Jak przygotować zespół na czas kryzysu?

Działanie w kryzysowych realiach jest bardzo trudne. Wyzwania dotyczą przy tym nie tylko czynników ekonomicznych, ale również zarządzania zespołem. W takiej sytuacji jeszcze większe znaczenie odgrywa odpowiedzialne przywództwo.

Rzeczywistość gospodarcza, w której znaleźliśmy się w związku z pandemią koronawirusa i kroczącą w ślad za nią recesją, przekłada się na funkcjonowanie niemal każdej osoby obecnej na rynku. Niepewność dotycząca bieżącego funkcjonowania firm oraz ich przyszłości, fale zawieszeń i likwidacji działalności, a także słabnąca konsumpcja sprawiają, że niepokój obejmuje nie tylko rosnącą liczbę przedsiębiorców, ale również ich pracowników. Ma to oczywiste przełożenie na sposób, w jaki funkcjonują zespoły, oraz efektywność podejmowanych przez nie działań. W takiej sytuacji nietrudno o chaos i dodatkowe problemy. Jeszcze większe znaczenie ma przy tym postać lidera oraz podejmowane przez niego decyzje. Warto kształtować zarówno miękkie, jak i twarde kompetencje, aby w porę przeciwdziałać zarówno temu, jak i innym kryzysom, które nieuchronnie będą się pojawiać na tak bardzo zróżnicowanym rynku.

Zespół w trakcie kryzysu

Wszyscy doskonale wiedzą, jak tragiczny wpływ na życie społeczne i gospodarcze ma pandemia koronawirusa. PKB w II kwartale 2020 roku po raz pierwszy od dekad zanotował wartość ujemną, i to aż o 8,4%. Same wskaźniki wpływają jednak w oczywisty sposób na życie ludzi. Obecna sytuacja, w której dominującą rolę odgrywa recesja oraz wciąż aktualny temat pandemii i częściowego lockdownu, wiąże się przede wszystkim z olbrzymią niepewnością dotyczącą m.in. zatrudnienia, ciągłości wypłaty wynagrodzeń, realizacji średnio- i długoterminowych celów czy szerzej pojmowanych perspektyw na przyszłość. Sytuacja w każdym przedsiębiorstwie jest przy tym inna: choć znaczna część firm odczuła bezpośrednio konsekwencje pogarszającej się koniunktury, inne funkcjonują w miarę normalnie, nadal realizując projekty i utrzymując dobre kontakty z klientami. Nawet one muszą jednak radzić sobie z obostrzeniami wprowadzonymi przez rząd.

Stań się liderem w czasie kryzysu

Dobre liderstwo jest wyjątkowo cenne w okresie prosperity, ale jego prawdziwą wartość uda się dostrzec dopiero w kryzysowym momencie. Podejmowanie trudnych, ale koniecznych decyzji, zachowanie wiarygodności, ale również umiejętność wypracowania właściwych relacji i zapewnienia pracownikom poczucia bezpieczeństwa w wyjątkowo niespokojnym okresie to szczególne zadania każdego odpowiedzialnego lidera. Aby dobrze reagować na rynkowe zawirowania i być prawdziwym wsparciem dla zespołu, warto rozwijać swój warsztat umiejętności liderskich. Warto wziąć udział w Akademii Lidera II. Doświadczenia praktyków, w ramach której autorytety w tej dziedzinie podzielą się swoją wiedzą i obserwacjami. Inwestycja w rozwój jest najlepszym sposobem na radzenie sobie z kryzysem wewnątrz organizacji.

Marka osobista lidera

Najlepszym narzędziem pozwalającym na sprawne zarządzanie zespołem w okresie kryzysu jest kształtowana długofalowo marka osobista lidera. Radzenie sobie w trudnych czasach będzie prostsze, jeżeli lider wcześniej zadbał o profesjonalny wizerunek oraz ugruntował w zespołach, których pracami kieruje, odpowiednie standardy. Nie jest to jednak zadanie, które uda się zrealizować doraźnie i w krótkim okresie. Kształtowanie marki osobistej to trwający ciągle proces, który z jednej strony wiąże się z wysokimi wymaganiami, z drugiej pozwala jednak na czerpanie olbrzymich korzyści, także w wyjątkowo trudnych momentach, takich jak ten, z którym musimy radzić sobie obecnie. Odpowiedzialny lider powinien antycypować kryzysy i w związku z tym każdego dnia dbać o swoją wiarygodność.

Radzenie sobie z niepewnością

Jak pokazują kolejne badania, w dobie obecnego kryzysu dominującym negatywnym uczuciem jest przede wszystkim niepewność. Dotyczy ona przy tym wszystkich – zarówno przedsiębiorców, jak i kadr kierowniczych czy pracowników. Tę zależność widać również w raporcie Global Marketing Trends 2021 przygotowanym przez Deloitte. Wśród CEO poziom pewności spadł z 55% w 2019 roku do 35% w roku 2020, w gronie CIO pewność deklaruje 17% respondentów (w stosunku do 41% w roku ubiegłym), natomiast w przypadku CFO współczynnik pewności spadł z 17 do 10%. Jak widać, jest to olbrzymie tąpnięcie, które wynika oczywiście z łatwych do zaobserwowania czynników zewnętrznych. Nie można również dziwić się, że znajduje to przełożenie na komfort psychiczny szeregowych członków organizacji. To liderzy powinni jednak w pierwszej kolejności zadbać o to, aby ci mogli zachować odpowiednia motywację i lepiej radzić sobie z kryzysem.

Komunikacja wewnętrzna to podstawa

Podstawowym sposobem na obniżenie niepewności i zapewnienie pracownikom wyższego poczucia bezpieczeństwa jest zadbanie o odpowiedni system komunikacji wewnętrznej. Niestety to często zaniedbywany segment działań, co często zostaje dostrzeżone dopiero w sytuacji kryzysowej, kiedy dobry kontakt zarówno pomiędzy poszczególnymi pracownikami, jak i pomiędzy członkami zespołów a kadrą menedżerską zaczyna odgrywać kluczową rolę. Wypracowanie skutecznych metod kontaktu i zapewnienie dogodnych kanałów komunikacji, dostosowanych również do wyjątkowych okoliczności związanych z lockdownem, to najlepszy sposób na obniżenie napięcia. Przy tym lider musi zachować również odpowiednią wiarygodność. W znacznej mierze to od sposobu, w jaki będzie przedstawiał fakty i dzielił się wiedzą z podwładnymi, zależy to, jak zareagują na kryzys.

Procedury na każdy scenariusz

Elementem odpowiedzialnego liderstwa jest również umiejętność tworzenia scenariuszy i planowania. Wprawdzie w obecnym kontekście jest to wyjątkowo trudne, ale dobre przygotowanie merytoryczne umożliwi tworzenie koncepcji, które sprawdzą się w różnych sytuacjach. Dzielenie się z nimi zespołem pozwoli na rozwianie wątpliwości i udowodni, że zarówno lider, jak i organizacja są przygotowane na każdą możliwość, a więc nic nie będzie dla nich zaskoczeniem. Nawet trudne decyzje, które z pewnością pojawią się w części negatywnych scenariuszy, będą łatwiejsze do przyjęcia, kiedy członkowie zespołu będą mieli czas na odpowiednie przygotowanie się na taką ewentualność.

Dostosowanie do bieżących wymagań

Rolą lidera jest również przygotowanie zarówno organizacji, jak i zespołów do jak najbardziej efektywnego działania w realiach obostrzeń i częściowego lockdownu. W takiej sytuacji należy przede wszystkim zagwarantować pracownikom narzędzia umożliwiające wywiązywanie się z obowiązków oraz zapewnić środowisko pracy, które zagwarantuje im jak największy komfort działania. Dotyczy to przy tym również nowych procedur, pozwalających na dostosowanie działań do sytuacji prawnej, w tym obejmującej m.in. ochronę danych osobowych. Poza tym lider musi również zadbać o właściwą komunikację wewnątrz zespołu i utrzymanie więzi, co jest szczególnie trudne w sytuacji, w której większość pracowników pracuje zdalnie. Na szczęście do dyspozycji pozostaje wiele narzędzi, które znacznie ułatwią ten proces. Podjęcie działań w tym zakresie z pewnością zaprocentuje także po zakończeniu lockdownu i powrocie do normalności.   

Autor: Paweł Łaniewski