Jak zmieniła się rola Dyrektora Administracyjnego w ostatnim czasie
Dyrektor Administracyjny z perspektywy czasu w każdej z organizacji pełni coraz większą rolę. Wraz z upływającym czasem i po doświadczeniach związanych z okresem pandemii w latach 2020-2022 oraz przy aktualnej sytuacji gospodarczej i geopolitycznej, uważam, że świadomość Zarządu znacznie się zmieniła w kwestii postrzegania funkcji Dyrektora Administracji.
Dotyczy to każdej z branż, w jakiej działamy. Dodatkowo okres pandemiczny spowodował, że to działy administracji były pierwszą linią informacji dla Zarządu jeżeli chodzi o sprawy związane z przygotowaniem biur do panujących obostrzeń i przepisów, ale także dawały informacje oraz wraz z zespołami projektowymi – głównie HR oraz zespołami komunikacji - tworzyły procedury i ustalały możliwości potencjalnego powrotu do biura i ustawianiu najbardziej ergonomicznego wprowadzenia pracy hybrydowej – zarówno z perspektywy Zarządu, jak i Pracowników.
W zależności od tego, czy Dyrektor Administracji realizuje swoje zadania w dziale finansowym czy personalnym, jego wiedza i kompetencje są obecnie mocno doceniane i wykorzystywane w bieżącej operacyjnej pracy przedsiębiorstwa.
Dyrektor Administracji w nowej rzeczywistości musi często połączyć dobro pracowników wszystkich obszarów w przedsiębiorstwie z oczekiwaniami Zespołów Zarządzających, ale przy tym dbać o wydatki i koszty związane z wprowadzaniem zmian i bieżącym kontrolowaniem wydatków. W oparciu o swoje doświadczenie Dyrektor Administracji musi analizować sytuację ekonomiczną na rynku i przewidywać dalsze kroki w momencie ustalania budżetu. To on na podstawie danych kontrolingowych z lat poprzednich oraz przy analizowaniu bieżącej oraz przyszłej sytuacji gospodarczej musi często planować budżet kosztowy – często kilku milionowy w zależności od wielkości przedsiębiorstwa – ale także realizować procesy inwestycyjne, które powodują wzrost przychodów i powiększają przy tym wartość przedsiębiorstwa. To rolą Dyrektora jest uświadamianie Zarządu, że każda wydana złotówka czy też euro było w pełni poparte wcześniejszymi analizami i jest ekonomicznie uzasadnione.
W nowej rzeczywistości popandemicznej Dyrektorzy Administracyjni w zależności od sytuacji, w jakiej znalazły się przedsiębiorstwa, dostali nowe wyzwanie w postaci jeszcze bardziej efektywnym wykorzystywaniu powierzchni biurowych. Część Dyrektorów i Szefów Zespołów Administracji miała za zadanie zredukować powierzchnie biurowe, część miała za zadanie, jak najbardziej elastycznie podejść do wykorzystywania powierzchni biurowych, ale są też tacy, którzy po pandemicznej przerwie w komplecie wróciła do firm i często nie mieściła się w swoich zasobach biurowych. Tutaj rolą Szefa Administracji było oszacowanie w jaki sposób można zmonetyzować nadmiar powierzchni i jak można zredukować koszt biur – czyli jak dopłacać 3 euro do wynajmu długoterminowego a nie np. 13. Z drugiej strony Dyrektorzy Administracji, którzy wrócili w 100% do biur mieli za zadnie, opracować plan, jak skorzystać na dobraniu powierzchni po bardziej atrakcyjnej stawce i przy bardziej elastycznej umowie. Tutaj Zarządy Przedsiębiorstw mocno ufają Działom Administracji, że ograniczenie kosztów, zarówno przy podnajmie swojej powierzchni, jak i dobieranie powierzchni korzystając z zewnętrznych podnajmów jest jak najbardziej ekonomicznie uzasadnione. Ja mam możliwość jako Dyrektor Administracji Holdingu Wirtualnej Polski uczestniczyć we wszystkich trzech procesach, a których część spółek zredukowała swoje powierzchnie, część przerobiła swoje powierzchnie na bardziej efektywnie oraz bardziej przystępne dla swoich Pracowników, ale także pomagała w wyszukiwaniu atrakcyjnych biur w elastycznych formach długości trwania umowy, jak i miesięcznych stawek za każdy m2 danej powierzchni. Tutaj należy zaznaczyć, że każde zaoszczędzona kwota zostaje w Przedsiębiorstwie i to Zarząd może tą zaoszczędzoną kwotę przeznaczyć na inwestycje w swój największy kapitał jakim jest Pracownik.
Obszar Administracji i rola Dyrektora Administracji niesie za sobą wielką odpowiedzialność i zaufanie od Zespołów Zarządzających. To Administracja przy wsparciu Dyrektora HR i ich Zespołów dba o to, aby wszystkie zmiany wprowadzane wewnątrz organizacji były zrozumiałe przez Pracowników i w odpowiedni sposób komunikowane i wdrażane do organizacji. To często doświadczenie i wymiana opinii pomiędzy Dyrektorami Administracji i HR wypracowała jak najbardziej efektywne modele pracy hybrydowej. To połączenie głosu menagerów i team leaderów z poszczególnych działów dawało przekaz do Zarządu, jaki będzie najbardziej efektywny model pracy. Często to Działy Administracji i ich Szefowie byli pośrednikami pomiędzy Pracownikami, a Zespołami Zarządzającymi i to wielką rolą jest połączenie wszystkich priorytetów i potrzeb obu stron.
Najważniejsza jest komunikacja, otwartość i szczerość. Nie jest mozliwe prawidłowe działaneie bez tych trzech elementów. Wzajemne zaufanie pomiędzy Dyrektorem Administracji a Zarządem może przynieść zakładane efekty.
Warto tutaj także wspomnieć o roli Dyrektora Administracji także w przypadku zakupów i kontaktów z kontrahentami. To często Dyrektorzy Administracji tworzą wraz z zespołami dedykowane Działy Zakupowe i to oni obracają budżetami, które zostały wcześniej zaakceptowane przez Zarząd. To ich rolą jest konsekwentne realizowanie strategii przy odpowiednim dzieleniu kosztów zakupowych, tak aby na każdym kroku kontrolować wydatki i być w pełni transparentnym w swoim działaniu.
Jak widać rola Dyrektora Administracji jest bardzo złożona i cały czas się zmienia i reaguje na bieżące potrzeby Zarządów Przedsiębiorstw, jak i zmieniające się warunki makro i mikro ekonomiczne.
Autor: Tomasz Zieliński - Dyrektor Administracji Holdingu Wirtualna Polska Media SA
