi analizować ogromne ilości danych znacznie szybciej niż człowiek. Wyobraźmy sobie AI, która przesiewa globalne trendy cenowe, informacje o kondycji finansowej dostawców czy nawet ryzyka związane z transportem, by podpowiedzieć, kiedy i gdzie najlepiej kupować. Narzędzia takie jak np. SpendGuru od PROFITIA Management Consultants idą jeszcze o krok dalej. Wykorzystując algorytmy uczenia maszynowego, SpendGuru prognozuje przyszłe ceny, dając kupcom mocny argument w negocjacjach i pomagając planować z wyprzedzeniem. To już nie wróżenie z fusów, a spojrzenie w przyszłość oparte na twardych danych.

Ponegocjujmy… z maszyną?

Od znalezienia potencjalnych dostawców, przez wymianę informacji, analizę ofert, aż po podpisanie umowy – AI może wspierać kupców na każdym etapie procesu. Potrafi przeszukać rynek, ocenić wiarygodność firm, a nawet przeanalizować oferty pod kątem kluczowych kryteriów. Walmart, globalny gracz na rynku sprzedaży detalicznej, używa AI do prowadzenia automatycznych negocjacji z tysiącami mniejszych dostawców w ramach tzw. „długiego ogona” zakupowego (czyli wielu drobnych wartościowo transakcji). To pokazuje, że nawet w obszarze wymagającym tradycyjnie komunikacji międzyludzkiej, AI może przejąć część zadań.

Kolejny przykład zmiany zakupowych reguł gry dzięki AI można znaleźć w zarządzaniu umowami. Zamiast ślęczeć nad dziesiątą wersją kontraktu z zaznaczonymi na czerwono zmianami, można wykorzystać AI, która przygotuje wstępny projekt umowy na podstawie poprzednich, podobnych kontraktów, a następnie ułatwi zebranie uwag od wszystkich zainteresowanych w jednym, uporządkowanym miejscu.

Weź udział w konferencji „Zakupy 2025 – Wyzwania i szanse w zmiennych czasach”, 8 maja, Warszawa >>

Faktury bez frustracji – czy to możliwe?

Jest mało rzeczy bardziej irytujących w biznesie niż czekanie tygodniami na zapłatę zaległych faktur. Procesy związane z obiegiem i akceptacją faktur w wielu firmach nadal bywają powolne, manualne i podatne na błędy. To frustruje nie tylko dostawców, ale też pracowników działów finansów i zakupów, którzy tracą czas na powtarzalne czynności.

Tu również z pomocą przychodzi AI. Inteligentne systemy potrafią automatycznie odczytywać dane z faktur, sprawdzać, czy zgadzają się z zamówieniem i dostawą, a następnie kierować je do płatności. Proste „roboty” mogą obsługiwać standardowe zapytania o status płatności. Efekt? Szybsze i bardziej przejrzyste rozliczenia dla dostawców oraz mniej żmudnej, manualnej pracy dla funkcji kupieckich i rozliczeniowych.

Entuzjazm tak, ale z głową – bezpieczeństwo danych w świecie AI

Nowe możliwości, jakie daje AI, są ekscytujące, ale trzeba podchodzić do nich z rozwagą, szczególnie jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych firmy. Kluczowe jest to, jakie informacje udostępniamy narzędziom AI. Korzystanie z ogólnodostępnych, darmowych modeli AI (takich jak popularne chatboty w wersjach publicznych) do analizy poufnych danych – np. warunków handlowych wynegocjowanych z dostawcami czy wewnętrznych strategii – to poważne ryzyko. Te dane mogą zostać wykorzystane do „trenowania” modelu i potencjalnie stać się dostępne dla jego innych użytkowników.

Jak tego uniknąć? Po pierwsze, warto korzystać z rozwiązań AI przeznaczonych dla klientów biznesowych, działających w zamkniętym, bezpiecznym środowisku firmy (np. zyskujący szybko na popularności Microsoft 365 Copilot). Po drugie, stosujmy zasadę: ogólnodostępne narzędzia AI wykorzystujmy do zadań bez konieczności udostępniania danych firmy (np. research ogólnodostępnych danych rynkowych, pisanie wersji roboczych standardowych maili), a do pracy z danymi poufnymi używajmy wyłącznie sprawdzonych, bezpiecznych rozwiązań firmowych – takich które nie trenują zewnętrznych sieci neuronowych. Pamiętajmy też, że AI jest wykorzystywana przez cyberprzestępców, np. do tworzenia bardzo wyrafinowanych prób oszustwa – np. kradzieży tożsamości i próby wyłudzenia płatności fałszywych faktur.

Przyszłość zakupów dzieje się dziś. Czas oswoić AI.

Ignorowanie wpływu AI na biznes, w tym zakupy, przypomina postawę luddystów, którzy na początku rewolucji przemysłowej próbowali zatrzymać postęp, niszcząc parowe maszyny tkackie. Historia pokazuje, że przełomowych zmian technologicznych nie da się powstrzymać, obrażając się na nie.

Zamiast bać się AI i jej unikać, lepiej poznać ją bliżej, zrozumieć i zacząć wykorzystywać tam, gdzie faktycznie może pomóc. Nie trzeba od razu wdrażać skomplikowanych systemów. Warto zacząć od małych eksperymentów – spróbować użyć AI do napisania wersji roboczej maila, podsumowania długiego raportu, streszczenia ustaleń ze spotkania online czy znalezienia informacji o potencjalnych nowych dostawcach. Jeśli chcemy sprawdzić potencjał sztucznej inteligencji w bardziej zaawansowanych zastosowaniach, jak prognozowanie kosztów rozliczania faktur, przetestujmy wybrane rozwiązanie na małą skalę w ramach pilotażu. Jeśli wyniki będą obiecujące, warto zainwestować czas i środki na szersze wdrożenie.

Krok po kroku można już dzisiaj odkryć, jak AI usprawnia pracę funkcji zakupów i zwiększyć jej strategiczne znaczenie w firmie. Przyszłość zakupów już tu jest – czas zacząć z niej mądrze korzystać.

Autorzy:

Łukasz Mazurowski – Partner Zarządzający w PROFITIA Management Consultants

Mariusz Turek, Partner w PROFITIA Management Consultants